プロジェクト管理手法 
「スプレッドシートで、コストをかけずにプロジェクトを管理したい」
「スプレッドシートでガントチャートを作れるのかな？」
上記のようなお悩みをお持ちの方も、多いのではないでしょうか？
スプレッドシートはタスク管理・プロジェクト管理にも対応する、無料のクラウドサービスです。
複数人での共同作業にも対応しており、多くの企業が利用しています。
本記事では、スプレッドシートでプロジェクトを管理するメリットと、ガントチャートの作り方を紹介します。
できるだけコストをかけずにプロジェクトを管理したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
スプレッドシートでプロジェクト管理をおこなうメリット
見た目はMicrosoft Excelと似ており、ほとんど同様の機能を搭載しています。
では、スプレッドシートでプロジェクトを管理するメリットには、どのようなものがあるのでしょう。
本章では下記3つのメリットを紹介します。
- メンバーへの共有が容易
- 無料で利用できる
- 自由にアレンジを利かせられる
無料で利用できる
スプレッドシートでプロジェクトを管理する最大のメリットは、ツールやアカウントに費用がかからないことです。
Googleアカウントさえ持っていれば、何人でも無料で利用できます。
一方、類似ツールであるExcelは、ユーザー数に応じて費用が生じる仕組みです。
プロジェクトメンバーが多いほど費用の負担が大きくなるため、コストを抑えたい方にはスプレッドシートが最適です。
また、Googleが無料で提供するサービスには、スプレッドシート以外にも下記のツールがあります。
- Googleカレンダー
- Gmail
- Googleドキュメント
- Googleスライド
- Google フォーム
プロジェクト管理のみならず、タスク管理・スケジュール管理にも応用でき、高度な管理が可能です。
メンバーへの共有が容易
データを共有しやすい点も、スプレッドシートでプロジェクトを管理するメリットのひとつです。
他のメンバーに共有したい場合は、権限を付与するだけでURLからアクセスできます。
権限には、「閲覧」・「編集」・「コメント追加」の3種類があり、アカウント単位での付与が可能です。
最大100人のメンバーが同時に閲覧・編集でき、他のメンバーが入力を終えるまで待つ必要がありません。
また、入力した内容はリアルタイムで反映されるため、情報のタイムラグや入力作業の重複を回避できます。
自由にアレンジを利かせられる
利用目的や管理手法に応じて、スプレッドシートをアレンジできる点も魅力です。
標準搭載された、条件付き書式や入力規則を設定すると、プロジェクト管理シートを自由にカスタマイズできます。
またスプレッドシートは、アドオンの導入にも対応しています。
アドオンとは、新たな機能を追加する拡張プログラムのことです。
必要に応じて機能を拡張できるため、より高度なプロジェクト管理が可能です。
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スプレッドシートでプロジェクト管理に必要なガントチャートを作成
スプレッドシートでガントチャートを作成するには、下記2つ方法があります。
- テンプレートを使って作成
- アドオンを追加して作成
この章では、アドオンを使ったガントチャートの作成方法を4ステップで紹介します。
ステップ1.新規スプレッドシートを作成
まずは、新規のスプレッドシートを作成します。
このスプレッドシートにガントチャートを作成するため、現段階で、わかりやすい名前をつけておくとよいでしょう。
ステップ2.アドオンを追加
続いて、ガントチャートを自動作成してくれる「ProjectSheet planning」というアドオンを追加します。
メニューバーにある「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」の順で選択します。
画面が切り替わったら、上部の検索窓に「ProjectSheet planning」を入力し、「インストール」を選択しましょう。
上記のように、アクセスのリクエストが表示されますが、「許可」を選択しインストールを進めます。
ガントチャートを表示させるには、「拡張機能」→「ProjectSheet planning」→「Add ProjectSheet」の順で選択し、「ProjectSheet planning」の起動が必要です。
「ProjectSheet planning」が起動すると、自動的にガントチャートが生成されます。
ステップ3.プロジェクト名とタスクを追加
今回は見本として、プロジェクト名を「WEBサイト制作」とし、下記4つのタスクをB列に設定します。
- 設計
- デザイン作成
- 実装
- リリース
続いてタスクの期日をC列・D列へ入力しますが、先に入力規則を変更するのがおすすめです。
C列・D列を選択→「データ」→「データの入力規則」を選択します。
画面が切り替わったら、「セル範囲」と「条件」の2箇所を下記のように変更します。
- 「セル範囲」：「”Task Schedule”!C:D」
- 「条件」の左側を「日付」、右側は「有効な日付」に設定
上記の設定をすると、C列・D列へ期日を入力する際にカレンダーが表示され、入力しやすくなります。
C列・D列へ日付を入力すると、右側に「｜」や「＝」などの記号が表示されます。
「｜」は、本日の日付に形成され、「＝」はタスクの進捗度合いを表します。
E列がタスクの進捗度合いを表すため、数値を変更すると右側の「＝」が連動して変化する仕組みです。
ステップ4.プロジェクトとタスクを階層化
最後は、横並びになっているタスクを階層化する作業です。
上記の画像で「テストプロジェクト」を親タスク、残りのタスクを子タスクとし、子タスクの階層をひとつ下げます。
「拡張機能」→「ProjectSheet planning」→「Open sidebar」を選択すると、画面右側にサイドバーが表示されます。
階層を下げたい行を選択し、サイドバーの「WBS ＞」をクリックしましょう。
すると、「テストプロジェクト」が太字に代わり、他タスクの階層が下がりました。
また、親タスクの進捗部分は、子タスク全体を考慮した数値に自動で切り替わります。
スプレッドシートでプロジェクトを管理する際の注意点
- 行動履歴を追跡しづらい
- 共有メンバーは細かな設定が必要
行動履歴を追跡しづらい
1つ目の注意点は、行動履歴を追跡しづらいことです。
スプレッドシートでプロジェクトを管理した場合、常に最新の進捗状況が把握できます。
しかし、「誰が・何をしたのか」という行動履歴を瞬時に把握しづらいのです。
行動履歴をすべて把握するには、プロジェクト管理シートの「変更履歴」を一つひとつ確認しなければならず、膨大な手間がかかります。
スプレッドシートは、プロジェクトの進捗を管理する際には適していますが、振り返りや検証時には多くの手間がかかるため注意が必要です。
共有メンバーは細かな設定が必要
2つ目の注意点は、プロジェクト管理シートの共有メンバーを細かく設定しなければならないことです。
データを共有しやすい点は、スプレッドシートの大きなメリットといえます。
しかし、共有設定を誤ると、社外へ機密情報が漏洩する可能性が極めて高いのです。
そのため、権限を付与する際に共有メンバーを細かく設定することが重要です。
スプレッドシートの権限付与には、「リンクを知っている人全員」と「制限付き」の2種類があります。
前者はURLを知っている人であれば、たとえ第三者であってもアクセスできるため、注意が必要です。
後者の「制限付き」は、Googleアカウントごとに権限を付与する方法です。
情報漏洩のリスクを少しでも抑えるには、「制限付き」を設定し、メンバーのみが閲覧できるようにするとよいでしょう。
スプレッドシートよりも高度な管理はプロジェクト管理ツールがおすすめ
しかし、プロジェクト管理に特化した専門のツールを使えば、より効率的に高度な管理が可能です。
たとえば、スプレッドシートでは管理しきれないコスト管理や、行動履歴などもプロジェクト管理ツールなら管理できます。
また、スプレッドシートと他のGoogleサービスを併用する場合、各機能間の連携度が低く管理工数の増加が懸念されます。
一方、プロジェクト管理ツールは搭載機能の連携度が高いため、入力作業や更新作業を少ない工数で実行でき効率的です。
プロジェクトをより効率的かつ高度に管理するのであれば、プロジェクト管理ツールを検討するとよいでしょう。
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- Lychee Redmine
- Asana
- Jooto
いずれも無料プランが用意されているため、コストを抑えながらプロジェクトを管理したい方におすすめです。
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①Lychee Redmine
Lychee Redmineは、7,000社以上もの企業が導入する国内企業向けのプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトを成功へ導くための機能を、豊富に搭載しています。
たとえばスタンダードプランを利用した場合、下記の機能を利用できます。
- ガントチャート
- カンバン
- バックログ
- ファイル共有
また、必要に応じて機能を拡張できるため、自社の管理体制に適したツールを導入できるでしょう。
各プランはすべての機能を30日間お試しできる、無料トライアルを用意しています。
まずは実際に利用し、操作性・機能面を体感してみてはいかがでしょうか。
| プラン | 月額料金 | ユーザー数 | チケット数 |
| フリー | 0円 | 無制限 | 5,000件 |
| スタンダード | 800円 | 無制限 | 無制限 |
| プレミアム | 1,200円 | 無制限 | 無制限 |
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② Asana
引用：Asana
Asanaは、プロジェクトとタスクを一元管理できるプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトチームに合わせて、管理方法を細かく設定できます。
また外部ツールとの連携度が高く、スプレッドシートやSlack、Zoomとのタスク共有が可能です。
Asanaも無料トライアルを提供しているため、気になる方は一度利用してみてはいかがでしょうか。
| プラン | 料金（月額） | ユーザー数 | チケット数（タスク数） |
| ベーシック | 無料 | 15人まで | 無制限 |
| プレミアム | 1,475円 | 無制限 | 無制限 |
| ビジネス | 3,300円 | 無制限 | 無制限 |
③Jooto
引用：Jooto
Jootoは、タスク・プロジェクトをシンプルにわかりやすく管理できるツールです。
カンバン方式を採用しており、直感的に使える操作性が特徴です。
またすべてのプランでガントチャートを利用できるため、プロジェクト全体を視認しやすく、管理工数の手間を省けます。
ユーザー数4名までと上限はありますが、無料トライアルも用意されています。
まずはお気軽に、試してみてはいかがでしょうか。
| プラン | 料金（月額） | ユーザー数 | 容量 |
| 無料 | 0円 | 4人まで | 1組織あたり100MB |
| スタンダード | 417円/1ライセンス（年払い） 500円/1ライセンス（月払い） |
1人～ | 1ライセンスあたり5GB |
| エンタープライズ | 980円/1ライセンス（年払い） 1,300円/1ライセンス（月払い） |
1人～ | 1ライセンスあたり10GB |
プロジェクト管理ツールでより高度なマネジメントを目指そう
スプレッドシートは無料で使えるうえに、アドオン追加や他のGoogleサービスを併用することで、高度なプロジェクト管理が可能です。
しかし、効率的により高度な管理を目指す方には、プロジェクト管理ツールのLychee Redmineがおすすめです。
ガントチャートによる進捗管理に加え、タスク管理・コスト管理にも対応しています。
30日間の無料トライアルを用意しているため、気になる方はぜひお試し下さい。
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