「タスクの抜け漏れが多い」

「作業忘れで手戻りが多く発生している」

このような悩みを持つ現場は少なくありません。

次からは注意しようと思っていても、個人の注意力には限界があるためタスク漏れは仕組みで解決する必要があります。

今回は、数あるタスク管理方法の中でも広く使われているカンバン方式を紹介します。

タスク漏れが多いなと感じる会社員の方や、プロジェクトを管理する立場にある方はぜひ最後までご覧ください。

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カンバン方式は日本オリジナルの生産方式

ここでは、タスク管理に有用なカンバン方式について説明します。

カンバン方式の誕生

カンバン方式は、日本最大の自動車メーカーであるトヨタ自動車が発明した生産方式です。

当時アメリカの自動車産業ではMRPと呼ばれる生産方式が主流でしたが、
システムが高額かつ大規模でトヨタ自動車は取り入れられませんでした。

そこで編み出されたのがカンバン方式で、1963年にトヨタは全工場でカンバン方式を採用しました。

「必要なものを、必要なときに、必要なだけ作る」が目的のジャストインタイム方式の一種で、現在日本で広く活用されています。

参考:第4項 トヨタ生産方式の構築と展開

タスク管理におけるカンバン方式

タスク管理において、カンバン方式では進捗状況によってタスクを分類します。
その後、リストと呼ばれる縦の軸を用意してタスクを分類していくので、前もってタスクは洗い出しておきましょう。

例えばシステム開発であれば、以下のような分類が考えられます

  • 未着手
  • 設計中
  • To Do
  • 進捗中
  • レビュー/テスト
  • 完了

細かく分類しすぎても表が見にくくなるので、自社にとって見やすい分類方法は使いながら調整していきましょう。

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カンバン方式でタスクを管理する3つのメリット

カンバン方式でタスク管理するメリットを3つ紹介します。

メリット1:情報が一元化される

カンバン方式でタスクを整理すると、情報が一元化されタスクが可視化されます。

現状を表す情報のフォーマットが統一されており、タスクの担当者によって入力方法が変化しないので管理者の負担が大幅に減ります。

フォーマットがバラバラだと、管理者がタスクの担当者に状況を逐一確認するので手間が増えますよね。

カテゴリをきちんと作成しておけば、表示を見るだけでプロジェクトの進捗管理が可能になります。

メリット2:チームのコミュニケーションが取りやすくなる

カンバン方式で、チームのコミュニケーションが促進されます。

カンバン方式で作成した表は一目見れば他人のタスク進捗がわかるので、話すべき内容がわかり他のメンバーに話しかけやすくなるでしょう。

一度話せれば、他のメンバーがタスクに関して気になっていることを話す場が増えていきお互いの認識がずれにくくなります。

チームのコミュニケーションは、プロジェクトの成功に欠かせない要素です。

メリット3:適正な人事評価につながる

カンバン方式でタスクを管理し記録しておけば、人の頑張りや達成度が見えやすくなります。

事実に基づいた評価ができるようになるので、公平な人事評価につながります。

例えば、上司の恣意的な評価や印象で組織メンバーの評価を決めていませんか?

きちんと人を評価することは、メンバーのモチベーション向上にもつながるのでぜひ取り組みましょう。

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カンバン方式でタスクを管理する際のポイント5つ

ここでは、カンバン方式でタスクを管理する際のポイントを5つ紹介します。

①タスクは具体的かつ明確に作成する

タスクはなるべく細分化し、期限や優先順位を決めて明確に作成しましょう。

タスクの期限や内容が曖昧だと、結局メンバーがタスクに取り掛かる際に確認事項が多くなり効率が落ちます。

例えば、『A社と打ち合わせ用の資料を作成する』というタスクはより分かりやすく『[優先度:高]11月8日までにA社と打ち合わせ用の資料を作成する』というようにすると良いでしょう。

タスクを間違った進め方で処理されないためにも、タスクは具体的かつ明確にしておくべきです。

②タスクの粒度をそろえる

タスクごとに掛かる負荷をなるべくそろえましょう。

粒度があまりにも違うと、メンバーごとに抱えている負荷を把握するのが難しくなります。

例えば、1時間で終わるタスクを5個抱えているメンバーAと10時間掛かるタスクを1つ抱えているメンバーBがいるケースを考えてください。
カンバンにすると、一見メンバーAの方がタスクを抱えているように見えていまいさらにタスクをBに振り分けてしまいます。

タスクは細分化することで、タスクの粒度はそろえやすくなります。

③マルチタスクを避ける

マルチタスクは効率が落ちると一般的に言われていますが、カンバン方式の場合は特に避けましょう。

労力をかけてカンバン方式で整理したタスクが複雑になり、意味をなさなくなります。

また、他のメンバーがタスクを把握しにくくもなるため、どうしても必要な場合以外はシングルタスクを心がけましょう。

④自分以外のメンバーのタスク状況も見る

カンバン方式では、メンバーは自分以外のメンバーのタスク状況も確認するよう努めましょう。

可視的なカンバン方式で作成した表を、より活用できます。

また、他のメンバーに目線が向くことでチーム内の連携が良くなり自ずとお互いをサポートし合います。

したがってプロジェクト全体が効率的になっていくので、可能な限り他人のタスクにも目を配れるとよいでしょう。

⑤時間軸を持つタスク管理ツールと併用しよう

カンバン方式は優れたタスク管理方法ですが、時系列ごとのタスクは把握できません。

したがって前後にどのようなタスクがあるか把握するのが難しいため、スケジュール調整しにくいのが特徴です。

前後のタスクやタスクの所要時間がわかるガントチャートなど他のツールを利用すると、より正確なタスク管理ができます。

カンバン方式でタスクを管理できるおすすめのツール

カンバン方式のメリットを十分活かすためにも、カンバン機能のあるツールの活用は不可欠です。

ここでは、カンバン方式でタスク管理ができるおすすめのツールを5つ紹介します。

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Lychee Redmine(ライチレッドマイン)

Lychee Redmine(ライチレッドマイン)は、カンバン方式だけでなくガントチャートやタイムマネジメント、CCPMなどタスク管理に有用な機能がそろっています。

UIも非常に優れており、ドラッグ&ドロップで初心者でも簡単にカンバンやガントチャートが扱えます。

カンバン方式のみではどうしてもタスク管理の精度が欠けてしまう部分がありますが、他のツールと組み合わせることで解決できます。

例えば、ガントチャートと組み合わせればタスクの時系列も考慮したタスク管理が可能です。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

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プラン 月額料金 利用機能
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  2. カンバン
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  3. カンバン
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  3. カンバン
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  5. 工数リソース管理
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  7. コスト管理
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  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

Microsoft Excel(マイクロソフト・エクセル)

引用:Microsoft Excel

多くの方が使用したことのあるMicrosoft Excel(マイクロソフト・エクセル)でも、カンバン方式のタスク管理が可能です。

Microsoft Excelの良さは、多くの人が普段から使い慣れていることと、すでに導入されているケースが多いことです。

しかし都度フォーマットの変更が必要になったり、簡単にタスクを別の進捗状況に移動させたりするのが難しいので、あまり効率的ではありません。

可能であれば、別のツールを使用すべきです。

Jooto(ジョートー)

引用:Jooto

Jooto(ジョートー)は、タスクやプロジェクト管理ができるシンプルなツールです。

カンバン方式の機能もあり、UIも比較的使いやすく整備されています。

1,800社以上の企業で有料プランの導入が進んでおり、多くの企業に選ばれているツールと言えるでしょう。

規模が大きくなりメンバーの業務が見えなくなってきたというようなお悩みをお持ちの方は、Jootoを用いた業務の可視化を試してみましょう。

Wrike(ライク)

引用元:Wrike

Wrike(ライク)は、世界中で 2 万社、国内でも 1200 社以上の企業が導入しているプロジェクト管理ツールです。

カンバンの機能もあり、幅広い業種から規模の組織に活用できます。

無料のプランや無料トライアルが用意されているので、気軽な気分でお試しできます。

組織のプロジェクト管理になら、まずはBusinessプランの無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。

Taskworld(タスクワールド)

引用:Taskworld

Taskworld(タスクワールド)は、プロジェクトマネジメントを加速させるツールです。

Trelloに似たプラットフォームで、よく比較されています。

カンバンの機能も備わっており、タスク管理ツールとして十分有用です。

カンバン方式のタスク管理ならLychee Redmineがおすすめ

今回の記事の内容を以下にまとめました。

  • カンバン方式は日本オリジナルの生産方式
  • カンバン方式によるタスクの管理でプロジェクトが効率的に進む
  • カンバン方式でタスクを管理するにはツールを活用すべし
  • 時間軸を持つタスク管理ツールとの併用でより効率的なタスク管理ができる

Lychee Redmineはサポート体制が充実しており非常に使いやすいため、初心者の方が多い現場にも導入がスムーズに進みます。

プラグインの追加やカスタマイズ機能の追加が可能なので、企業の成長にも対応できます。

まずは気軽にLychee Redmineを利用してみてはいかがでしょうか。

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