WBSとは？目的やメリット、作り方を徹底解説！

プロジェクトを成功に導くために、 WBSは欠かせないツールです。「プロジェクトがなかなか計画通りに進まない」「作業が複雑で、どこから手を付ければ良いか」 そのような悩みを抱えていないでしょうか。この場合、WBSを作成すると大いに役立ちます。

本記事では、WBSの基本から、 その種類、活用する目的やメリット、 具体的な作り方を徹底的に解説します。 さらに、WBS作成時の注意点や、 より効果的にWBSを作成するためのポイントもご紹介します。内容を参考にしてWBSを使いこなし、プロジェクトを成功へと導きましょう。

WBSとは？

WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）とは、プロジェクトを達成するために必要な作業を、階層構造で細かく分解したものです。これにより、プロジェクトの全体像と各タスクの関係性を明確にし、効率的なプロジェクト管理を可能にします。

プロジェクトの目標達成に必要な成果物とタスクを視覚的に表現し、計画段階から実行、進捗管理まで、あらゆる場面で活用できる重要なツールです。タスクの抜け漏れを防ぎ、プロジェクトを成功に導くために役立ちます。

プロジェクト管理では、WBSと並んでガントチャートもよく使用されます。WBSはタスクの構造を明確にするのに対し、ガントチャートはタスクのスケジュールと進捗を視覚化します。WBSが「何をすべきか」を示し、ガントチャートが「いつ、どのように」進めるかを示すという点で、両者は相互に補完し合う関係にあります。

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WBSの種類

WBSは、プロジェクトの特性や管理方法に合わせて様々な種類が存在します。ここでは、代表的なWBSの種類について解説します。

どの種類のWBSを選択するかは、プロジェクトの性質や目的、管理方法によって異なります。プロジェクトの特性を考慮した、最適なWBSの選択が重要です。

プロセス軸のWBS

プロセス軸のWBSは、プロジェクトのライフサイクルにおける各フェーズ（計画、設計、開発、テストなど）を中心に構成されるWBSです。

フェーズごとに必要な作業を分解していくため、プロジェクトの進捗状況を把握しやすいというメリットがあります。

成果物軸のWBS

成果物軸のWBSは、プロジェクトの最終的な成果物（デリバラブル）を中心に構成されるWBSです。各成果物を達成するために必要な作業を階層的に分解していきます。

成果物が明確になっている場合に有効で、プロジェクトのスコープを管理しやすいというメリットがあります。

WBSを活用する目的とメリット

WBSの活用でロジェクトはより明確になり、効率的に進めることが可能です。ここでは、WBSを活用する具体的な目的とメリットについて解説します。

作業が明確化される

WBSでタスクを細分化することで、プロジェクト全体の作業内容が明確化されます。これにより、各タスクの優先順位や重要度を判断しやすくなり、効率的な作業が可能になります。

作業が明確になることで、チームメンバーは迷うことなく、それぞれのタスクに集中して取り組めるはずです。

スケジュール作成がしやすくなる

各タスクの所要時間と依存関係をWBSで明確にすることで、現実的なスケジュールを作成できます。WBSでタスクの開始日と終了日を設定することで、プロジェクト全体のスケジュールを把握できるからです。

正確なスケジュールの作成はプロジェクトの遅延を防ぎ、計画通りにプロジェクトを進めることを可能にします。

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役割を分担しやすくなる

WBSでタスクごとに担当者を割り当てることで、責任の所在が明確になります。

これにより、チーム内の連携がスムーズになり、各メンバーのモチベーション向上にもつながります。

工数見積が可能になる

WBSでタスクを細分化することで、各タスクに必要な工数を正確に見積もることができます。

これにより、予算管理やリソース配分を最適化し、プロジェクトのコスト削減に取り組むことが可能です。

進捗管理が可能になる

WBS上で各タスクの進捗状況を管理することで、プロジェクト全体の進捗を可視化できます。

これにより、遅延や問題の早期発見と対応が可能になります。

スコープが明確になる

WBSを作成する過程で、プロジェクトの中で発生するタスク・成果物・目標が明確になり、プロジェクトのスコープ（範囲）が明確になります。

これにより、プロジェクトの目標から逸脱することを防ぎ、不要な作業を削減できます。

WBSの作り方

WBSは、プロジェクトを成功させるための設計図です。ここでは、WBSを実際に作成する手順を、5つのステップに分けて解説します。各ステップを丁寧に実行してプロジェクトの全体像を把握し、効率的な作業計画を立てましょう。

ステップ1：プロジェクトのゴール設定

WBS作成の第一歩は、プロジェクトの最終目標を明確に定義することです。プロジェクトの目的、スコープ、期待される成果を具体的に定義しましょう。ゴールが明確であれば、チーム全体が同じ方向に進むことができ、必要な作業やスケジュールの策定もスムーズに行えます。

プロジェクト目標をチェックする際は、お客様のご希望や実施目的をしっかりと理解することが肝要です。お客様の期待に応えるべく、目標を明確に設定する必要があります。また、プロジェクト成功の条件も明確にすると、チーム全体が一丸となって目標達成に向けて団結できます。

ステップ2：成果物と作業の洗い出し

プロジェクトのゴールが設定できたら、それを達成するために必要な成果物と、それらを生み出すための作業を洗い出しましょう。プロジェクトの成果物を起点に、必要なタスクを段階的に分解していくと効果的です。また、タスクの粒度を揃えることで、プロジェクト全体の構造が把握しやすくなります。

作業単位をより小さく分ける時には不備がないように丁寧に確認し、各タスクの時間や工数を見積もることが欠かせません。ただし、タスクを細かく分割しすぎると作業の理解が難しくなる恐れがあるので、適切なサイズ感で整理しましょう。

ステップ3：作業の粒度・順序を設定

必要作業を洗い出したら、構造化に向けて作業の粒度・順序を整理します。作業の粒度とは、そのタスクを表す工数や所要時間などの情報を指します。運用しやすいWBSを作るために、タスクの粒度を意識的に揃えましょう。数時間から数日程度で完了できる作業ごとに区切ることがおすすめです。

また、タスクの順序を決める際には、タスクの依存関係を明確にすることが重要です。タスクAの完了状況にかかわらず、タスクBを進めてもよいか、それともタスクAの完了を待つ必要があるかを確認しましょう。この依存関係を把握していれば、プロジェクトの流れをスムーズに管理できます。

ステップ4：作業の階層構造の作成

タスクの順序が決まったら、プロジェクト進行に沿って作業の階層構造を整理します。作業を整理する際には同じカテゴリーに属するタスクをまとめ、関連性のあるタスクを階層構造で整理することが重要です。

タスクの階層構造を見直し、親タスクと子タスクの関係が適切か、各階層のタスクの量が均等になっているかなどを確認しましょう。タスクの粒度がバラバラだと、進捗管理が難しくなるため調整が必要です。以下に構造化の例を示しました。

レベル1	レベル2	レベル3
ECサイト構築	デザイン設計	ロゴデザイン
		トップページデザイン
	プログラミング	フロントエンド開発
		バックエンド開発

このように作業をツリー状に整理すると、漏れや追加すべき作業の見逃しを防止できます。階層が過度に深くなると、複数のタスクがかさなり合ったり、タスクの関連性に過度に注意を払い、本質から逸れてしまうおそれがあるため、ご注意ください。

ステップ5：担当者と期限の設定

最後に各タスクに担当者を割り当て、期限を設定します。担当者を明確に決め、責任の所在を明確にしましょう。作業終了までにかかる作業時間や作業期間の見積もりは、担当者と相談しながら進める方式がおすすめです。

担当者を決める際には、個々人のスケジュールにも注意しましょう。重要度の高い作業で問題が発生すると、プロジェクト全体が遅延する可能性があるからです。期限を設定してプロジェクト全体のスケジュールを把握し、納期遅延を防ぎましょう。また、バッファー期間を設けることも検討してください。

スケジュールが計画通りに進まない場合、 定期的にWBSを見直して調整する必要があります。 作業工程や仕様の見直し、 人員の増加など、 プロジェクトを柔軟に進めるよう努めましょう。

WBSにおける注意点

WBSはプロジェクトの成功に不可欠なツールですが、作成・運用にあたってはいくつかの注意点があります。これらの注意点を守ることで、WBSの効果を最大限に引き出し、プロジェクトを円滑に進めることができます。

複数人で作成する

WBSはプロジェクトマネージャーだけではなく、複数人で作成しましょう。プロジェクトに関わるメンバーを巻き込んで作成すると、様々な視点からの意見を取り入れられ、作業の抜け漏れを防止できます。WBSの作成時に工程が抜けていると途中で追加しなければならず、納期遅れにつながる可能性が生じます。

メンバーがWBSの作成に参加すると、プロジェクトへの当事者意識を高め、責任感を持って作業に取り組むことも期待できます。ただし、複数人で作業するがゆえのミスが起きないように注意が必要です。WBSに不要な工程を追加したり、同じ作業を重複して割り当てたりすると、時間や労力が浪費され、スケジュール管理も複雑になってしまいます。

定期的にWBSを更新する

プロジェクトの進行状況や状況の変化に合わせて、WBSを定期的に更新する必要があります。計画段階では予測できなかった問題が発生したり、新たなタスクが必要になったりするのはよくあることです。

プロジェクトの状況変化に合わせてWBSを柔軟に更新すると、常に最新の計画に基づいてプロジェクトを進めることが可能です。進捗状況の確認は週次または月次で行うのが一般的です。少なくとも週に一度は見直し、必要に応じて修正しましょう。

工数見積りでバッファを取りすぎないようにする

工数を見積もる際、不測の事態に備えてバッファ（余裕）を持たせることは重要ですが、持たせすぎるとかえってプロジェクトの効率を低下させる可能性があります。工数が不必要に膨れ上がったり、余分なバッファーを確保しすぎたりしないよう、お気をつけください。

また、バッファが大きすぎると、次のタスク着手が遅れて担当者を長く待たせてしまう場合や、メンバーが「まだ時間がある」と油断してしまい、結果的に納期遅延につながることもあります。過去の類似プロジェクトのデータや、メンバーの経験などを参考に、適切なバッファを設定するように心がけましょう。

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関係者間での共有とコミュニケーション

WBSをプロジェクトに関わるすべての関係者と共有し、常に最新の情報を伝達することが重要です。メンバーはWBSから、自分の担当タスクだけでなく、プロジェクト全体の進捗状況を把握できます。

また、WBSの共有によって関係者間のコミュニケーションが円滑になり、問題の早期発見や解決につながることが期待できます。定期的な進捗会議などを通じて、WBSの内容について議論し、認識のずれがないように努めましょう。

WBS作成時の3つのポイント

WBSを作成時には、いくつかの注目すべき点があります。ここでは、特に重要な3つのポイントをご紹介します。

マインドマップで思考を整理する

WBSを作成する際、いきなり階層構造でタスクを書き出すのではなく、まずはマインドマップを活用して思考を整理することをおすすめします。マインドマップは、中心となるテーマから放射状にアイデアを展開していく手法で、WBSの作成に必要なタスクの洗い出しに有効です。タスクの視覚的な整理は、MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive：相互に排他的、網羅的に包括的）な状態に近づけ、抜け漏れを防止できます。

マインドマップツールを使用すると、より効率的に作業を進めることが可能です。

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プロジェクトに余裕を持たせる

WBSを作成する際、スケジュールを詰め込みすぎないように注意しましょう。予期せぬ問題が発生したり、タスクの完了に予想以上の時間がかかったりすることはよくあります。

そのため、各タスクの期間やリソース配分には、ある程度の余裕を持たせておくことが重要です。バッファを設けることで計画の柔軟性を高め、プロジェクト全体の遅延リスクを軽減できます。

ツールを活用してWBSを作成

WBSの作成は、様々なツールを活用して効率化できます。手軽な表計算ソフト（ExcelやGoogleスプレッドシートなど）をはじめ、プロジェクト管理ツールなどにもWBSの作成をサポートする機能が搭載されています。

これらのツールを活用すると、タスクの管理や進捗状況の把握、担当者の割り当てなどを容易に行うことができます。また、視覚的にわかりやすいWBSを作成できていれば、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションが円滑になり、共通認識を深められます。

まとめ：WBSでプロジェクトを成功に導こう

WBSはプロジェクトを成功に導くためのツールです。適切に活用することで、作業の効率化やスケジュール管理の改善、チーム全体の連携強化につながります。本記事でご紹介した内容を参考に、ぜひWBSをプロジェクトに導入し、その効果を実感してみましょう。

WBSの運用には、冒頭で触れたガントチャートとの併用もおすすめです。プロジェクト管理ツールのLychee Redmineでは、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で、タスクのスケジュール調整や依存関係の管理が容易に行えます。30日間の無料トライアルではすべての機能をお試しできるので、この機会にぜひ導入を検討してみてください。