プロジェクトを計画的に進めるためには全体管理が必要です。

管理体制が整っていなければ、プロジェクトを納期までに終わらせることはできないので、クライアントにも迷惑がかかる恐れがあります。

しかし初めてプロジェクト管理する方は「どのような目的があって管理していくのかわからない」という悩みもあるのではないでしょうか。

そこで今回は、プロジェクト管理の詳細から必要性、目的、管理手法、成功させるポイントまで詳しく解説します。

プロジェクト管理のノウハウをまとめて理解できるので、ぜひ参考にご覧ください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とはプロジェクト管理とは、プロジェクトに関わるタスクや作業メンバー、スケジュールなどを管理することです。

プロジェクト管理する人のことを「プロジェクトマネージャー」と呼びます。

プロジェクトマネージャーは、ヒト・モノ・カネ・情報・時間のリソースを考えて適切な管理しなければいけません。

また高い品質を維持するためにはどうすればいいのかを考え、クライアントからの信用を得ることも大切です。

作業効率や品質を向上させるためにも、プロジェクト管理は必要不可欠な手法となっています。

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プロジェクトを成功させる手助けをする

プロジェクト管理する目的は、計画通り成功に導くことです。

プロジェクト管理しなければ全体の方向性を見失ってしまうため、計画通りに成果を上げることが難しくなります。

プロジェクトに関わる人員やスケジュールが適切なのかを判断し、成功させるためには何をしなければいけないのかを細分化していきます。

プロジェクトの各工程において、最適な指示を出すこともプロジェクトマネージャーには必要な仕事です。

PMBOKを管理する

近年では米国の非営利団体PMIが策定した「PMBOK(Project Management Body of Knowledge)」という管理手法を確立し、プロジェクト管理のしやすさが向上しています。

PMBOKは、プロジェクト管理に関するノウハウを体系的にまとめたものです。

従来では、エクセルや紙媒体を使ったアナログな方法で管理していました。

しかし経験や知識がなければ管理することは難しかったため、従来の手法では対応の難しさに問題がありました。

PMBOKなら、プロジェクト管理に必要な品質・コスト・納期を効率よく管理できるようになります。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的プロジェクト管理の目的は、クライアントから定められた納期と予算でプロジェクトの達成に必要な管理をおこなうことです。

一般的には「Quality(品質・仕様)」、「Cost(コスト・予算)」、「Delivery(納期)」を守ることが必要といわれています。

こちらは3つの頭文字を取って「QCD」と呼ばれることが多く、プロジェクト管理をおこなう業界で使われています。

何のためにプロジェクト管理しなければいけないのかわからないときは、QCDの必要性を理解するようにしましょう。

プロジェクト管理しないと発生する問題

プロジェクト管理をしないと発生する問題プロジェクト管理しなければ、以下のような問題が発生する恐れがあります。

  • 納期に間に合わない
  • 求められた品質に近づけられない
  • タスク漏れが発生する

それでは、解説します。

納期に間に合わない

プロジェクト管理しなければ各作業がどれくらい進んでいるのかわからなくなることもあります。
納期に間に合わなくなる恐れがあるので、注意が必要です。

クライアントから決められた納期を守らなければ自社の信用を失ってしまうため、継続的な取引を継続することも難しくなります。

プロジェクト管理をおこなえば各作業の進捗状況を可視化でき、何が問題になっているのかを迅速にチェック可能です。

納期を厳守してクライアントとの信用を得るためにも、プロジェクト管理は必要となっています。

求められた品質に近づけられない

クライアントからは、納期だけでなく品質の高さも求められるポイントです。

各作業に最適な人員を配置できないため、クライアントが求める品質に近づけることが難しくなります。

プロジェクト管理すれば各作業と作業メンバーを整理できるので、それぞれのスキルに応じて最適な作業を任せられます。

品質の高いものを納品できればクライアントからの満足度も高まるため、お互いが納得のいく取引となるでしょう。

タスク漏れが発生する

プロジェクト管理しなければ、進行途中にタスク漏れが発生する恐れがあります。

プロジェクトによっては各タスクが細分化されることもあるため、各作業メンバーが内容を把握しておかなければいけません。

プロジェクト管理すれば各作業メンバーが自分のタスクをチェックできるので、何をすればいいのかを明確にできます。

進行途中にトラブルが発生しないためにも、タスク漏れを未然に防ぐことが大切です。

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プロジェクト管理をはじめる流れ

プロジェクト管理をはじめる流れプロジェクト管理をはじめるときは、以下の流れを参考に進めてください。

  • 目的を明確化
  • スケジュール・タスクの整理
  • 進捗状況の把握と修正
  • プロジェクト終了後のフィードバック

それでは順番に説明します。

目的を明確化

はじめにプロジェクトの目的を明確にしましょう。

目的がアバウトな状態で進むと優先順位がわからなくなるため、全体の方向性もわからなくなってしまいます。

目的を明確化することで全体の意識が統一されるので、ブレをなくしてスムーズに進められるようになります。

プロジェクトのブレをなくすためにも納期や予算を設定し、明確な目的を決定するようにしましょう。

スケジュール・タスクの整理

次にプロジェクトの目的を達成するために、スケジュールとタスクを整理していきます。

スケジュールは、タスク担当者が余裕を持って作業できるように設定することが大切です。

タスクを整理するときは、作業内容や重要度から優先順位を洗い出し、各作業メンバーに期限を設ける必要があります。

最適なタスクを割り当てるには、各作業メンバーの希望や適正から着手できるタスク量を調整するようにしましょう。

進捗状況の把握と修正

続いてプロジェクトの進捗状況を把握し、精度を高めるために修正を加えていきましょう。

進捗管理は、プロジェクトのゴールをチェックしながら各作業メンバーの進捗状況を把握します。

そして各作業メンバーの進捗状況にズレがあれば、修正を加えていきます。

進捗状況は変化しやすいので、常に把握しながら適切な対処しなければいけません。

定期的にミーティング時間を取り、各メンバーの作業状況を聞き出すようにしましょう。

もし一部のメンバーへの作業負担が大きいと感じたときは、全体のリソースを整理してカバーすることが大切です。

プロジェクト途中にタスクが追加されたときは、スケジュールの見直しやメンバーの追加も検討しましょう。

プロジェクト終了後のフィードバック

プロジェクトが無事に終了したあとは、フィードバックを取るようにしましょう。

フィードバックを取るときは、プロジェクトの作業内容や問題点などをレポートとしてまとめます。

フィードバックが蓄積されるとこれからの改善にもつなげられるため、よりスムーズなプロジェクト進行が可能です。

自社情報が多くなるほど教育や作業にも役立てられるので、プロジェクトによって必ずフィードバックを取るようにしておきましょう。

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プロジェクト管理を成功させる5つのポイント

プロジェクト管理を成功させる5つのポイントプロジェクト管理を成功させるときは、以下の5つのポイントをチェックしてください。

  1. プロジェクト全体を見える化
  2. 目標意識の統一化
  3. 情報共有を徹底
  4. リアルタイムのコミュニケーション
  5. プロジェクト管理ツールの導入

プロジェクトマネージャーを担当する方は、ぜひ理解しておきましょう。

1.プロジェクト全体を見える化

プロジェクト全体がどのように動いているのかを把握するために、管理画面の作成が大切です。

管理画面には、プロジェクトに関わるタスクや作業メンバー、スケジュールなどをまとめておきます。

管理内容によって項目を追加することで、簡単にプロジェクト全体を見える化できるようになります。

プロジェクトマネージャーだけでなく、全体で進捗状況を把握できる管理画面を作成すればスムーズに進行可能です。

2.目標意識の統一化

プロジェクトを成功に導くためには、参加メンバー全員の目標意識を統一化するようにしましょう。

プロジェクトマネージャー1人だけがプロジェクト全体を進めることは難しいため、全員の力を合わせて進めることが大切です。

プロジェクトに関わる全員が自分は何をしなければいけないのかを理解し、同じ目標を持ちながら協力することが成功の鍵となります。

3.情報共有を徹底

プロジェクトは途中で計画変更になることもあるため、全体の情報共有を徹底する必要があります。

作業内容だけでなく各作業メンバーの負担状況、メンタルチェックなども適度に情報共有することが大切です。

正確な情報を共有できていなければ方向性にブレが発生し、結果的に高い成果を上げることが難しくなります。

そのため、プロジェクトマネージャーと作業メンバーの間で定期的に情報共有をおこなうようにしましょう。

4.リアルタイムのコミュニケーション

プロジェクトをスムーズに進めるためには、スピーディなコミュニケーションも重要です。

例えば作業メンバーの1人が病気で欠席した場合、復帰するまでの人員確保や作業分担などの情報共有が必要です。

プロジェクトマネージャーや現場がリアルタイムでコミュニケーションができれば、問題が発生したときでも迅速な対応ができます。

プロジェクトは思いがけないトラブルが発生することもあるので、リスクを減らすためにも全体のコミュニケーションを徹底しましょう。

5.プロジェクト管理ツールの導入

効率よくプロジェクト管理するならプロジェクト管理ツールの導入をおすすめします。

プロジェクト管理ツールとは、名前の通りプロジェクト管理に関わる機能が搭載されたツールです。

タスク管理やスケジュール管理、コスト管理などを簡単におこなえる点が特徴です。

ツールによってはメッセージ機能が搭載されているものもあるので、リアルタイムでコミュニケーションを取れます。

独自のやり方でプロジェクト管理すると、担当者以外がうまく操作できないデメリットがあります。

プロジェクト管理ツールを導入すれば社内全体で簡単にプロジェクト管理が可能です。

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「プロジェクト管理がうまくできるか心配」

「どのようなプロジェクト管理ツールを導入すればいいのかわからない」

これからプロジェクト管理を担当する方は、このような悩みを持っているのではないでしょうか。

プロジェクト管理に失敗すると全体に迷惑がかかってしまうので、できることなら絶対に成功させたいですよね。

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Lychee Redmineは、業界不問で日本企業のために開発されたプロジェクト管理ツールです。

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プロジェクト管理して作業効率を向上させましょう

プロジェクト管理をして作業効率を向上させましょう今回は、プロジェクト管理の詳細から必要性、目的、管理手法、成功させるポイントまで詳しく解説しました。

プロジェクト管理はヒト・モノ・カネ・情報・時間のリソースを考え、計画通りに成果を上げるために必要です。

プロジェクト管理しなければ納期の遅延や品質、タスク漏れが発生する恐れがあります。

これからプロジェクト管理をはじめるときは、目的を明確化してスケジュール・タスクの整理、進捗状況の把握と修正をしましょう。
プロジェクト終了後は、フィードバックすることも重要です。

効率よくプロジェクト管理を進めたいときは、当記事で紹介した「Lychee Redmine」の導入を検討してみてください。

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