「Googleのプロジェクト管理ツールってどうなんだろう?」
「無料で使えるプロジェクト管理ツールを活用したい」

プロジェクト管理は複雑化してきており、ツールを使ってより効率的に進めることが求められています。

しかし市場には数多くのツールが提供されており、有用なツールを見極めるのは至難の業です。

今回は、すでに多くの個人や企業に使用されているGoogleツールについて紹介します。

この記事を参考にし、ツールを活用したより精度の高いプロジェクト運用を目指しましょう。

プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理では、プロジェクトに関わるタスクや人員、工数を管理します。
管理することでプロジェクトが効率的に運用され、従業員の余裕や利益の増加がもたらされるからです。

プロジェクト管理がずさんな現場では、長時間労働やノルマ未達などの問題が発生しやすいでしょう。

プロジェクト成功の責務を負うPM(プロジェクトマネージャー)や取締役の方は、特にプロジェクト管理が重要な仕事になります。

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「プロジェクト管理といっても、具体的に何をするのかわからない」 「効率よくプロジェクトを管理できるツールを知りたい」 などの意見をもっている人も多いのではないで.....

プロジェクト管理に有用なGoogleのツール

Googleは、有用なツールを多数リリースしています。

その中でもプロジェクト管理に有用なツールを以下表にまとめました。

ツール名 料金 向いているプロジェクト形態 機能
Google スプレッドシート 無料 小規模 表計算
Google ドキュメント 無料 小規模 ドキュメント
エディター
Google カレンダー 無料 小規模~大規模 スケジュール管理
Google Meet 無料 小規模~大規模 オンライン会議
Google Workplace 月額680円~ 大規模 プロジェクト管理
タスク管理
グループウェア
Google Tables 無料 / 月額10$ 大規模 プロジェクト管理
タスク管理

スプレッドシート、ドキュメント、カレンダーは個人事業主など小規模で個人的なプロジェクト管理に向いています。

データはすべてクラウドなので大容量のPCを揃える必要もなく、共有も簡単にできます。

Google Meetは、個人でも組織でも使いやすいオンライン会議ツールです。

Google WorkspaceとGoogle Tablesは組織向けに展開しているサービスです。
提供しているGoogleのツールを連携させ、効率的なプロジェクト運営が可能になります。

例えばテレワーク中のオンラインミーティングでは、Google MeetとGoogle カレンダーを連携させて会議の実施から予定の把握までスマートに進められます。

Google スプレッドシート

引用:Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは、クラウドで使える表計算ソフトです。

表計算ソフトと言えば以前はMicrosoft Excelが主流でした。
しかし、今ではGoogle スプレッドシートも個人やベンチャー企業を中心に普及しています。

クラウドで使える手軽さや、Googleアカウントさえあれば無料で使えるハードルの低さが売りです。

表計算ソフトですが、プロジェクト管理に非常に有用です。

アドオンも充実しており、Projectsheet Planningを利用すれば簡単にガントチャートも作れます。

ToDoシートもあるので、タスク管理も可能です。

タスク・プロジェクト管理をシンプルにわかりやすくしたいなら、Google スプレッドシートを使いましょう。

Google ドキュメント

引用:Google ドキュメント

Google ドキュメントはオンラインのエディターで、ドキュメントの作成や編集ができます。

Microsoft Wordとよく似たソフトですが、クラウドにデータを自動保存してくれ、共有もURLを送るだけでできるのでより手軽になっています。

セキュリティ面にも優れており、アカウント単位で権限を割り振ることがでるので特定の人にだけ開けるように設定が可能です。

Google ドキュメントに実装されているプルダウンチップの機能は、プロジェクト管理に活用できます。

プルダウンの機能は2022年の5月に実装され、それまではチェックリストの機能しかありませんでした。

機能が追加されてからは、例えばタスクの項目にプルダウンを配置すればタスクのステータスが一目でわかります。

また、プルダウンはドキュメント内でコピペも可能なので、記載内容をコピーしたいときも簡単にできます。

Google カレンダー

引用:Googleカレンダー

Google カレンダーは、カレンダー形式のスケジュール管理ツールです。

Androidスマートフォンを購入したら最初から入っている場合が多く、そのまま使っている方も多いのではないでしょうか。

他のユーザーとスケジュールを共有できるので、同じチームメンバーとのスケジュール調整にも使えます。

シンプルなUIでスマートフォンからも見やすいので、移動中でも簡単にスケジュールが把握できます。

リマインド機能もあり、タスクや予定の抜け漏れも大幅に減ることでしょう。

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Google Meet

引用:Google Meet

Google Meetを使えば、場所を問わずいつでもプロジェクトメンバーや顧客とリモート会議がおこなえます。

Google カレンダーと連携させ、プロジェクトメンバーの予定に会議の予定を組むこともできます。

必要な資料もカレンダーを使って前もって共有できるので、活用することで会議がより効率的に進むでしょう。

Google Workspaceの特徴

Google Workspaceは、生産性の向上が期待できるグループウェアツールです。
小企業から大企業まで、幅広い組織のプロジェクト管理に向いています。

ここでは、Google Workspaceの特徴を紹介します。

Googleのアプリと連携できる

Google MeetやGoogle カレンダーなど、主要なGoogleのアプリを連携させての使用が可能。

Googleツールは、連携させることでさらに有用になります。

事情に合わせて使用できるプランがある

Google Workspaceは、企業規模や使い方によって以下のプランが用意されています。

  • Business Starter
  • Business Standard
  • Business Plus
  • Enterprise

Business Starterは1番リーズナブルなプランで、ユーザーあたり月額680円で利用できます。

小規模な組織は、Business Starterでも問題なく使えるでしょう。

  Business
Starter
Business
Standard
Business
Plus
Enterprise
1アカウントあたりの月額料金 ¥680 ¥1,360 ¥2,040 お問い合わせ
Google Workspace基本機能
Googleによるサポート
容量 30GB 2TB 5TB 必要に応じて拡張可能
Meet(ビデオ会議)参加人数 100人まで 150人まで 250人まで 250人まで
Vault
(監査機能)
× ×
さらに強力な
セキュリティと管理機能
× × ×

サポートが充実している

Google Workspaceは、導入サポートと運用サポートが無料で付いてきます。

また、何かあったときのためのお問い合せ窓口が用意されています。

第三者企業による導入サービスも充実しているので、知識がなくても安心して使えるでしょう。

セキュリティ性が向上する

クラウドにデータを置くことに、セキュリティ面から懸念を感じる組織も少なくありません。

Google Workspaceは、ISO/IEC 27001(情報セキュリティ管理)やISO/IEC 27017(クラウド セキュリティ)などの厳しいセキュリティ基準を満たしています。

対策があまりなされていないオンプレミス環境よりは断然セキュアな環境と言えるでしょう。

Google Tablesの特徴

Google Tablesは、米国内でベータテストが実施されているデータ管理ツールです。

プロジェクト管理ツールとしても活用できます。

ここでは、Google Tablesの特徴を2つ紹介します。

自動化ができる

Google Tablesにはボットが搭載されています。

ボットを活用すれば、作業の一部を自動化できます。

例えば、タスクの進捗状況を自動的にメールで通知してくれるようにも可能です。

カスタマイズ性に富む

ノーコードプラットフォームなので、自分好みにカスタマイズできます。

自社用に新しくツールを開発したい場合は、Google Tablesが向いています。

プロジェクト管理ツールのLychee Redmineの特徴

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プロジェクト管理ツールとして、Lychee Redmineもおすすめです。

ここでは、Lychee Redmineの特徴を紹介します。

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「どのタスクをいつまでに終えるべきなのか、わからなくなってしまう」 「進捗の遅れを放置してしまい、大きな問題になりがち」 こうした悩みをお持ちではないでしょうか.....

機能が充実している

Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバンなどのプロジェクト管理に必要な機能がすべて揃っています。

機能はプランによって変わります。

また、自社に合わせて必要な機能を開発して付け加えることも可能です。

直感的に使用できる

直感的に使用できるUIが用意されているので、初心者でも継続して利用できます。

どれだけ有用なツールでも、使いづらいと浸透しません。

スムーズな導入を目指したい担当者も、安心できます。

サポートが充実している

メールサポートや定着化支援などサポートが充実しています。

メールサポートは無料で、定着化支援は有償です。

複雑ではないトラブルには、公式サイトによくある質問がまとめられていてスムーズに解決できます。

また、購入から1年以内は不具合が起きても無償でバージョンアップが可能です。

導入してから1年後も不安な方のために1年後の保守サービスも用意されており、サポート体制は手厚いと言えるでしょう。

セキュアな体制

Lychee Redmineは定期的なウイルス検査を実施しています。

また24時間365日体制で監視されており、異常があれば管理者に通知されます。

情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)も取得しており、セキュリティ面において信頼性が高いと言えます。

プロジェクト管理ならLychee Redmineがおすすめ

今回の記事の内容を以下にまとめました。

  • Googleのツールはプロジェクト管理に有用
  • 無料でアカウントさえ作ればほとんどのGoogleツールは使える
  • Google スプレッドシートはアドオンを利用すれば簡単にガントチャートが作れる
  • 組織向けにGoogle Workspaceというグループウェアも用意されている
  • プロジェクト管理にはLychee Redmineも有用

市場には多くのツールが提供されていますが、その中でも特にGoogleのツールは無料で幅広い機能のツールが使えます。

Lychee Redmineは初心者にも使いやすく設計されており、サポートが充実しています。

30日間の無料トライアルを用意しているため、まずはお気軽に試してみてはいかがでしょうか。

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