Excel（エクセル）で見やすい予算管理表を作る方法 | 簡単テンプレート紹介

プロジェクトにおいて予算管理は重要です。管理表は、視覚的にプロジェクト予算を管理する上で欠かせないものです。

本記事では、Excelを使った見やすい予算管理表の作り方をご紹介します。初心者向けのテンプレートや実用的な数式を用いた、効率的な予算管理の方法を理解できるはずです。

さらに、プロジェクト管理をより効率化したい方には、Excelに代わるツールとしてLychee Redmineをおすすめします。どのような違いがあるのかも、あわせて確認してみましょう。

Excel（エクセル）で予算管理を始めるための基礎知識

Excelは予算管理表として使用できるツールの一つです。Excelの魅力は、プロジェクトのニーズに合わせたカスタマイズが可能であり、ソフト自体も手頃な価格で利用できる点にあります。

さらに、Excelの様々な機能を駆使すれば予算を明確に把握し、収支を可視化できます。これらは、プロジェクト全体の進捗状況と健全な運営を維持する上で重要です。

プロジェクトの予算管理とは？メリットや進め方のポイントを解説

予算管理表の基本構成

プロジェクトで予算管理表を作成する際には、以下の基本項目が重要です。

• 収入
• 支出
• 利益
• コスト削減

これらの項目を明確に把握することで、予算状況を正確に管理でき、効果的な戦略の立案が可能です。例えば、収入項目は事業拡大に必要な資金の源となり、支出項目の分析によってコスト削減の機会を特定できます。

予算管理表に必要な項目1：収入項目

プロジェクトにおける主な収入項目は以下の通りです。

• 売上収益
• 投資収益
• 事業拡大による利益
• その他の副収入（ライセンス収入など）

予算管理表では、収入を定期的に更新し、予測収入を計算することでキャッシュフローの安定化を図ります。

例えば、売上収益を基に次月の予測収入を見積もることで、資金の効率的な使用が可能です。収入項目を体系的に把握することで、予算全体のより正確な見通しを立てられます。

予算管理表に必要な項目2：支出項目

プロジェクトの主な支出項目には、以下が含まれます。

• 人件費
• 設備費（機械やシステム導入費用など）
• マーケティング・広告費
• その他の経費（リース代やサブスクリプション費用など）

支出の適切な分類には、予算管理表の活用が重要です。例えば、Excelを使って固定費と変動費を視覚的に区分することで、削減可能な支出を特定できます。このような支出の可視化により、無駄な経費を削減し、より効率的なコスト管理を実現できます。

予算管理表に必要な項目3：貯蓄や投資項目

プロジェクトの資金運用において、貯蓄や投資は重要な役割を果たします。主な例として以下が挙げられます。

• 事業拡大のための内部留保
• 新技術や設備導入のための設備投資
• 財務強化を目的とした株式投資や不動産投資

予算管理表を作成する際には、貯蓄率や投資配分の計算が不可欠です。

例えば、売上の一定割合を貯蓄に充てることで、将来の事業拡大に備えられます。具体的な貯蓄目標や投資戦略を設定することで、プロジェクトの持続可能性を高めることができるのです。

予算管理表に必要な項目4：利益や差額計算項目

プロジェクトにおいては、収入から支出を差し引いた後の、利益や差額を正確に算出することが重要です。Excelの自動計算機能を活用すれば、迅速かつ正確に利益を算出できます。

例えば、「=SUM(A1)」で総売上を計算し、「=A11-B11」で収益からコストを引いた純利益を求められます。

このような数式を活用すれば、計算の手間を省き、財務状況を素早く把握できます。その結果、迅速な意思決定と効果的な改善が可能です。

Excelで見やすい予算管理表を作成する手順

Excelで見やすい予算管理表を作成する手順は、下記の通りです。

1. フォーマットの選定
2. わかりやすいレイアウトの設定
3. 自動計算を使った管理の効率化

以下では、見やすい表を作成するための主要なステップを順を追って解説します。

ステップ１: フォーマットの選定

予算管理表を作成する際、Excelで用意されているテンプレートを使用すると簡単です。Excelの新規作成メニューからファイナンスや予算といったテンプレートを選ぶことで、あらかじめ予算管理用のレイアウトが整った表を作成できます。

自分で表を作る場合は、適切なカテゴリーに分け、行や列に予算項目、計画予算などを入力して、明瞭な一覧表を作成しましょう。

ステップ２: わかりやすいレイアウトの設定

予算管理表の視認性を高めるには、列と行の幅を適切に調整し、表の内容が一目で理解できるようにしましょう。また、ヘッダーに見出し色を使うことで予算内容をわかりやすくできます。

例えば、収入と支出を別の色にしたり、重要なデータを大きなフォントにすると、目立たせることができます。文字フォントも、見やすい大きさや色を考えて選択しましょう。

ステップ３: 自動計算を使った管理の効率化

Excelの便利な関数を使うことで、予算管理を効率的に行えます。例えば、SUM関数で収支の合計を自動計算したり、VLOOKUP関数で別の表から必要なデータを収集したりできます。

例として、=SUM(B2:B10)のように数式を入力するだけで、簡単に合計を算出できます。関数を使うことで、手動で計算する手間を大幅に省けます。

見やすいExcel（エクセル）管理表を作るための無料テンプレート

Excelでの管理表作成に役立つ無料テンプレートをいくつかご紹介します。テンプレートは、プロジェクト管理や予算計算、スケジュール管理など、様々な用途に対応しており、すぐに利用できるのが利点です。

実際に使ってみながら、Excel管理の効率化を図ってみましょう。以下の記事で詳しく解説しています。

サッと作れる！ガントチャートのExcel（エクセル）テンプレート│おすすめのツールも紹介

Excel（エクセル）管理表をさらに使いやすくするコツ

Excelの管理表をより使いやすくするためには、フォントや色使い、行・列の調整、そしてグラフの活用などが重要です。

それぞれのポイントをリスト形式で紹介します。視覚的にわかりやすい管理表を作成し、効率的なデータ管理を目指しましょう。

ポイント1. フォントや色使いで強調する項目を分ける

重要な項目を強調するには、フォントサイズや色使いを工夫すると効果的です。例えば、重要な情報には太字を使い、背景色を付けると目立たせられます。

色使いにおいては、青や緑などの冷色系はデータの信頼性を強調し、赤は注意を喚起する場合に適しています。こうした色使いのルールを守ることで、見やすさと情報の伝わりやすさが向上します。

ポイント2. 行や列の幅を調整して見やすさを追求

行や列の幅調整も、管理表を見やすくするために重要です。例えば、数値を入力する列の幅は、数字が隠れないよう適度に広げましょう。タイトルや項目名の入る行は、高さを少し大きくすれば、視認性を高められます。

具体的には、列の幅を15〜20ピクセル程度に設定し、行の高さを25ピクセル程度にすると、全体のバランスを取りながら見やすさを向上できます。

ポイント3. グラフを適切に使用してデータを可視化

予算管理表においては、グラフを活用するとデータを視覚的に把握できます。

例えば、月ごとの支出を比較する際には棒グラフが適しており、全体の割合を示したい場合には円グラフが便利です。Excelには様々なグラフ作成機能が備わっており、必要に応じて適切なグラフを選ぶことで、データの理解が一層深まります。

見やすい予算管理表を作成できるLychee Redmine

Excelは汎用性が高く、多くの企業で利用されているため、馴染み深い方も多いツールです。しかし、プロジェクト管理ツールにはExcelにはない魅力が数多くあります。

プロジェクト管理ツールの一つ、Lychee Redmineは予算管理にも優れています。ガントチャートによる視覚化ができ、予算の進捗状況を時間軸で可視化し、残予算や遅延リスクを早期に発見できる点が強みです。また、リソース管理機能では人員や資材の割り当て状況を把握し、予算の効率的な運用をサポートします。

下記に、Excelとプロジェクト管理ツール（Lychee Redmine）の比較をまとめました。

特徴	Excel	Lychee Redmine
柔軟性	自由なレイアウトで作成可能	テンプレートや機能が豊富で、カスタマイズも可能
共有・連携	ファイル共有が必要	リアルタイムで共同編集、ワークフロー機能でスムーズな連携
機能	表計算機能が中心	タスク管理、ガントチャート、リソース管理など、プロジェクト管理に必要な機能が充実
可視化	グラフやピボットテーブルで可視化	ガントチャート、バーンダウンチャートなど、プロジェクトの進捗を視覚的に把握
専門性	汎用ツール	プロジェクト管理に特化

他にも、承認プロセスを自動化して予算執行の透明性を高めるワークフロー機能や、様々な角度から予算データを分析して意思決定に役立つ情報を提供するレポート機能など、予算管理に必要な機能が網羅されています。

Excel（エクセル）で見やすい予算管理を作ろう

見やすいExcel管理表を作成することで、予算管理の効率が大幅に向上します。本記事で紹介した無料テンプレートの活用や、フォント・色使いの工夫、グラフの効果的な利用により、初心者の方でも使いやすい管理表を簡単に作成できます。ぜひ実践してみて、日々の管理業務をよりスムーズに進めていきましょう。

Excelも便利なツールですが、本格的なプロジェクトの予算管理においては、Lychee Redmineのような専門ツールがおすすめです。小規模なプロジェクトであればExcelでも十分対応できる場合がありますが、遠隔地での作業が多い場合や、多くのメンバーが関わる場合は、共同編集機能が重要です。

導入を検討されている方は、無料トライアルなどを活用して、実際に使い心地を確かめてみることをおすすめします。30日間ですべての機能を使用できるので、ぜひお試しください。