プロジェクト管理手法 
プロジェクトにおける予実管理は、安定した収益を確保するために欠かせない作業です。予実管理をスムーズに進めるには、予算の目標設定を適切に行い、プロジェクトの原価や工数を正確に把握する必要がありますが、決して容易ではありません。
こうした課題により、予実管理を導入していても「効果を感じられない」「分析にまで手が回らない」といった問題を抱えている企業も少なくありません。
本記事では、プロジェクトの予実管理の定義や重要性、方法についてわかりやすく解説します。予実管理の効率化に役立つツールも3つ厳選して紹介しているので、今後のプロジェクト運営にぜひ活用してください。
プロジェクトの予実管理とは
プロジェクトの予実管理とは、プロジェクトの予算と実績を定期的に比較・確認し、差異を把握・管理するプロセスを指します。
具体例として、時間単価3,000円のメンバーが5人日で完了するプロジェクトを予実管理する場合の手順を見てみましょう。
まず、原価は3,000円×5日で15,000円と予測されます。予測を基に、確保したい利益を加算し、売上目標を設定します。
次に、プロジェクト進行中に実績を追跡して、現時点でタスクにかけた時間（実際に発生している原価）を把握します。プロジェクトの現段階での原価を把握できれば、目標とする粗利益を達成できるかどうかを分析可能です。
例えば、5日間で終わるはずのタスクが3日経過時点で進捗率が30％だった場合には、引き続き進めると原価が予定を大幅に超えるおそれがあります。以上のように、予算と実績を比較して管理する点を取って、予実管理は予算実績管理とも呼ばれています。
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プロジェクトにおける予実管理の重要性
本章では、予実管理を行う重要性を2つの観点から解説します。
予算と実績のギャップを修正して赤字を防げる
プロジェクトにおける収入には、売上が入ります。一方、支出には経費、外注費、仕入れ費、労務費、販売管理費などの項目が含まれます。
たとえ大口の受注が決まったとしても、支出をしっかり管理せずに曖昧に処理するのは避けるべきです。プロジェクト終了後に赤字に気づくおそれがあります。
プロジェクトの利益を確保するには、収入と支出の両面でしっかりと予算を設定し、定期的に実績と照らし合わせた管理が重要です。結果として、プロジェクトが利益を生むものとなるよう、適切な収支管理が行えます。
リソース状況把握と最適な配分により作業進行を円滑化できる
プロジェクトでは、予期せぬトラブルや顧客からの急な追加要望などで、計画通りに進まなくなるケースがよくあります。こうした状況で、影響を最小限に抑え、円滑に開発を進めるには、開発進捗における予実管理が欠かせません。
予実管理は、計画と実績を比較し、発生した問題がプロジェクトにいかなる影響を与えるかを迅速に評価する枠組みを提供します。結果として、リソースの再配分など必要な対策を講じられるようになり、影響を最小限に抑えつつプロジェクトをスムーズに進められます。
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プロジェクトの予実管理の方法・手順
本章では、プロジェクトの予実管理の方法・手順を4つのステップに分けて取り上げます。各ステップですべきことを順番に解説するので、予実管理を行う際の参考にしてください。
1.プロジェクトの目標に沿って予算計画を策定する
予算計画を立てる前に、まずプロジェクトの目標を明確にしましょう。目標が明確であれば、かかるコストを具体的に予測しやすいです。
例えば、新製品の開発プロジェクトでは、主に以下の内容を整理すれば、必要なコストの全体像を把握できます。
- 開発完了までに必要なリソース
- 納期までに達成すべきマイルストーン
次に、プロジェクトの目標に基づいて予算計画を立てます。予算を設定する際は、過去の実績を確認し、以前、どういった目標を設定していたかを調査し、参考にすると良いです。
予算計画を作成する際の重要なポイントを以下にまとめました。
- プロジェクトを細かいタスクに分け、タスクごとに工数を見積もる
- 各メンバーの時間単価やリソースの状況を考慮して、予算を調整する
- クライアントと密に要件をすり合わせ、予算に反映させる
- 売上ではなく、営業利益を基準にして予算を考える
以上のポイントを押さえると、現実的かつ効果的な予算計画が作成できます。
予算目標は、現実的で達成可能なものでなければなりません。努力すれば到達できる目標を設定すれば、従業員のモチベーションの維持・向上につながります。
例えば、業績が好調な企業で「前年度の売上を維持する」といった目標では、簡単に達成できてしまう可能性があります。なので、努力次第で達成可能な目標として「前年度より売上を数％伸ばす」といった内容を設定すると良いでしょう。
2.プロジェクトを進めつつ実績のモニタリングを行う
プロジェクト進行中には、予算と実績の差を定期的にモニタリングしましょう。
実績データをこまめに集計し、週次や月次など設定したスケジュールに応じて予算と比較を行います。問題点を早期に発見できれば、プロジェクトに大きな影響が出る前に、適切な改善策を講じられます。
3.予算計画と実績を比較分析する
予算と実績の比較で差異が生じ、問題が発覚した場合は、原因を分析して特定しましょう。
支出が予想以上に増加している場合は、項目ごとに詳細な分析を行い、問題がある部分を精査します。即座に対応が可能な問題なのか、長期的な解決が必要な課題なのかを判断し、適切な対策を検討します。
4.予算計画と実績のズレを修正する
客観的な分析から抽出された課題を基に、予算内で計画を収めるための修正案を作成・実行します。
例えば、総利益が目標に達していない場合、高額な仕入れコストや販売価格の下落といった複数の要因を分析し、仮説を立てます。また、予算に余裕がある場合には、新しいサービスを展開するなど、企業の利益を向上させる施策の実行も有効です。
以上、4つのプロセスをPDCAサイクルに組み込み、予実管理の精度を向上させましょう。PDCAを繰り返すと、より正確な予実管理が可能になり、継続的な改善が期待できます。
計画を実行し、結果を評価するサイクルを回せば、より精度の高い分析ができます。結果として、課題に対して最適な解決策を導き出せます。
プロジェクトの予実管理を効果的に行うポイント
本章では、プロジェクトの予実管理を効果的に実施する上で把握しておきたいポイントを3つピックアップし、順番に解説します。
根拠ある数値を用いてプロジェクトの目標や予算計画を立てる
プロジェクトのスコープや期間、予算は、初期段階の見積もりに大きく依存します。見積もりの精度が低いと、予期しない事態が発生した際に、予算オーバーやスケジュールの遅延、品質の低下など様々な問題を引き起こす可能性があります。
こうした問題はチームのモチベーションにも悪影響を及ぼします。なので、根拠のあるデータを使い、現実的かつ実行可能な予算の設定が非常に重要です。
予算を見積もる際は、外注費や経費などを漏れなく計上しましょう。また、予期せぬリスクにも対応できるよう、ある程度の余裕を持たせた予算設定の心がけも大切です。
各メンバーに予実の情報を共有しモチベーションの向上を図る
予実管理の予定・実績は、プロジェクトメンバーや所属上長だけでなく、チームの各メンバーにも情報共有しましょう。プロジェクトに関わる全員がコスト意識を持てば、各自が効率的な活動を意識して行動できます。
超過が起きそうな場合にも、メンバー間や関係者で協力し、影響が大きくならないように軌道修正を行えます。
プロジェクトを成功させるには、チーム全員が同じ認識を持ち、協力して取り組むことが不可欠です。計画の透明性を確保する意味合いでも、プロジェクト開始時に目標やスケジュール、予算などを詳細に説明し、全員が納得できる状態にしておきましょう。
プロジェクトの予実管理に役立つ無料ツールおすすめ3選
予実管理は、できるだけ高い頻度での実施が好ましいです。実績の把握に必要なデータの集計や管理などを簡単に行えれば、作業の負荷を軽減できます。
工数がかからず、直感的に利用できるツールの活用がおすすめです。予算と実績の定期的な確認・修正をスムーズに行えます。
本章では、プロジェクトの予実管理に役立つ無料ツールを3つピックアップし、機能や特徴を中心に紹介します。自社の環境・プロジェクトに適したツール選びにお役立てください。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、導入社数7,000社を突破しているプロジェクト・タスク管理ツールです。操作性に優れ、ツール操作に不安のある方でも安心して利用できます。
ガントチャートやカンバン、リソースマネジメント、タイムマネジメント、EVM、CCPMなどの豊富な機能で、プロジェクトを成功に導きます。現場の要望に応じて必要な機能を追加開発できる点も強みです。
プロジェクトの予実管理には、Lychee Redmineのコストマネジメント機能が役立ちます。
日々蓄積されている工数に基づいて費用を算出でき、収支が可視化されます。収支予測などのコスト分析がリアルタイムで簡単に行えるのが魅力です。
他の機能との連携でさらに便利に活用できます。例えば、プロジェクトレポートと連携すると、プロジェクトの予算とコスト予想が一覧で確認可能です。
Lychee Redmineには、無料プランと有料プランが用意されています。無料プランは期間の制限なく無料で利用できますが、主に使える管理機能はカンバンのみとなっているのでご注意ください。
有料プランからは、ガントチャートをはじめプロジェクトを管理する様々な機能が利用できます。有料プランも30日間は無料でお試しが可能です。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
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| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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プロジェクトの予実管理に役立つツールの活用を考えている場合には、ぜひLychee Redmineの導入をご検討ください。
Stock
引用：Stock
ITに不慣れな社員が多い職場では、誰でも簡単に使えるツールであるStockの利用が最適です。ITに不慣れな社員でも直感的に操作できるほどシンプルな設計となっており、社内の情報管理を手軽に行えます。
Stockでは、ノート機能を使って、テキストや画像、ファイルなどの情報を簡単に保存可能です。さらに、タスクやメッセージ機能を活用すれば、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取れます。
結果として、情報が分散せず、一元管理された状態で効率的に業務を進められます。
Microsoft Excel
Microsoft Excelは、予実管理にも活用できる代表的な表計算ソフトです。Web上で提供されているテンプレートを使えば、簡単に予実管理を始められます。
専用ツールを導入するとコストがかかりますが、Microsoft Excelなら初期費用を大幅に抑えられます。ほとんどの企業のPCには、すでにMicrosoft Excelがインストールされており、新たにライセンスやソフトウェアを購入する必要がない場合も多いです。
仮にMicrosoft Excelを新規に購入する場合でも、専用ツールに比べると費用は安く、導入コストの負担が少なくて済みます。
ただし、Microsoft Excelによる予実管理は属人化しやすい課題があります。担当者が変わるとミスが発生したり、管理がうまく機能しなくなるリスクがあるので、この点には注意が必要です。
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プロジェクト管理ツールを活用して予実管理を効率化しよう
本記事では、プロジェクトの予実管理の定義や重要性、方法、おすすめのツールを紹介しました。現実的な予算を設定し、実績と定期的に比較して問題を早期に発見・対応すれば、プロジェクトの円滑な進行に直結します。
予実管理を適切に行うことは、プロジェクト成功に欠かせない要素です。本記事を参考にしながら、より精度の高い予実管理を実践し、プロジェクトを成功に導きましょう。
予実管理をはじめプロジェクトの複合的な管理を効率化するなら、プロジェクト管理ツールの導入が効果的です。数あるプロジェクト管理ツールの中でも、Lychee Redmineの導入をおすすめします。
Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバンなどプロジェクト管理に役立つ機能を豊富に備えています。操作性や導入のしやすさに優れており、プロジェクトの規模や人を選ばずに使えるので、非常に使い勝手が良いです。
有料プランも30日間は無料でお試しできるので、ぜひ申し込みをご検討ください。
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