Googleスプレッドシートのタイムラインビューの作成手順を解説！注意点やメリットまで

タスクやプロジェクトを円滑に進めるために、Googleスプレッドシートのタイムラインビューを作成したいと考えている方も多いのではないでしょうか。普段から扱い慣れているGoogleスプレッドシートで複数人の進行管理を可視化できれば、進捗遅れなどの防止につながります。

そこで本記事では、タイムラインビューの作り方の紹介や、タイムラインと同じ役割のガントチャート機能のおすすめツールや注意点などを詳しく解説します。本記事を読めば、タイムラインビューの作り方だけでなく、より効率的なプロジェクト管理を実現するためのヒントが得られるはずです。

Googleスプレッドシートのタイムラインビューとは？

タイムラインビューとは、スケジュールや作業工程を可視化して管理できる機能です。具体的には以下のような、仕事の管理に役立ちます。

• プロジェクトのタスク管理
• マーケティングのキャンペーン計画
• スケジュール管理など記載

横に時間軸、帯でタスクを表現するもので、現在のタスク、進捗状況、完了予定などを一目で確認できます。Googleスプレッドシートでタスクを一覧にして表現する方法よりも、タスクやプロジェクト全体を整理しやすい管理方法です。プロジェクト管理でよく活用されるガントチャートが、Googleスプレッドシートに実装されたイメージです。

なお、タイムラインビューはGoogle Workspaceのビジネススタンダード以上で実装されている機能です。以下のWorkspaceエディションで使用できます。

• Essentials
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Essentials
• Enterprise Starter
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus
• Education Fundamentals
• Education Standard
• Education Plus
• Business Starter
• Frontline

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Googleスプレッドシートのタイムラインビューを作成する手順

タイムラインビューを作成する手順を3ステップに分けて紹介します。どのように作成するのかイメージしながら、読み進めてみてください。

ステップ1.可視化したい元データを準備する

まずは、元になるデータの準備をします。プロジェクトに含まれるタスクを洗い出し、タスクの名前や開始日、終了日を決定します。

具体的には以下のようなイメージでGoogleスプレッドシートに書き込みます。

タスク名	担当者	開始日	終了日
タスク1	〇〇	2024/08/01	2024/08/15
タスク2	〇〇	2024/08/05	2024/08/25
タスク3	〇〇	2024/08/10	2024/08/28

また、上記のようなデータに加え、必要に応じて備考などの項目を追加すると詳細の把握ができます。

ステップ2.挿入からタイムラインビューを選択する

続いてステップ1で準備したデータの範囲を選択してから「挿入」→「タイムライン」を選択します。

そうすると、下図のようなタイムラインのタブが追加されます。

このように、タイムラインを選択するとガントチャートのようにタスクやプロジェクト全体を可視化できます。表でタスクやプロジェクトを一覧にして管理する場合に比べて、今やるべきタスクや進捗をすぐに確認できるため、頭の整理もしやすいです。

ステップ3.タイムラインビューのカスタマイズをする

最後に、タイムラインビューのカスタマイズをしていきましょう。タイムラインビューは、以下のように自由にカスタマイズできます。

項目	概要
カードの編集	カードをクリックして、タスク名、開始日、終了日などの情報を編集できる
カードの移動	カードをドラッグして、タイムライン上の位置を変更できる
タイムスケールの調整	タイムスケールのズームイン/アウトや、表示範囲の設定を行える
フィルターの適用	特定の条件に一致するタスクのみを表示するフィルターを適用できる

自社に適したカスタマイズにより、効率的なタスク管理やプロジェクト進行ができます。さらに詳細を確認したい方は、「Google ドキュメント エディタ ヘルプ」を参考にしてみてください。

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Googleスプレッドシートのタイムラインビューのメリット3選

タイムラインビューのメリットを3つ紹介します。自社に適したタスク・プロジェクト管理方法なのかチェックしながら読み進めてみてください。

少ないコストで作成できる

Googleアカウントがあれば少ないコストでタイムラインビューを利用できます。

例えば、Business Standardプランであれば月額1,360円（1年契約の場合）で利用可能なので、専用ツールを導入するよりも低コストで始められます。

さらに、普段からGoogleアカウントを活用している場合は、扱いやすさに加え、ストレージの増量やビデオ会議の拡張ができます。なお、無料のGoogleアカウントやBusiness Starterでは利用できません。

少ないコストで運営したい企業や、Googleアカウントを普段から利用している企業は、Googleスプレッドシートのタイムラインビューがおすすめです。

チームでの共有・編集がしやすい

Googleスプレッドシートはクラウドサービスなので、ネット環境があればいつでも最新のデータを確認できます。出張先や外出先でも確認できるため、プロジェクトの責任者にとって大きなメリットです。

また、対象のファイルは自動で保存されるので、どの端末からアクセスしても最新の情報が見れるほか、同じファイルの編集ができます。チームでデータを共有・編集したい方は、Googleスプレッドシートのタイムラインビューはおすすめです。

作業履歴が自動で保存される

Googleスプレッドシートは作業履歴が自動的に保存されます。そのため、手動で保存する手間がありません。

前述の通り、常に最新情報を共有できるので、認識の齟齬なくプロジェクトを進められます。変更が発生した場合でもすぐに反映されるため、柔軟な対応が可能です。

Googleスプレッドシートでタイムラインビューを作成する際の注意点

Googleスプレッドシートのタイムラインビューを作成する際の注意点を3つ紹介します。

タスクの抜け漏れやプロジェクトの進捗に影響する可能性があるほか、社外秘を外部に流出させないためにも、どのような注意点があるのかチェックしていきましょう。

タスクが漏れる可能性がある

Googleスプレッドシートにはアラート機能がありません。そのため、万が一タスクの抜け漏れた場合や、進捗が遅れた場合に、気づきにくい可能性があります。

タスクの抜け漏れを防止するには、頻繁にタイムラインビューを確認する必要があり、それなりの手間がかかるものです。機械的にできないため、確認を怠ってしまうケースもあります。

また、属人的なシートの使い方になると感覚に頼ってしまうケースも考えられ、プロジェクト全体に影響がでる可能性もあります。タスクの抜け漏れやプロジェクトの遅れにできるだけ早く気づいて対処できる体制を構築したい場合は、専用のツールを検討してみましょう。

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コミュニケーションが取りにくい

Googleスプレッドシートにはコメント機能がありますが、チャットツールのようにスムーズなやり取りができません。そのため、Googleスプレッドシートだけではコミュニケーションが完結しにくいです。

一つのツールに絞りたい場合は、メッセージ機能が実装されているツールを選ぶことをおすすめします。

権限を細かく設定する必要がある

タイムラインビューに記載する内容には、社外秘の情報も含まれることがあります。Googleスプレッドシートは権限を細かく設定できる一方で、その設定を間違えると社外秘の情報が漏れる可能性があるので注意が必要です。

また、Googleスプレッドシートは対象のシートを容易にコピーできてしまう点もデメリットと言えます。さらにシートのオーナー権限がある人が退職する場合は、権限の譲渡といった手間も発生します。Googleスプレッドシートのタイムラインビューを利用する場合は、特定のメンバーのみに権限を与え、情報漏洩を防ぎましょう。

プロジェクト管理をするなら「Lychee Redmine」がおすすめ

Lychee Redmineは、Googleスプレッドシートのタイムラインビューよりも機能が充実したプロジェクト管理ツールです。7,000社以上もの企業が導入しており、プロジェクトを成功へ導くための機能を、豊富に搭載しています。

計画の変更があった際は、ドラッグ＆ドロップで容易に行え、変更履歴はチームにメール通知で共有されます。また、Lychee Redmineのガントチャートは、直感的な操作が可能なので導入ハードルが低いツールです。

Googleスプレッドシートと同じく、比較的少ないコストで利用できます。今なら、すべての機能が使える最上位プランを30日間の無料トライアルを実施しています。まずは、操作性や機能はどのようなものか、無料で試してみてください。

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まとめ｜タイムラインビューでプロジェクトを円滑に進めよう

Googleスプレッドシートのタイムラインビューは、タスクやプロジェクト全体を整理しやすい管理方法です。作業計画を視覚的に表現するガントチャートと同じで、日頃からGoogleアカウントを活用している場合は作成をして使ってみましょう。

一方で、ガントチャートに特化したツールもあるので、タスクやプロジェクトをより円滑に進めるなら専用のツールがおすすめです。Lychee Redmineは、ガントチャートによる進捗管理に加え、工数管理など様々な機能を実装しています。30日間の無料トライアルを用意しているため、気になる方はぜひお試しください。