【管理者必見】効率的なWBSの作成方法とおすすめツールを紹介

「WBSの作成を指示された。WBSってどうやって作るんだろう」

「WBSは作成できるけど、もっと効率的に作成したい。何かツールはないだろうか」

プロジェクト管理において、最初にすべき仕事はタスクの洗い出しです。

プロジェクトの完遂に必要なタスクがわからなければ、スケジュールを立てるのが難しくなります。

そこで、タスクの洗い出しにもっともよく使われる手法・ツールがWBSです。
今回はWBSの作成方法とおすすめのツールについて解説します。

この記事を参考にし、効率的にWBSの作成をおこないましょう。

WBSはプロジェクトに必要なタスクを洗い出すために作成する

WBSとは、Work Breakdown Structureの略語で、タスクを洗い出すために用いられる手法です。

この章ではWBSの作成目的やガントチャートとの関係性を解説します。

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WBSを作成する目的

WBSを作成する大きな目的は、タスクの整理と確認です。

特にプロジェクトが大きくなればなるほど、プロジェクトの完遂に必要なタスクは大小を含めて多くなります。

頭の中だけで描いていては、タスクの抜け漏れが発生するでしょう。

タスクを可視化する意味でも、WBSを作成するのは有効な手段です。
タスクの可視化ができれば、工数の見積もりと役割分担が可能になります。

必要なタスクの洗い出しと工数の算出、そしてタスクへの役割分担が決まれば、プロジェクト管理の土台が整ったといえるでしょう。

WBSは、まさにプロジェクトを管理の土台を築く手法です。

一方でWBSを用いたプロジェクト管理にも注意点はあります。
例えば、事前の計画にはないタスクの登場です。

トラブルシューティングや作業が進むことで見えてくるタスクもあります。
計画段階でタスクの洗い出しをしたからといって、終わりではありません。

プロジェクト進行中にもタスクの洗い出しをおこない、WBSを更新しましょう。

WBSとガントチャートの違い

WBSとガントチャートはセットで用いられるケースが多いため、WBS＝ガントチャートと認識している方も少なくないでしょう。

両者は、そもそもの役割が異なるプロジェクト管理手法です。

WBSはあくまでタスクを洗い出すためにおこなうプロジェクト管理手法です。

ガントチャートは関係者にスケジュールを共有するために、スケジュールを可視化する手法になります。

一方で両者は、補完関係にあるのもまた事実です。

WBSとガントチャートはセットで用いられるのは、セットで用いるとより効果を発揮するためです。

WBS活用の注意点

プロジェクト管理に必要なタスク分解がおこなえるWBSにも注意点があります。

WBSを活用する上での注意点は、ゴールやゴールまでの過程が大きく変わるプロジェクトには不向きな点です。

具体的には、アジャイル型開発のような仕様変更や機能追加が柔軟におこなわれるスタイルには、WBSは不向きです。

アジャイル型開発ではタスクの登場や修正、削除が随時おこなわれます。

WBSを活用しようすると、タスクの洗い出しが追いつかない、洗い出したタスクに修正・削除が入るなど、負担が大きくなってしまいます。

WBSはウォーターフォール型開発のような、スタートからゴールまで大きな変化のないスタイルには向いているプロジェクト管理手法です。

WBSを作成する5つのステップ

WBSの作成はしっかりと手順を踏めば、WBSの作成は決して難しくありません。

本章ではWBSを作成する5つのステップを解説します。

WBSの作成は、時間がかかる作業です。
テンプレートがある場合には、ぜひ活用して効率的に作成しましょう。

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ステップ①ゴールの確認

タスクの洗い出しをおこなう前に、まずはゴールの確認が必要です。
なぜなら、ゴールが明確でなければ、洗い出すタスクが変わってくるからです。

例えば、料理を自作して、家族にふるまうプロジェクトがあったとしましょう。

自作する料理が、仮にカレーライスかオムライスとでは必要な材料や道具、料理手順が異なります。

タスクの洗い出しをいきなりおこなうのではなく、まずはゴールを明確にしましょう。

ステップ②タスク・作業の洗い出しをおこなう

プロジェクトのゴールが明確になったら、具体的なタスク・作業の洗い出しをおこないましょう。

大きなタスクが見えているのであれば、タスクを細分化してより細かく洗い出します。

タスクの洗い出しが完了した後は、洗い出したタスクのダブルチェックをおすすめします。

タスクの洗い出しは、各タスクの所要時間の把握につながるため、想像以上に重要な作業です。
タスクの重複や抜け漏れを防ぐために、再確認はしておきましょう。

ステップ③タスク・作業の順番を決める

タスクの洗い出しが終わった後は、各タスクの実行順の決定しましょう。

タスクの実行順は、タスク同士の依存関係を確認しながら決めます。

カレー作りに例えるとすれば、野菜の煮込むより前に野菜を切る作業が必要なのはいうまでもありません。
野菜を切らずに煮込んでは、カレーは成立しないからです。

各タスクはただ洗い出した順に実行するのではなく、各タスクの依存関係を確認しながら決定していきましょう。

ステップ④タスク・作業を構造化する

洗い出したタスクの実行順が決まれば、タスクを把握しやすいように構造化します。
ツリー構造のように、大きなタスクに連なる形で小さなタスクを構造化していけば、誰が見ても把握しやすいでしょう。

例えば、野菜のカットを大きなタスクとした場合、にんじんを切る・じゃがいもを切る・たまねぎを切るは小さなタスクです。

同じように各タスクを構造化していけば、誰の目にも把握しやすいWBSになります。

ステップ⑤タスク・作業の担当者を決める

最後に洗い出した各タスクに担当者を割り振れば、WBSとしては完成です。

タスクの割り振りは各担当者の力量にマッチしたものにしましょう。

例えば、力量の足りない新人に難しいタスクを割り振れば、タスクの進捗は思うように伸びないのは明らかです。

プロジェクト完遂のためには、担当者のスキルや経験にマッチしたタスクを割り振りましょう。

WBSの作成を後押しするツール・アプローチ

ただひたすらにタスクを書き出して、タスクを洗い出すのもWBSを作成する際のひとつのアプローチです。

一方、効率的にタスクの洗い出すツールやアプローチは存在します。

本章ではWBSの作成を後押しするツール・アプローチを紹介します。

マインドマップ

個人でタスクを洗い出すには、マインドマップがうってつけのアプローチです。

マインドマップとは、1つのテーマを中心に関連するキーワードを放射状に書き出していく思考法です。

例えば、カレーの作成をテーマとして据えた場合には、以下のようなキーワードが関連して浮かんでくるでしょう。

• 野菜を切る
• カレーを煮る
• 道具を準備する
• 材料を用意する

大まかに浮かんでくるキーワードをさらに細分化すれば、より細かい単位で必要なタスクが浮かび上がってきます。

マインドマップでタスクを洗い出した後、他のメンバーにレビューをもらいましょう。
さらに精度の高いタスクの洗い出しとなります。

マインドマップは、難しいツールなどは必要ありません。
紙とペンさえあれば取り組める点も、マインドマップの強みといえるでしょう。

ブレインストーミング

チームでタスクの洗い出すには、ブレインストーミングがおすすめです。

ブレインストーミングとは複数人で会話をしながら、アイデアを出していく会議手法です。

それぞれが自由にアイデアを出す過程で、アイデアを融合させたり、刺激し合ったりすることでよりクリエイティブさが増す効果があります。

タスクの洗い出しでも、一旦はざっくばらんに意見を出し合ってもらい、最終的な形にまとめれば、よい形になるでしょう。

チームで取り組むため、自分にない発想を得られる点はブレインストーミングの大きなメリットです。

WBSはガントチャートとの組み合わせでスケジュールを可視化

計画的なスケジュール管理には、スケジュールの可視化が必要不可欠です。

WBSはあくまでタスクを洗い出すための手法です。
WBSでのスケジュール管理は、あまり向いていません。

スケジュールを管理したいのであれば、スケジュールが可視化できるガントチャートでの管理がおすすめです。

とはいえ、ガントチャートだけではタスクの洗い出しはできないため、WBSとガントチャートのセットで用いるとよいでしょう。

WBSで洗い出したタスクを進捗管理するのであればLychee Redmine

プロジェクトの完遂に必要なのは、抜け漏れのないタスクの洗い出しと正確な進捗管理です。

必要なタスクの洗い出しには、広い視野で思考できるマインドマップを駆使しましょう。
タスクの抜け漏れがないWBSの完成です。

WBSで洗い出したタスクの正確な進捗管理は、デジタルなツールを用いるとよいでしょう。

プロジェクト管理ツールではスケジュールが可視化できるため、誰でもスケジュール感をつかめる点が大きなメリットです。

タスクの正確な進捗管理をおこないたいのであれば、Lychee Redmineを利用してみましょう。

Lychee Redmineの特徴は、直感的な操作でタスクの進捗管理ができる点です。

タスクの進捗入力はもちろん、ガントチャートを用いたスケジュール表も簡単な操作で作成できます。

Lychee Redmineの月額料金は以下のとおりです。

	フリープラン	スタンダード	プレミアム	ビジネス
1ユーザー/月額	0円	800円	1,200円	1,800円
使用可能な機能	基本機能 タスク管理 カンバン	フリープランの機能 ガントチャート ダッシュボード	スタンダードの機能 工数リソース管理 EVM	プレミアムの機能 プロジェクトレポート チケット関連図
チケット数	5,000件	無制限	無制限	無制限
容量	2GB	200GB	1TB	1TB

WBSを活用して計画的なプロジェクト運営の実現を

今回はWBSを作成する目的や作成方法を解説しました。

WBSは、タスクを洗い出すためのプロジェクト管理手法です。

プロジェクトの計画を立てるにはタスクの洗い出しは欠かせないので、WBSは数多くのプロジェクトで使われています。

Lychee RedmineではWBSによって洗い出したタスクをガントチャートで管理ができます。

ガントチャートによるプロジェクトのスケジュール管理にはLychee Redmineがよいでしょう。

Lychee Redmineでは簡単にガントチャートが作成でき、他の機能とあわせて統合的にプロジェクトが管理が可能です。

スタンダードプランを含め、すべてのプランは30日間無料で利用ができます。
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