スケジュール管理の重要性とは？管理のポイントや注意点も紹介

スケジュール管理は、時間を無駄にせずに効率的に仕事や一日を過ごすためにも重要なものです。

本記事では、スケジュール管理の目的や重要性・メリット・注意点などについて解説しています。また、管理方法についても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

スケジュール管理の目的

ここではスケジュール管理をする目的について解説します。前提としてスケジュールを管理する目的について、改めて理解を深めましょう。

時間を無駄にしないため

スケジュール管理をする目的の1つは、時間を無駄にしないためです。

日々の業務の中では複数のタスクを抱え、時にはトラブルにも対応しなければならないなど、「時間がない」と感じる人は少なくありません。限られた時間を無駄にしないためにも、どのような作業があっていつまでに完了すべきかを、スケジュール管理を通して明確にしておくことが大切です。

また、スケジュール管理は、効率よく進めるためにはどうすれば良いかを考える上でも役立ちます。

業務の優先順位をつけるため

スケジュール管理は、業務の優先順位をつける際にも役立ちます。

優先順位は、各作業の緊急度×重要度を踏まえた上でつけていくものです。そのため、スケジュール管理ができていれば、「作業Aの締め切りはまだ余裕があるから優先順位は後でも大丈夫」「作業Bは納期が近いから優先して取り組まなければならない」などの決定がスムーズです。

スケジュールが不明だと、どの作業を優先しなければならないのかもわかりにくいため、優先順位を誤ってしまう恐れがあります。

スムーズな連携・協力を可能にするため

スケジュールを管理できていれば、業務での連携や協力をスムーズに行えます。

プロジェクトの場合、複数人で協力するケースや協力会社と一緒に進めるケースなどもあります。このようなケースで、事前にスケジュールを把握できていれば、「こちらは●日は対応できませんが、▲日なら対応可能です」といった形で提案することも可能です。

また、プロジェクトチーム内でも、各個人が自身のスケジュールを管理・共有していれば、他のメンバーもスケジュールを管理しやすくなり、結果的に業務を効率よく進められます。

スケジュール管理の重要性

スケジュール管理ができていないと、以下のようなトラブルが発生する恐れがあります。

• 複数の予定が被ってしまう
• 納期や締め切りに間に合わない
• スケジュールに余裕がなくなり残業時間が多くなる
• 作業効率・品質の低下

このようなトラブルはプロジェクト全体にも影響を及ぼし兼ねません。場合によってはクライアントとの信頼関係にも影響する懸念があります。良い仕事をするためにも、スケジュール管理を適切に行うことは重要です。

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スケジュール管理のメリット

ここでは、スケジュール管理を行うことでどのようなメリットがあるのか解説します。メリットを知り、スケジュール管理に取り組む意味にも理解を深めましょう。

やるべきことがわかる

スケジュールを管理することで自分が何をやるべきなのかがわかります。なぜなら、管理の過程で自身が抱えている作業やタスクが可視化されるからです。

作業を可視化できれば、何に時間をかけるのか、どれを優先して取り組むのかなどを考慮できるため、業務効率化にもつながります。

タスクの抜け漏れを防止できる

スケジュール管理はタスクの抜け漏れ防止にもつながるものです。管理する際には、作業やタスクを書き出し、その上で、スケジュール管理ツールなどに記入しましょう。

このとき、細かいタスクまで洗い出していかないと具体的な計画は立てられません。スケジュール管理を行うことは、結果的にタスクの抜け漏れ防止につながります。

臨機応変に対応できる

スケジュール管理ができていれば、トラブルが発生しても臨機応変に対応できます。

例えば、クライアントとの打ち合わせが先方の体調不良により延期になった場合、スケジュールを管理・把握していれば「この作業は締め切りまで余裕があるから、後にずらしてこの日を代替日として提案しよう」といった対応が取れます。

大規模なプロジェクトの場合、スケジュールが変更になるケースも多くなるため、普段からこまめに管理しておくことが大切です。

スケジュール管理の注意点

スケジュール管理をする場合には注意点もあります。例えば、現実的なスケジュールを設定しないと遅れが生じる原因になり兼ねません。

同じ作業でも担当者によって作業にかかる時間は異なるため、他人のスケジュールをそのまま真似するのではなく、自分のスキルを踏まえた上で適切なスケジュールを設定するように心がけてください。

スケジュール管理のポイント

ここではスケジュール管理をする際に押さえておきたいポイントを紹介します。適切なスケジュール管理は業務効率の向上にもつながるため、ぜひ参考にしてください。

優先順位をつける

スケジュールを管理する際には、自分が抱えているタスクに優先順位をつけるようにしてください。発生した作業から順番に対応していると、締め切りに間に合わないといった事態になる恐れがあるためです。

各作業の緊急度×重要度を踏まえて作業に優先順位をつけていきましょう。

期日から逆算する

締め切りや納期が決まっている作業の場合、期日から逆算して作業日数や時間を決めることで、無理のないスケジュールを組むことができます。

期日が特に決まっていない場合は、その作業にどのくらいの時間がかかるのか算出した上で、他の作業のスケジュールを考慮しながらスケジュールに落とし込んでいきましょう。

定期的に見直す

一度決めたスケジュールは定期的に見直しましょう。これは、作業内容に変更が発生したり、遅れが生じたりすることがあるためです。

想定よりも早く終えられた場合は、空いた時間をどのように使うのか迅速に検討できます。

移動時間を考慮する

スケジュールを管理する上では、移動時間も考慮しましょう。なぜなら、移動時間が生じると作業が行える時間が少なくなるからです。

1回の移動時間はわずかなものでも、それが積み重なっていくと無視できない量の作業ができなくなる点に注意してください。

スケジュール管理の方法

ここでは具体的にスケジュール管理をどのように行うのか、その方法を紹介します。管理方法は様々であるため、自身に合うものを使用しましょう。

手帳

スケジュール管理方法の定番とも言えるのが手帳です。アナログな方法ではあるものの、直感的な書き込みがしやすいことが利点です。

メモ代わりにも使えるため、打ち合わせの際にスケジュールを確認しながら必要な情報を書き込む、といった状況でも役に立ちます。

Microsoft Excel

Microsoft Excelのような表計算ソフトを使ってスケジュール管理をする人も少なくありません。Excelは多くの人が業務で使用しているツールであるため、誰でも扱える点が特徴です。

また、スケジュールの管理であれば関数やマクロは必要なく、簡単に編集できます。

管理ツール

業務管理ツールでは、スケジュール管理機能がついているものも多いため、それらを活用することも有用です。

管理ツールの場合、スマートフォンアプリにも対応していれば、外出先でもスケジュールの確認や修正ができます。また、アラーム機能がついているものであれば、タスクの抜け漏れ防止も可能です。

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スケジュール管理ツールの選び方のポイント

ここでは、スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。実際に導入を検討しているものの、どれを選べば良いか迷っている方はぜひ参考にしてください。

無料トライアルがあるかどうか

ツールによっては有料のものもあるため、そのような場合は無料トライアルがあるかどうかを確認しておきましょう。

有料ツールは多機能のものが少なくありませんが、いきなり有料契約を結ぶことに慎重になる人もいるはずです。無料トライアルがあれば、機能や操作性などを確認できるため、納得した上で有料契約に移行できます。

目的に合致した機能が付いているかどうか

管理ツールはスケジュール管理に関する幅広い機能を搭載しているため、自社のニーズに合致した機能がついているかどうかをチェックしておきましょう。

例えば、同期ができるものであれば、パソコンやスマートフォンでもスケジュールを確認できるため、外出や出張の多い人にとって役立ちます。プロジェクトで使用する場合は、スケジュールをチームメンバーと共有できるものであれば、進捗管理が容易です。

操作性は良いか

操作性はツールを選ぶ上で非常に重要なポイントです。いくら優れた機能を搭載していても、使い勝手が悪ければ意味がありません。操作性が悪いために、導入しても社内であまり活用されないといった事態になる懸念もあります。

メニューがわかりやすい、スケジュールの設定をしやすい、ツールを初めて操作する人でも直感的に扱えるなど、操作性もチェックしておきましょう。

スケジュール管理におすすめのツール

 

スケジュール管理ができるツールには様々なものがありますが、ここではプロジェクトチームにおけるスケジュール管理に活用できるおすすめのツールとしてLychee Redmineを紹介します。

プロジェクト管理ツールであるLychee Redmineは、プロジェクトのスケジュール管理に活用できるガントチャートの作成に対応しています。タスクを階層化しているため、タスク同士がどのような関係にあるのか、進捗はどうなっているのかがわかりやすくなっています。

また、ダッシュボードは進捗確認に必要な情報が1つの画面にまとめられているため、一目で把握が可能です。外部ツールとのスケジュール連携にも対応しているため、効率よくスケジュール管理が行えます。

スケジュール管理で業務効率を向上させよう

スケジュール管理は、時間を無駄にしないため、優先順位をつけるため、スムーズな連携を可能にするために行うものです。また、管理を適切にすることで自身のタスクを把握しやすくなり、抜け漏れ防止が可能です。

管理は手帳やMicrosoft Excel、管理ツールなど様々な方法でできるため、今回の内容を参考に自分にあった方法で管理に取り組んでみましょう。