「スケジュールの作成が面倒くさいと感じている」

「WBSを活用して予定を管理したい」

スケジュールの作成は仕事の進行には欠かせませんが、作成が面倒に感じることも多いでしょう。

忙しくて工程表や設計についてあまり話し合わずに案件の対応フェーズに入ってしまうことも少なくありません。

Web制作や開発の現場ではWBSが作成される場合が多いですが、活用することで精度の高い予定表が作成できます。

今回の記事では、WBSの作成方法や日程の管理に活かす方法を紹介します。

進捗管理に悩むPMの方は、ぜひ最後までご覧ください。

WBSはスケジュール管理に使われるツール

WBSとは、仕事に必要な作業を洗い出して構造化した図を指します。

仕事の全体像を把握でき、スケジュールのもとにもなります。

特に作業内容が細かくなりやすい開発や、Web制作の現場で作成されることが多いでしょう。

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WBSの目的

WBSは、仕事に必要な作業が抜け漏れないために作成します。

したがって、やるべきことがある程度明確になってから作成しましょう。
やるべきことが定まっていない段階で作成しても、精度が低く形骸化するものとなります。

ToDoや作業内容の抜け漏れが減れば、仕事の効率化やトラブルを未然に防ぐことにつながります。

WBSとスケジュールの関係性

WBSをもとにスケジュール表が作成できます。

WBSは仕事の進捗を管理するのには不向きであり、日程表を別途作成することで進捗管理も可能にします。
日程表を作成しておけば、今時点でどのくらいの仕事を終わっていないといけないのかがすぐ分かります。

もし仕事が遅れていたらメンバーにどういう状況か前もって確認する意識が生まれますし、早ければその分見直しに充てて仕事の精度を高めることが可能です。

よって、WBSとスケジュール表は併用する必要があるでしょう。

WBSの作成方法を5つのステップで解説

ここでは、WBSの作成方法をステップごとに解説します。

ステップ1:目的や目標を決める

まずは目的や目標を決めます。

大体でもゴールがわかっている方が、先を見据えた日程の調整につながります。

例えば、「過去にあった似たような案件のときよりも納期を2日早める」など、具体的に決めるのがコツです。

また、目標は1人で決めるのではなくメンバーとも話し合って決めることで皆からの信頼を得て一体感を生み出すでしょう。

ステップ2:作業を洗い出す

今取り組んでいる仕事の作業工程を想像して、必要な作業を洗い出しましょう。

なるべく細かく分解していくのがコツです。

例えば、開発の全体の大まかな流れは「計画→要件分析→基本設計→開発→テスト→導入」の工程です。
さらに基本設計は「画面帳票設計→DB設計→共通部品設計→プロセス設計→外部インターフェイス設計→運用設計→移行設計」というように分けられます。

可能な限り細分化したら、洗い出した各々の作業にかかる工数を見積もりましょう。

ステップ3:洗い出したタスクの順序を整理する

分解した作業内容の順序を整理します。
このとき、先に依存関係をきちんと整理しましょう。

依存関係とは、作業内容が連動しているものです。
開発案件の例では、パラメータの設計が終わらないと開発が進められません。

特にクリティカルパスに当たる作業は遅延することで仕事全体の進行に影響が出るため、注意が必要です。

ステップ4:タスクを構造化する

順序が整理できれば、作業を構造化させます。

具体的には、同じレベルの作業でまとめて、作業内容を階層化させていく作業です。

ツリー構造にすると、視覚的にも見やすい表になります。

また、この時点で作業内容の漏れが発覚することも多く、漏れていたタスクもこのフェーズで追加しておきましょう。

ステップ5:タスクの担当者や期限を決める

タスク毎に誰が担当するのかと期限をいつまでにするかを決めます。

基本的には「1タスク1担当者」を徹底して決めるのがコツです。

複数の担当者を設定してしまうと、担当者の責任感が薄れることやできる人に仕事が偏る可能性もあるためおすすめしません。

また、クリティカルパス上にある作業は遅延する訳にはいかないため、経験豊富で実績のある担当者を割り振ると良いでしょう。

WBSでスケジュールを作成する3つのメリット

ここでは、WBSで日程を管理するメリットを紹介します。

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①タスクの抜け漏れが防げる

WBSは作業内容を徹底的に洗い出すため、タスクの抜け漏れ防止に非常に優れたツールです。

個人や小規模の人数で対応できる案件であれば作業も少なく記憶していられますが、大規模な案件で記憶のみを頼りにしていては作業内容が漏れてしまいます。

また、メンバーやユーザーそれぞれの責任範囲も共有できるため、無用なトラブルを防止する効果もあります。

②正確な工数を見積もることが容易になる

工数が具体化され、精度の高い見積もりを出せます。

作業をなるべく小さく分解し作業毎に工数を見積もるため、タスク単位の工数をプラスすれば精度の高い見積もりになります。

どんぶり勘定の工数でも仕事は進められますが、途中で誤差を修正しながら進める必要がありトラブルや遅延のもとにもなるでしょう。

③ステークホルダーの満足度が上がる

作業が明確になれば、メンバーはよりきめ細かい対応が可能になります。

したがって、利害関係者が望む完全成功に大きく近づくでしょう。

例えば、見積もり金額をクライアントに提示する場合も、WBSがあれば具体的な根拠を早急に説明できます。
結果、クライアントの安心や信頼を勝ち得ることが可能です。

WBSをより活用できるツール

を作成したいと思っても、初心者の方には何から着手すれば良いかわかりません。

ここでは、WBSをさらに活用できるツールを紹介します。

マインドマップ

マインドマップは、作業を洗い出す方法として有用です。

思考を整理することで、具体的な作業が連想されやすくなります。

例えば、業務改善という目標のイメージとして挙げられるものの1つが社内制度です。
次は具体的にどのような社内制度を整備する必要があるのか、またその必要な社内制度を整備するのに必要な費用はいくらかというようにどんどん具体的な作業が連想されます。

作成したマインドマップはそのまま会議の資料としても利用できるので、資料作成の手間も省けるでしょう。

ガントチャート

作業内容を分解し構造化できたら、あわせてガントチャートを作成することで日程の管理も可能になります。

それぞれ下記のような項目を記載しましょう。

  • 縦軸:作業内容、担当者の名前、作業の開始日と終了日など
  • 横軸:時間、期間など

したがって項目は細分化しすぎず、あくまで仕事全体が管理できるような簡潔な表になるようにしましょう。

WBSやスケジュールの作成におすすめのツール4選

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直感的に利用できるシンプルなデザインが特徴のWBS作成機能があります。

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CrowdLog(クラウドログ)は、工数を入力すればプロジェクトの損益まで自動で表示できるWBSツールです。

入力した工数はガントチャートやGoogleカレンダーなどのカレンダーアプリとの連携も可能で、スケジュール管理もできます。

工数の入力さえ現場のプロジェクトメンバーにきちんと対応してもらえれば、
管理者はログインして作成されている表を見るだけで済みます。

14日間の無料トライアルもあるので、まずは気軽に使ってみてはいかがでしょうか。

WBSを活用して精度の高いスケジュール管理を実施しよう!

今回の記事の内容を以下にまとめました。

  • WBSの作成でタスクの抜け漏れが減り計画がスムーズに進む
  • 作業の洗い出しはなるべく具体的にすべき
  • WBSはスケジュール表も併用して使用することでより効果的になる
  • 作業分解構成図はツールを使用することでより効率的に作れる

作業分解構成図は規模の大きいプロジェクトでは欠かせないもので、スケジュール表と併用することでプロジェクトの進行が円滑に進みます。

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