プロジェクト管理手法

2022年08月18日

プロジェクト管理に有用なGoogleツールの概要や特徴を解説！

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プロジェクト管理は複雑化してきており、ツールを使ってより効率的に進めることが求められています。

しかし市場には数多くのツールが提供されており、有用なツールを見極めるのは至難の業です。

今回は、すでに多くの個人や企業に使用されているGoogleツールについて紹介します。

この記事を参考にし、ツールを活用したより精度の高いプロジェクト運用を目指しましょう。

プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理では、プロジェクトに関わるタスクや人員、工数を管理します。
管理することでプロジェクトが効率的に運用され、従業員の余裕や利益の増加がもたらされるからです。

プロジェクト管理がずさんな現場では、長時間労働やノルマ未達などの問題が発生しやすいでしょう。

プロジェクト成功の責務を負うPM（プロジェクトマネージャー）や取締役の方は、特にプロジェクト管理が重要な仕事になります。

プロジェクト管理に有用なGoogleのツール

Googleは、有用なツールを多数リリースしています。

その中でもプロジェクト管理に有用なツールを以下表にまとめました。

ツール名	料金	向いているプロジェクト形態	機能
Google スプレッドシート	無料	小規模	表計算
Google ドキュメント	無料	小規模	ドキュメントエディター
Google カレンダー	無料	小規模～大規模	スケジュール管理
Google Meet	無料	小規模～大規模	オンライン会議
Google Workplace	月額680円～	大規模	プロジェクト管理タスク管理グループウェア
Google Tables	無料 / 月額10$	大規模	プロジェクト管理タスク管理

スプレッドシート、ドキュメント、カレンダーは個人事業主など小規模で個人的なプロジェクト管理に向いています。

データはすべてクラウドなので大容量のPCを揃える必要もなく、共有も簡単にできます。

Google Meetは、個人でも組織でも使いやすいオンライン会議ツールです。

Google WorkspaceとGoogle Tablesは組織向けに展開しているサービスです。
提供しているGoogleのツールを連携させ、効率的なプロジェクト運営が可能になります。

例えばテレワーク中のオンラインミーティングでは、Google MeetとGoogle カレンダーを連携させて会議の実施から予定の把握までスマートに進められます。

Google スプレッドシート

引用：Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは、クラウドで使える表計算ソフトです。

表計算ソフトと言えば以前はMicrosoft Excelが主流でした。
しかし、今ではGoogle スプレッドシートも個人やベンチャー企業を中心に普及しています。

クラウドで使える手軽さや、Googleアカウントさえあれば無料で使えるハードルの低さが売りです。

表計算ソフトですが、プロジェクト管理に非常に有用です。

アドオンも充実しており、Projectsheet Planningを利用すれば簡単にガントチャートも作れます。

ToDoシートもあるので、タスク管理も可能です。

タスク・プロジェクト管理をシンプルにわかりやすくしたいなら、Google スプレッドシートを使いましょう。

Google ドキュメント

引用：Google ドキュメント

Google ドキュメントはオンラインのエディターで、ドキュメントの作成や編集ができます。

Microsoft Wordとよく似たソフトですが、クラウドにデータを自動保存してくれ、共有もURLを送るだけでできるのでより手軽になっています。

セキュリティ面にも優れており、アカウント単位で権限を割り振ることがでるので特定の人にだけ開けるように設定が可能です。

Google ドキュメントに実装されているプルダウンチップの機能は、プロジェクト管理に活用できます。

プルダウンの機能は2022年の5月に実装され、それまではチェックリストの機能しかありませんでした。

機能が追加されてからは、例えばタスクの項目にプルダウンを配置すればタスクのステータスが一目でわかります。

また、プルダウンはドキュメント内でコピペも可能なので、記載内容をコピーしたいときも簡単にできます。

Google カレンダー

引用：Googleカレンダー

Google カレンダーは、カレンダー形式のスケジュール管理ツールです。

Androidスマートフォンを購入したら最初から入っている場合が多く、そのまま使っている方も多いのではないでしょうか。

他のユーザーとスケジュールを共有できるので、同じチームメンバーとのスケジュール調整にも使えます。

シンプルなUIでスマートフォンからも見やすいので、移動中でも簡単にスケジュールが把握できます。

リマインド機能もあり、タスクや予定の抜け漏れも大幅に減ることでしょう。

Google Meet

引用：Google Meet

Google Meetを使えば、場所を問わずいつでもプロジェクトメンバーや顧客とリモート会議がおこなえます。

Google カレンダーと連携させ、プロジェクトメンバーの予定に会議の予定を組むこともできます。

必要な資料もカレンダーを使って前もって共有できるので、活用することで会議がより効率的に進むでしょう。

Google Workspaceの特徴

Google Workspaceは、生産性の向上が期待できるグループウェアツールです。
小企業から大企業まで、幅広い組織のプロジェクト管理に向いています。

ここでは、Google Workspaceの特徴を紹介します。

Googleのアプリと連携できる

Google MeetやGoogle カレンダーなど、主要なGoogleのアプリを連携させての使用が可能。

Googleツールは、連携させることでさらに有用になります。

事情に合わせて使用できるプランがある

Google Workspaceは、企業規模や使い方によって以下のプランが用意されています。

Business Starter
Business Standard
Business Plus
Enterprise

Business Starterは1番リーズナブルなプランで、ユーザーあたり月額680円で利用できます。

小規模な組織は、Business Starterでも問題なく使えるでしょう。

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
1アカウントあたりの月額料金	¥680	¥1,360	¥2,040	お問い合わせ
Google Workspace基本機能	○	○	○	○
Googleによるサポート	○	○	○	○
容量	30GB	2TB	5TB	必要に応じて拡張可能
Meet（ビデオ会議）参加人数	100人まで	150人まで	250人まで	250人まで
Vault （監査機能）	×	×	○	○
さらに強力なセキュリティと管理機能	×	×	×	○