プロジェクトの進捗管理におすすめのツール4選｜種類や特徴を紹介

プロジェクトを円滑に進めるには、進捗管理が欠かせません。進捗管理が適切に行われていないと、スケジュールの遅延やリソースの無駄遣い、品質の低下といった問題が発生するおそれがあります。

特にプロジェクトマネージャーにとって、適切な進捗管理の方法の把握や、効果的なツールの活用は、プロジェクトを成功に導くカギです。

本記事では、進捗管理の基本的な考え方、具体的な管理手法、進捗管理をスムーズに行うコツやツールを紹介します。進捗管理に課題を感じている方や、より効果的な管理方法を模索している方は、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトの進捗管理とは

プロジェクトの進捗管理とは、目標達成に向けたタスクの進行状況を把握し、計画通りに進めるプロセスです。主な目的は、遅延や問題を早期に発見し、迅速に対応する点にあります。

早い段階で課題を見つけて対策を講じれば、プロジェクト全体への影響を最小限に抑制可能です。

また、目標を可視化すると、チーム全員がプロジェクトのゴールや進行状況をスムーズに共有できます。複数人で取り組むプロジェクトにおいて、目標の可視化は成功のカギを握ります。

プロジェクト管理とタスク管理の違い

プロジェクトは、複数のタスクによって成り立っています。例えば、新商品の発売プロジェクトに対して、下記のようなタスクが必要です。

• コンセプト設計
• マーケティング戦略の立案
• 試作品の開発
• 検証
• 調整
• 市場導入 など

上記のようなタスクの管理も、プロジェクト管理に内包されています。

ただし、タスク管理は、個々のスケジュール調整や優先順位の設定が中心です。一方で、プロジェクト管理は「誰にどういったタスクを割り振るか」「進捗に遅れがないか」など、プロジェクト全体を統括する役割を担います。

プロジェクトを成功させるには、全体の進行管理に加えて、各タスクの適切な管理が不可欠です。

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プロジェクトの進捗管理の手法

プロジェクトの進捗管理に用いられる主な手法として、以下4つを順番に解説します。

• WBS
• ガントチャート
• カンバン
• バーンダウンチャート

WBS

プロジェクトのタスクを階層構造で整理する手法です。日本語では「作業分解構成図」と呼ばれています。

プロジェクトの計画段階で活用されるケースが多く見られます。タスクの抜け漏れを防ぎ、全体の作業を体系的に把握するのに役立ちます。

また、WBSをチーム全体で共有すると、タスクの変更や追加も視覚的にわかりやすくなるのが大きなメリットです。各タスクの担当者を明確にし、ガントチャートなどのスケジュール管理ツールと併用すれば、より効果的な管理が可能です。

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ガントチャート

プロジェクトのスケジュールや作業の進捗をツリー構造や帯状グラフで表したものです。

縦軸に作業項目、横軸に時間を設定し、各作業の進行状況を横棒で視覚的に表します。進行状況を可視化でき、タスクを効率的かつ漏れなく進められます。

主に、企業のプロジェクト管理において広く使用されています。作業の順序や担当者、期間が一目でわかるので、効率的な進行管理が可能です。

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カンバン

トヨタ生産方式から派生したタスク管理手法です。「未着手」「進行中」「完了」などの列を設け、タスクを進捗状況に応じて移動させてタスクの状況を把握します。

最大のメリットは、プロジェクト全体の作業状況が明確になる点です。

また、カンバンで作成した表は一目見れば他人のタスク進捗がわかります。話すべき内容がわかり、他のメンバーに話しかけやすくなるのもメリットです。

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バーンダウンチャート

プロジェクトの進捗状況やタスクの消化状況を視覚的に把握しながら進行管理を行う際に活用するグラフです。縦軸には未完了のタスクの量や工数を、横軸には経過時間を設定し、実績と予定を比較します。

タスクの消化速度や総作業量の推移を視覚化できます。進捗状況を一目で把握するのに役立つ手法です。

プロジェクトの進捗管理によって得られる効果

進捗管理を適切に行えば、スケジュールの遅延やリソースの無駄を防ぎ、プロジェクトを円滑に進められます。

進捗管理によって得られる主な効果は、以下の4つです。

• 情報共有がしやすくなる
• 作業の抜け漏れ・遅延を防げる
• メンバーのモチベーション向上につながる
• タスクを公平に割り振れる

上記4つの効果について、順番に詳しく解説します。

情報共有がしやすくなる

プロジェクトを成功に導くには、チームメンバーやステークホルダー間の円滑な情報共有が不可欠です。進捗管理を適切に行うと、最新の状況を把握しやすくなり、メンバー間の認識のズレを防げます。

タスクごとの進捗状況が把握できていると、コミュニケーションも円滑に行えます。進捗遅れが発生した際に、チーム内で迅速なフォローが可能です。

作業の抜け漏れ・遅延を防げる

プロジェクトを進める上で、タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延は大きなリスク要因です。計画通りに進めるには、進捗管理を徹底し、各タスクの状況把握が重要です。

プロジェクトの進捗管理にあたって、WBSを作成してタスクを細かく分ければ、必要な作業を明確化できます。また、チェックリストの導入によって、必須タスクをリスト化して実施状況を確認すれば、抜け漏れの防止が可能です。

タスク管理ツール（例：Lychee Redmine、Trello、Asanaなど）を活用し、各メンバーが進捗を確認できる環境を整えるのもおすすめです。見逃している作業があっても、すぐに気付けます。

メンバーのモチベーション向上につながる

進捗管理によってタスクやスケジュール、リソースなどが可視化されます。目標達成までに必要なプロセスが明確になり、メンバーは自分がチーム全体に貢献していると実感できます。

タスクの細分化によって、小さな成功体験を積み重ねられるようになり、達成感を得やすくなるのもメリットです。

また、定期的な進捗共有により、メンバー同士の状況理解が促進されます。役割分担が明確化され、助け合いの文化醸成につながります。

結果として、チームメンバーのモチベーション向上が期待できます。

タスクを公平に割り振れる

プロジェクトを円滑に進めるには、各メンバーへのタスク配分を公平にする工夫が重要です。不公平感が生じるとメンバーのモチベーションが低下し、成果物の質やタスクの進行に悪影響を及ぼします。

進捗管理を適切に行えば、各メンバーの業務負荷を可視化でき、公平なタスク分担が可能です。例えば、タスクごとの担当者や作業量を管理ツールや表で整理すれば、忙しいメンバーと余裕のあるメンバーを一目で把握できます。

結果的に、作業が集中しているメンバーに負担が偏らないよう、タスクの再分配を迅速に行えます。

プロジェクトの進捗管理を効果的に行うコツ

進捗管理を効果的に進めるには、次のような工夫が重要です。

プロジェクト全体を見て優先順位を決める

プロジェクトの全体像を明確にし、各タスクの優先順位を決定します。優先順位が明確であれば、重要な作業から順に効率的に進められ、複雑なプロジェクトでも管理がスムーズに進みます。

タスクを細かく分解する

タスクをできるだけ細かく分けるのも効果的です。一つひとつの作業が具体的で小さくなれば、各メンバーの進み具合がわかりやすくなり、情報共有やコミュニケーションも円滑化します。

急なトラブルにも迅速に対応でき、プロジェクトを安定的に進行できます。

専用ツールを導入する

プロジェクトの進捗管理を成功させるには、専用ツールを導入するのも効果的です。専用ツールの使用により情報共有が迅速化し、リアルタイムで進捗状況を把握できます。

プロジェクトの進捗管理に専用ツールを使うと、主に以下のようなメリットが得られます。

メリット	詳細
進捗の可視化	ガントチャートやカンバンで作業状況を視覚的に確認できる
情報共有の迅速化	リアルタイムで更新情報がメンバー間で共有される
工数管理がしやすい	タスクごとの所要時間や遅延状況がすぐに把握できる
報告の負担軽減	自動的にレポート作成機能があるツールも存在する

プロジェクトマネージャーやメンバーの業務負担を減らし、効率的に管理を進められます。

プロジェクトの進捗管理ツールの種類

プロジェクトを効率的に進めるには、適切なツールを活用した進捗管理が不可欠です。本章では、プロジェクトマネージャーが導入を検討すべき進捗管理ツールの代表的な種類を2つ紹介します。

タスク管理に強いタイプ

タスク管理やガントチャートなど、タスクや工数、スケジュールに関する機能が充実しているタイプです。機能がタスク管理に特化しているだけに比較的扱いやすい点も特徴で、ツール操作に不安がある方でも比較的容易に扱えます。

また、導入や運用にかかるコストも比較的低いので、タスク・スケジュール管理に課題を感じている企業やコストを抑えたい企業におすすめです。

総合的な管理ができるタイプ

タスクやスケジュールだけでなく、コストやリソースなど多岐にわたる管理機能も備わっています。加えて、分析機能などプロジェクト管理に求められる機能が多く搭載されているタイプです。

様々な視点で高度な管理ができます。そのため、予算管理や原価管理などを分析して収支改善に取り組みたい方や、大人数がかかわるプロジェクトを管理する方などに向いています。

一方で、多機能なだけに操作が複雑なツールもあるので注意が必要です。

プロジェクトの進捗管理ツールを選定する6つのポイント

プロジェクトの成功には、進捗管理ツール選びが非常に重要です。自社のプロジェクト内容やチーム構成に合わないツールを選ぶと、かえって管理の手間が増えるおそれがあります。

本章では、プロジェクトマネージャーが進捗管理ツールを選ぶ際に押さえておきたい6つのポイントを紹介します。

• 自社の目的に沿った機能があるか
• メンバー全員が使える操作性か
• 利用料金は適切か
• サポート体制は整っているか
• 対応言語に問題はないか
• クラウドタイプかインストールタイプか

順番に詳しく解説するので、プロジェクトの進捗管理ツールを選ぶ際にお役立てください。

自社の目的に沿った機能があるか

プロジェクト管理ツールには多くの種類があり、ツールによって実現できる内容や得意分野が違います。そのため、ツールを選ぶ際はツールごとの特徴をしっかりと確認して、自社の目的に沿ったものを選びましょう。

また、自社が抱える課題の明確化も重要です。タスク管理をより効率化したい、メンバーのリソースが空いているので効率的に活用したいなど、組織の課題を具体的に抽出した上でツールを選びましょう。

課題を抽出する際は、管理者だけで考えるのではなく、現場のメンバーへの確認も大切です。結果として、有効性の高いツールの導入につながります。

メンバー全員が使える操作性か

たとえ高機能で自社の課題解決につながるツールを導入したとしても、プロジェクトメンバーが扱えなければ意味がありません。プロジェクト管理ツールを導入する際は、メンバー全員が扱えるものを選びましょう。

プロジェクト管理ツールによっては、一定期間トライアルが可能であったり、少人数であれば無料で利用できたりするものもあります。まずはトライアルで試してみたり、小規模で運用してみたりなど、操作感を確かめた上で正式導入するのもおすすめです。

利用料金は適切か

プロジェクト管理ツールの料金体系は、大きく従量課金型と月額固定型に分かれています。プロジェクトの規模や関わる人数が同じでも、料金体系の違いによって最終的な支払いは変わるので、正確な把握が重要です。

また、ツールごとに初期費用もツールによって違います。必要な初期費用やランニングコストと得られる効果を比較して、継続的に利用できるツールを選びましょう。

サポート体制は整っているか

サポート体制が整っているかも重要な選定ポイントです。多くのツールには、不具合発生時や緊急時のサポート体制が整えられています。

しかし、サポート内容や対応の手厚さはツールによって違います。緊急時にも慌てないように確認しておきましょう。

主に、確認すべき内容は以下の通りです。

• 対応可能日時
• 連絡方法（電話・メール・チャットなど）
• サポート範囲（質問対応だけなのか・導入や運用支援もあるのか）

対応言語に問題はないか

ツールを選定する際は、自社で使われている言語に対応しているかどうかを確認する必要があります。外国語表記のみのツールを導入すると、現場のスタッフが正しく操作できず、進捗管理の効果が薄れる可能性があります。

ツール選定時には、自社のプロジェクトに関わるメンバー全員が使えるよう、以下のポイントを確認しましょう。

項目	チェックポイント
操作画面の言語	日本語に対応しているか、英語だけではないか
マニュアルの言語	操作マニュアルやヘルプページが日本語に対応しているか
サポート体制の言語	日本語でのサポートや問い合わせ対応が可能か

進捗管理ツールを効果的に活用するには、プロジェクトのメンバー全員がストレスなく操作できる環境が必須です。特にグローバル展開している企業や外国人スタッフが多い企業では、複数言語対応のツールを選ぶと、情報共有や進捗状況の管理が円滑化します。

クラウドタイプかインストールタイプか

プロジェクト管理ツールには、クラウドタイプとインストールタイプの2種類があります。

クラウドタイプは、データをオンライン上に保存するので、場所を選ばずにアクセスできるのが最大のメリットです。チーム間での情報共有がスムーズになる上に、異なるツール間の互換性が高いものも多いので、環境を選ばず利用できます。

ただし、インターネット接続が必須のため、オフライン環境では利用できない点には注意が必要です。

一方、インストールタイプは、アプリケーションを自分のPCや社内サーバーに直接インストールし、ローカル環境で管理する方式です。インターネット環境に左右されず安定して利用できるのが強みです。

社内のセキュリティポリシーに準拠しやすいので、機密情報を扱うプロジェクトに適しています。

ただし、外部との情報共有がクラウド型に比べて難しい課題があります。特に他社やフリーランスと協業する場合、データのやり取りが煩雑になりやすい点に注意が必要です。

プロジェクトの進捗管理におすすめのツール5選

数ある進捗管理ツール・アプリの中から、使いやすく導入実績が豊富な5つを紹介します。

• Lychee Redmine
• Backlog
• Trello
• Jooto
• Microsoft Excel

各々の特徴や機能などを比較検討し、自社のプロジェクトに最適なツールを選びましょう。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、導入社数7,000社以上の実績を持つプロジェクト管理ツールです。ガントチャートをはじめ、カンバンなどの進捗管理に役立つ機能が多く備わっている点が特徴です。

中でもガントチャートを活用すれば、タスク同士の依存関係やマイルストーンを見ながら進捗を確認できます。イナズマ線やクリティカルパスなどを使って遅延を特定でき、すぐにキャッチアップが可能です。

進捗管理に役立つポイントは、以下の機能も挙げられます。

• クラウドで利用でき、導入するだけで進捗管理が容易になる
• プロジェクト管理に必要な機能が備わっているので、全員が情報を確認できる環境をすぐに作れる
• すべてのメンバーがリアルタイムの進捗を確認できる
• 機能間でデータ連携がされており、ある機能での変更が他の機能にも反映される

Lychee Redmineの料金プランは、以下の通りです。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

有料プランで30日間の無料トライアルも実施しており、利用にあたってクレジットカードの登録も不要で始められます。プロジェクト管理ツールの導入を検討中の方は、ぜひ一度試してみてください。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは、システム開発や広告業界を中心に幅広く利用されているプロジェクト管理ツールです。多機能ながら直感的に使えるデザインとなっており、1つのプラットフォームからプロジェクトメンバー全体の作業状況を把握可能です。

開発、デザイン、マーケティングなど必要な業務に分けてプロジェクトを作成できるので、課題作成と作業の整理が簡単にできます。ユーザーの権限管理も振り分けられるので、規模の大きいプロジェクトであっても問題なく利用できます。

また、スマートフォンやタブレットで利用できる専用アプリケーションも用意されており、外出先でも手軽に進捗状況のチェックが可能です。全プラン30日間無料トライアル期間があるので、1か月間で使いやすさを試してみたい方におすすめです。

Trello

引用：Trello

Trelloは、プロジェクト管理における生産性向上を目的としたツールです。誰が扱っても管理できるように、ボードやリスト、カードの3種類から管理方法を選択できます。作業に必要な内容を1つにまとめられるので、直感的な管理も可能です。

管理するタスクには、会話や添付ファイルや納期などを設定できます。自動化機能「Butler」を設定すれば基本的なルーティン作業を削減できる点や、多くの外部ツールとも連携できる点も魅力です。

無料版でも多くの機能を使えるので、すぐにプロジェクトで利用してみたい方におすすめです。

Jooto

引用：Jooto

Jootoは、シンプルなデザインと充実したサポート体制があるプロジェクト管理ツールです。ドラッグ&ドロップのみで直感的かつシンプルに操作でき、付せんのような感覚で管理ができる点も大きな特徴です。

複数のプロジェクトも1つのダッシュボードで一括管理できるので、複数のプロジェクトを同時進行する場合にも向いています。

ツールの導入から定着化までを、プロジェクトの成功を専門のアドバイザーがサポートしてくれるので、初めて導入する企業でも安心して利用できます。

Microsoft Excel

引用：Microsoft Excel

プロジェクトの進捗管理ツールを導入したいと考えるなら、Microsoft Excelの検討もおすすめです。なぜなら、多くの企業で導入済みであり、新たに費用をかけずに導入できるからです。

Microsoft Excelは、多くの人が使い慣れている表計算ソフトです。そのため、新しいツールを導入する際に発生しがちな操作方法の学習コストがほとんどかかりません。

また、Microsoft Excelには、進捗管理に役立つテンプレートが豊富に用意されています。例えば、日々の作業スケジュール、シンプルなToDoリスト、マイルストーン付きのプロジェクトタイムラインなど、多様な種類が揃っており、手軽に活用できるのがメリットです。

ただし、多くのテンプレートはシンプルな設計になっているので、自社の運用に合わせてカスタマイズが必要です。複数人での同時編集が難しく、リアルタイム更新がしにくい課題もあります。

さらに、データの上書きやテンプレートのレイアウト崩れが発生するリスクもあります。最新版のデータを把握しづらくなる場合もあるので、慎重な運用が求められます。

自社の課題にあわせてプロジェクト進捗管理ツールを導入しよう

プロジェクトの進捗を適切に管理するには、常に最新の進捗状況を正確に把握しておく必要があります。タスクや関係者が多いプロジェクトをサポートする場合は、多くの機能を持つプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

Lychee Redmineは、いかなる規模のプロジェクトであっても対応できる機能を備えているだけではなく、操作性がシンプルで適切なサポートを受ける際もスムーズです

現在はすべての有料プランで30日間のトライアルを実施でき、クレジットカードの登録も不要です。気になった方はぜひご利用ください。