プロジェクト管理手法 
「プロジェクトで使う工程表の書き方がわからない」
「しっかりした工程表の書き方を知ってプロジェクト管理に生かしたい」
工程表は、プロジェクトにおける作業内容やスケジュールを把握・管理する上で必要不可欠です。
しかし、「しっかりした工程表を作成できている」と自信を持って答えられる方は決して多くありません。
本記事では、工程表の書き方を4つの手順に沿って解説します。作成のコツ・おすすめのツールも紹介していますので、スムーズなプロジェクト進行にお役立てください。
工程表とは
工程表とは、プロジェクトの各作業の日数やスケジュール、進捗状況などを記した計画表のことです。具体的には以下のような種類があります。
- プロジェクト全体を俯瞰できる総合的な工程表
- 細かい作業ごとに分けた細部工程表
- 時間軸を月や週に分けた月間工程表、週間工程表
工程表を用いると、プロジェクトで行う予定の具体的な作業内容、それに必要な日数、目標の完了日、そして現在の進行状況などを把握できます。プロジェクト実施にあたって作成義務はないものの、作業スケジュールを把握・管理するためにも作成をおすすめします。
なお、工程表と似た言葉に、行程表があります。行程表は、工程表ほど具体的ではなく、漠然とした流れ、旅行などの日程・スケジュールなどを指します。
一般的には、旅行の日程や予定、比較的長期のプロジェクトなどで使用されます。
工程表の目的
工程表の目的は、作業内容や工数、進行スケジュールを可視化することです。精度の高い工程表を作成すれば、プロジェクトの進捗状況を的確に把握するのに役立ちます。
また、工程表があれば人員の配置・管理を適切に行えるようになり、作業効率の向上にも寄与します。トラブル・遅れが生じた際もすぐに把握・対応でき、計画通りの納品を実現する上で重要です。
工程表の種類
下表に、工程表の代表的な種類とそれぞれの特徴をまとめました。
| 名称 | 特徴 |
| ガントチャート工程表 | ・作業内容を縦軸に、達成率を横軸に記載する ・同時に進行する複数の作業の進捗を一目でわかりやすく把握できる ・各作業の開始日や終了日を確認できないのが難点 |
| バーチャート工程表 | ・作業内容を縦軸に、工期を横軸に記載する ・複数の作業とその期間を視覚的に確認できる反面、作業間の関係性は把握しにくい |
| グラフ式工程表 | ・進捗率を縦軸に、日程を横軸に記載する ・各作業の進行状況を直感的に捉えられる反面、作業間の相互関係や全体への影響はわかりにくい |
| 工程管理曲線 | ・進捗率を縦軸に、日数を横軸に記載する ・プロジェクト全体の進行状況は把握しやすい反面、個々の作業の詳細な進捗は把握しにくい |
| ネットワーク工程表 | ・作業内容や順序を番号や矢印で表す ・作業の関係性や順序を明確にできる反面、作成や管理には専門知識が求められる |
このように、各工程表には異なる特徴があるので、プロジェクトの目的や管理のニーズに応じて適切なものを選びましょう。
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工程表の書き方・手順
本章では、工程表の書き方を以下4つの手順に沿って紹介します。
- 作業手順の決定
- 作業期間の設定
- 作業単位での配分・調整
- 作成する工程表の決定
それぞれのステップで行うべき内容を順番に解説しますので、工程表の作成前に確認しておきましょう。
1. 作業手順の決定
まず、作業手順を決定します。工程表には作業内容を明確に組み込む必要があるので、必ず最初に行いましょう。
重要なのは、作業を細かく分けてリストアップすることです。これを怠ると、「予想以上に作業量が多く、期限内に完了できない」という状況に陥る恐れがあります。
わかりやすく説明するために、「写真撮影」を例に挙げます。この場合の作業は、次のように細分化することが可能です。
- 被写体の選定
- 撮影場所の選択
- 撮影内容の決定
- 撮影の交渉
- 日時と場所の設定
- カメラの準備
- 実際の撮影
このようにタスクを細かく分け、適切な順序で整理することは、スケジュール管理において有用です。予期せぬ問題が発生しても柔軟な対応が叶います。
2. 作業期間の設定
作業の内容・手順を決めた後は、各作業にかかる期間を設定します。
クライアントの希望納期だけで期間を設定すると、トラブルやミスの原因となるので注意が必要です。作業内容や範囲、人員数などを踏まえて、適切な期間を設定しましょう。
具体的には、以下の手順で期間を設定すると良いです。
- 各作業の所要日数を設定する
- 上記を踏まえて、全体の納期を割り出す
- 必要に応じて納期を調整する
とはいえ、管理者一人で考えていても、作業期間の設定がスムーズに進まない場合もあります。不明点はプロジェクト関係者にヒアリングしたり、管理経験の多い人にアドバイスをもらったり、適宜コミュニケーションを取りながら進めるとスムーズです。
3. 作業単位での配分・調整
全体の納期を設定したら、作業ごとに配分・調整を行います。
複数の作業を同時進行する場合、各作業の配分・調整を行っておくと、機器・設備の重複使用を避けられてプロジェクトの進行が効率化します。使用タイミングが重なることが想定される場合は、事前に作業に取り組む日程をずらしておきましょう。
配分調整のカギは、予期せぬトラブルが起きても納期を守れるように、余裕を持った計画を立てることです。無理なスケジュールは納期遅延の原因になり得るので、各作業をしっかり理解し、現実的な計画調整を心がけましょう。
4. 作成する工程表の決定
先に説明した各種工程表の特徴を参考にして、プロジェクトやタスクの性質に合ったものを選びましょう。
例えば、プロジェクト全体の流れを一覧で管理したい場合はガントチャートが適しています。一方で、個々の作業のスケジュール管理を重視するなら、バーチャートがおすすめです。
工程表の種類を決めた後は、具体的な作成方法を決めます。工程表は、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシート、もしくは専用のツールを用いて作成するのが一般的です。
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プロジェクトで使う工程表の書き方のコツ
本章では、工程表の書き方のコツとして、以下の3つを紹介します。
- 担当者の割り振りを明確化する
- 管理・共有方法の決まりを設ける
- ツールを使ってわかりやすい工程表を作成する
それぞれの書き方のコツを実践し、自社のプロジェクトに役立つ工程表を作成しましょう。
担当者の割り振りを明確化する
工程表を作成する際は、各作業を行う担当者を決め、明確に割り振ることが大切です。
作業の担当者を明らかにすると、現場内での情報共有がスムーズです。また、担当者を決めておけば、各人員が受け持つ作業を明確化できます。
そして、担当者が自分のタスクを理解して、スムーズに着手してもらうには、誰でも簡単に理解できる工程表を書きましょう。
視認性を高めるために、一般的な用語の使用や、表やグラフを色分けするなどの工夫が大切です。ひと目で必要な情報を捉えられるようになり、ミスの防止にもつながります。
管理・共有方法の決まりを設ける
工程表の管理と共有方法には、明確なルールを設けることが重要です。例えば、情報の誤消去や誤記入を防ぐ目的で、工程表の修正手順や編集権限に関する社内ルールを設定しておきましょう。
また、紙や掲示板での共有は情報の見落としや紛失のリスクがあり、迅速な情報確認が難しい場合もあります。工程表をデジタルデータとして共有し、いつでもどこでもアクセスできる状態にしておくのが理想的です。
ツールを使ってわかりやすい工程表を作成する
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートでも工程表を作成できますが、直感的に誰でも簡単に作れるわけではありません。誰が見ても理解できるような工程表を作成するためにも、専用ツールの使用をおすすめします。
専用ツールの使用は、顧客・案件・見積もりなど、プロジェクトに関する様々な情報を一元管理できる点も魅力です。
その他、クラウドベースのツールやアプリを使用すると、スマートフォンやタブレットを通じて工程表の進捗状況や修正事項をリアルタイムでチェックできます。
情報の見落としを防げる上に、各担当者や現場への連絡調整の負担を大幅に減らせます。
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工程表作成に役立つおすすめツール4選
ここからは、工程表作成に役立つツールを4つ厳選してご紹介します。
- Lychee Redmine
- Jooto
- Backlog
- BeingManagement3
各ツールの機能や特徴を中心に紹介しますので、それぞれ把握してご自身・自社のプロジェクトに適したツール選びにお役立てください。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは7,000を突破しているプロジェクト管理ツールです。
作業工程を管理する機能「ガントチャート」やタスク管理機能「カンバン」など、プロジェクト管理に役立つ機能が豊富に搭載されています。特にガントチャート機能は充実しており、プロジェクト全体の進捗はもちろん、タスクの進捗状況や依存関係も容易に把握できます。
また、多機能でありながら直感的な操作が可能なので、ツール操作に不安のある方でも問題なく利用できます。
Lychee Redmineには無料プランと有料プランが用意されています。無料プランは、期間の制限なく無料で利用できますが、主に使える管理機能はカンバンだけとなっているのでご注意ください。有料プランからは、ガントチャートをはじめプロジェクトを管理する様々な機能が利用できます。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
すべての有料プランが30日間無料で使える無料トライアルが実施されていますので、高機能なガントチャートを試したい方は、ぜひ利用してみてください。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するプロジェクト管理ツールです。シンプルで使いやすい点が特徴のツールで、様々な機能を直感的に活用できます。
ガントチャートやタスク管理など基本的な機能の他、連携機能も搭載されています。GoogleカレンダーやSlack、chatworkとスムーズな連携が可能です。
Jootoには、4名かつ100MBまでであればすべての機能を利用できる無料プランが用意されています。少人数での利用を考えている方は、一度試してみてはいかがでしょうか。
Backlog
引用：Backlog
Backlogは、プロジェクトの工程表を作成するための基本機能の他、課題を事前にカテゴリー別に分類して管理できる機能も提供しています。タスク担当者や期限を明確に視覚化し、プロジェクト達成率の見える化を実現してくれるツールです。
シンプルで見やすいガントチャートは、作業内容と期間がひと目見てわかりやすく、色分けして時系列に整理されたプロジェクトの全体像が直感的に把握できます。
タスクの追加や修正は、カードに入力しドラッグ＆ドロップするだけで操作も簡単です。Backlogには無料のプランがありませんが、無料で30日間お試しが可能なので、自社に合っているか検証できます。
BeingManagement3
BeingManagement3は、株式会社ビーイングコンサルティングが提供するプロジェクト管理ツールです。進行中のプロジェクトの開始日、納期、リソースの状態などをひと目で理解できる点に魅力があります。
さらに、プロジェクトのリスクや作業の優先順位を赤・黄・緑の色分けで表示してくれます。これにより、どのプロジェクトに注意が必要か、どこにリソースを割り当てるべきかの判断が容易です。
工程表作成からプロジェクト管理まで効率化したいならLychee Redmine
工程表の書き方・手順や作成のコツ、おすすめのツールを紹介しました。工程表は、プロジェクトにおける作業内容やスケジュールを把握・管理する上で欠かせないものです。
工程表には、様々な書き方があります。活用方法を踏まえて自社に合った工程表を作り、プロジェクトの効率化を図りましょう。
なお、工程表作成からプロジェクト管理までをまとめて効率化したい場合には、プロジェクト管理ツールの導入が効果的です。数あるプロジェクト管理ツールの中でも、Lychee Redmineの導入をおすすめします。
Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバンなど工程表作成やプロジェクト管理に役立つ機能を豊富に備えています。プロジェクト規模や人を選ばずに使えるので、非常に使い勝手が良いです。
有料プランも30日間は無料でお試しできますので、申し込みを検討してみてはいかがでしょうか。
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