開発プロジェクトの進捗管理をExcelで行うには？管理ツールの導入方法も解説

Excelを使って開発プロジェクトの進捗管理をしたい方は、ぜひこの記事をご覧ください。

開発プロジェクトにおける進捗管理の重要性や、Excelを使ったやり方をお伝えします。また、Excelを使わなくても簡単に進捗管理できるツールもご紹介します。

最後まで読めば、開発プロジェクトの進捗管理に困らなくなること請け合いです。

開発プロジェクトにおける進捗管理とは

そもそも進捗管理とは、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを確認することです。もし計画通りに進んでいなければ、目標達成に向けて軌道修正を行います。

例えば、その時メンバーが抱えている作業を確認してタスクを再分配したり、クライアントと交渉しながらスケジュールを調整したりします。

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開発プロジェクトでの進捗管理が必要な理由

開発プロジェクトでの進捗管理が必要な理由は、以下の通りです。

1.プロジェクトの進捗を共有できる

進捗管理によってプロジェクトの進み具合が可視化され、チーム内で共有できます。進捗共有には多くのメリットがありますが、その一つがメンバーのモチベーション向上です。

プロジェクトの進捗状況を把握することで、メンバーは自身の努力が成果に反映されていることを実感し、貢献感を得られます。目標を再確認してさらなる意欲が湧く過程は、アドラー心理学では「勇気づけ」と呼ばれ、自己の有用性を感じることが目標達成への原動力になるとされています。

このように、心理学的観点からも、プロジェクトの進捗共有は重要です。

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2.タスクの抜け漏れを防ぐことができる

進捗管理を行うことでタスクの抜け漏れを防止できます。というのも、そもそも進捗管理をする前にすべてのタスクを洗い出す必要があるからです。場合によっては洗い出したタスクをWBS（プロジェクト全体を細かい作業に分解した構造図）にまとめることもあります。

どのような形であれ、しっかりタスクを洗い出した上で進捗管理を行えば、作業の漏れは防止できるはずです。

3.問題が起きたときにスムーズに対処できる

進捗管理をしていれば、プロジェクト内で問題が起きてもスムーズに対処できます。誰かのタスクが遅れている際にすぐ気づくことができるからです。

問題がある場合、タスクを割り当て直して人員を増やしたり、優先順位を変更したりする必要があります。対応に時間がかかることもあるので、トラブルは早めに気付かなければいけません。だからこそ日頃の進捗管理が重要といえます。

Excelを使って開発プロジェクトの進捗管理を始める方法

ここからは、開発プロジェクトにおいてExcelで進捗管理を行う手順を説明します。

進捗管理の事前準備

進捗管理を適切に行うため、プロジェクトが始まる前にやるべきことがあります。

具体的に何をするか見ていきましょう。

【準備その1】タスクを洗い出す

最初にやるべきタスクをすべて洗い出します。細かいものも含めて、抜け漏れなく洗い出すのが肝要です。

タスクの抜け漏れがあると、プロジェクト進行中に作業の手戻りが発生するおそれがあります。スムーズに進行するにはタスクをしっかり洗い出すことが必要不可欠です。

【準備その2】タスクの親子関係・依存関係を整理する

タスクを洗い出したら、タスク間の親子関係・依存関係を確認します。親子関係とは、大きなタスクを親、親を完了させるために取り組まなければならない小さなタスクを子とした関係のことです。そして依存関係とは、一つのタスクに着手するために先に終わらせるべきタスクがある場合に、その両者間の関係を指す呼び方です。

親子関係と依存関係を整理すると、タスクの優先順位がわかりやすくなるためスケジュールを楽に組めます。前述したWBSにまとめて視覚化するのもおすすめです。

【準備その3】各タスクの期限を設定

洗い出したタスクについて、それぞれ期限を決めることも必要です。プロジェクト完遂のために、それぞれのタスクをどれくらい早く終わらせるべきか考えつつ設定します。

期限が決まっていないと、担当者へのタスクの割り振りに時間がかかります。各作業に割り振るべき人数や、担当者に必要なスキルレベルがわからないからです。すべてのタスクの期限を決めてから次に進みましょう。

【準備その4】担当者へタスクを割り振る

事前準備の最終ステップが、誰が何のタスクを行うかの割り振りです。各メンバーのリソースやスキルセットをよく吟味し、特定の人に負担をかけないよう注意しましょう。

事前に割り振っていないとアドリブで担当を決めることになり、特定の人に作業が集中する可能性があります。作業が集中した人はモチベーションが下がってしまいがちです。メンバーのためにも事前にタスクを割り振っておきましょう。

進捗管理表を作成する

事前準備が終わったら進捗管理表を作成します。タスクの一覧と各タスクの期限・担当者が一目でわかる形にしましょう。

進捗管理表の形は人それぞれですが、以下で2つの例を紹介します。

例1.ガントチャート

縦軸にタスクの一覧、横軸に日付を並べ、タスクを行う日を塗りつぶして作成します。大規模なプロジェクトにおいてもタスクを見やすく整理できます。必要に応じて項目を追加したり、関数で自動入力できるようにしたりとカスタマイズ性が高いのも特徴です。

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例2.カレンダー

Excelでカレンダーを作り、日付欄に作業を書き込む形式です。ガントチャートより月の予定を直感的に把握できます。日付欄に記入できる量が限られるため、小規模なプロジェクトに適しています。

表を使って進捗管理を行う

後は完成した進捗管理表を使って、プロジェクト中の進捗管理を行いましょう。終わった作業は色を変えるなど、進み具合に応じて更新すると管理面で便利です。

開発プロジェクトの進捗管理をExcelで行うメリット

ここからはExcelを使うメリットについてお伝えします。

以前から社内で使っている場合はコストがかからない

社内でExcelを導入済であれば、時間的・金銭的なコストが気にならないのはメリットです。

新たに進捗管理用のツールを使う場合、社内承認の関係で時間がかかったり、出費も発生したりします。Excelを以前から使っていれば余計なコストはかかりません。

スキルアップにつながる

Excelを使った進捗管理はスキルアップにつながります。Excelで進捗管理表を作成すると操作方法などの理解を深められるからです。Excelは進捗管理以外にも様々な業務で利用するため、理解を深めることはスキルの向上になるといえます。

また、専門性の高いツールと比較して、メンバーもすぐ操作できる点はメリットです。新たにツールを導入するよりも、操作方法を教える手間が省けます。

進捗管理表のテンプレートを見つけやすい

進捗管理表を作成する際に、Google検索でテンプレートを探しやすいのもExcelのメリットです。Excelは多くの人が利用しているため、少し調べるだけでたくさんのテンプレートが見つかります。どのようなデザインが自分に合っているか比較検討しやすいです。

開発プロジェクトの進捗管理をExcelで行うデメリット

Excelでの進捗管理にはメリットだけでなく、デメリットも存在します。

進捗管理表を作成する手間がある

Excelを使う際は自分で進捗管理表を作成しなければなりません。

テンプレートがたくさんあるとはいえ、最適なものを探すには時間がかかり、場合によってはカスタマイズも必要です。結果、進捗管理表を用意する手間が発生します。

スマートフォン上では使いにくい

Excelはスマートフォンで少し操作しにくいのもデメリットといえます。

スマートフォンでもExcelの閲覧や編集は可能ですが、セルやボタンが小さいためタップしにくい側面があります。また、画面幅が限られているため大きな表が見づらいのも不便です。

複数人で更新するとトラブルになり得る

Excelで作成した進捗管理表を、各メンバーで更新してもらう体制にするとトラブルが起きやすいです。例えば、複数人で同時に更新しているとき、誰かの変更が別の人の変更で上書きされ先祖返りする可能性があります。また、メンバーが誤って表を崩してしまうおそれもあります。

本来は共有された進捗管理表を各々で更新できる体制が望ましいものの、Excelで行うと先祖返りやファイル破損のリスクが付きまとうのが懸念点です。

開発プロジェクトの進捗管理はExcelではなくプロジェクト管理ツールを使おう

Excelのデメリットはスムーズに進捗管理をする上で無視できません。Excelのデメリットを解消するためには、専用のプロジェクト管理ツールを導入するのがおすすめです。

専用ツールを導入すると1ユーザーごとに相場で月額1,000円のコストがかかり、メンバーが慣れるまで数日かかります。しかし、そのような工数を差し引いても、以下の理由からプロジェクト管理ツールは魅力的といえます。

開発プロジェクトの進捗管理をプロジェクト管理ツールで行うべき理由

開発プロジェクトの進捗管理にプロジェクト管理ツールを導入するべき理由は、プロジェクト管理ツールに以下のようなメリットがあるからです。

表を作成する手間がない

プロジェクト管理ツールにはデフォルトの進捗管理表が用意されているため、自分で作る必要はありません。Excelより事前準備で時間を節約できます。

スマートフォンで閲覧しやすい

プロジェクト管理ツールの多くは、パソコンのブラウザだけではなくスマートフォンでも閲覧しやすいようにレスポンシブ対応の画面設計を採用しています。また、アプリ版を利用できる場合があるのも利点です。

UIも操作性を重視して設計されており、Excelのようにセルやボタンが押しにくいといった問題の解決につながります。

複数人で扱いやすい

プロジェクト管理ツールは多くがクラウド型であり、複数人が同時にログインして編集できます。Excelは同時編集が難しいため、作業の効率性の面で優れているといえます。

複数人で進捗管理表を更新する場合でも、誤操作で表が崩れることはありません。また、多くのツールはリアルタイムで更新内容を把握できるため、先祖返りのリスクも抑えられます。

Excelに備わっていない機能が多数ある

ツールごとに独自の機能が備わっている点も見逃せません。例えば、タスクのガントチャートにコメントを残すことでコミュニケーションが取れたり、グラフを使って日々の作業進捗を分析したりなど、Excelでは実現できない管理手法を試すことができます。

おすすめのプロジェクト管理ツールはLychee Redmine

プロジェクト管理ツールを導入するメリットを確認したところで、筆者がおすすめするツールを紹介します。

筆者のおすすめはLychee Redmineです。Lychee Redmineは7,000社以上の導入実績があり、とても信頼性の高いプロジェクト管理ツールです。デフォルトで備わっているガントチャートは見やすいデザインで操作性も良く、大規模な開発プロジェクトに取り入れても快適な進捗管理ができます。

また、バックログ機能では期間を複数設定し、それぞれの期間内におけるタスク一覧を登録できます。複数の期間で製品を段階的にリリースする、アジャイル開発において便利な機能です。

Lychee Redmineには他にも多くの機能があり、非常に充実したサービスです。途中で使い方がわからなくなっても、無料のメールサポートで質問すればOKです。安心して長く使い続けられるプロジェクト管理ツールだといえます。

Lychee Redmineの使い方　シリーズ化　トラッカーって？チケットって？

開発プロジェクトで進捗管理をするならExcelよりLychee Redmine

開発プロジェクトにおけるExcelを用いた進捗管理のやり方と、おすすめのプロジェクト管理ツールなどについてご紹介しました。

Excelは簡単に導入できる反面、進捗管理の専門性に優れたツールではないため、複雑なカスタマイズには対応できない点もあります。一方で、プロジェクト管理ツールは進捗管理に優れた多くの機能を活用できる点が強みです。

プロジェクト管理ツールの導入を検討している方は、ぜひ便利な機能とサポート体制が充実しているLychee Redmineをご検討ください。