無料で使えるタスク管理ツール5選！選び方も徹底解説

「タスク管理ツールを導入したいけど何がいいのか……」
「タスク管理をして効率よく作業を進めたい」

上記のように考えている方は多いのではないでしょうか。

タスク管理ツールを導入すれば、作業効率及び業務の質の向上が見込めます。

しかし、さまざまなツールが存在している中で、自社に合ったものを選ぶのは簡単ではありません。

そこで本記事では、自社に合ったツールを選択できるように、おすすめのツールや選び方を解説します。
タスク管理ツールをお探しの方は、ぜひ参考にしましょう。

タスク管理ツールとは？

 

タスク管理ツールとは、業務やタスクを小さな単位で管理するためのツールです。
適切なタスク管理により、各タスクの進捗状況や業務量の把握がしやすくなります。

例えば、自社の課題解決に取り組む場合は以下の明確な情報が必要です。

• プロジェクトの進捗状況
• ToDo
• 作業状況

タスク管理ツールを利用することで、業務を可視化し、進捗状況を一目で把握できます。
優先すべきタスクを明確化できれば、無駄な時間を使わずに適切な対処をすることが可能です。

また、タスクを整理せずに進めてしまうと、作業漏れや期日までに間に合わないなどのトラブルが発生することがあります。
適切にツールを活用すれば、プロジェクトの進捗も可視化できるため、タスク漏れや遅延を防止する上で役立ちます。

以上の理由から、タスクを整理して効率的かつ正確に業務を行うためには、ツールの導入が必要不可欠です。

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タスク管理とプロジェクト管理のツールの違い

タスク管理とプロジェクト管理は、同じような用語として認識されていますが、それぞれのツールは異なる用途で使用されます。

ここでは双方の違いを正しく認識するため、異なる点を2つご紹介します。

• 使用者の裁量が違う
• タスクの集合体がプロジェクト管理

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使用者の裁量が違う

プロジェクト管理ツールは主にマネージャーが使い、タスク管理ツールは主にメンバーが使用します。
両者の違いは業務における裁量です。

プロジェクト管理ツールは、現場を仕切るプロジェクトマネージャー（管理者）向けツールです。
目標達成に向けて進捗状況を管理するため、全体を把握すべきである管理者が主に使います。

一方、タスク管理ツールは担当メンバーが自ら管理し、個々の裁量で操作します。自分には今どのようなタスクがあるのか、タスクの進捗はどれくらいか、などを自己管理する上で役に立つものです。

上記のように、タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールは、使用者の裁量によって使い分けられます。

タスクの集合体がプロジェクト管理

プロジェクト管理とタスク管理は、業務の規模が異なります。

プロジェクトでは、大きな目標を達成するために計画を立てたり、組織チームを作成したりします。
そのため、スケジュール管理やチームメンバーのタスク状況を把握できる、プロジェクト管理ツールが必要になります。

一方、タスクはプロジェクトの中にある小さい単位の業務です。
管理者が各メンバーに割り当てた作業を、ミスなくこなすためにタスク管理ツールが必要になります。

つまり、タスクの集合体であるプロジェクト管理には、俯瞰的な視点で把握できるツールを、タスク管理には個人が業務をこなす際に役立つツールを使用します。

タスク管理ツール導入のメリット3つ

タスク管理ツールの導入で「見える化」が可能になり、業務の無駄を減らせます。

ここでは、タスク管理ツール導入時のメリットを以下3つ解説します。

1. 進捗状況を可視化できる
2. タスク漏れを防げる
3. 業務の質が向上する

メリット1.進捗状況を可視化できる

進捗状況の可視化によって、全体像を把握できる点は大きなメリットです。

可視化することで現在行っているタスクのスケジュール管理ができるため、仕事の予定を組む際に役立ちます。
「どの業務を優先すべきなのか」「いつまで終わらせる必要があるのか」が明確になり、先を見通して仕事に取り組むことが可能です。

このようにタスク優先度を把握できると、どのタスクから進めればよいのかを一目で把握できるため、業務効率がアップします。

メリット2.タスク漏れを防げる

タスク管理ツールを使うと、割り当てられたタスクを忘れずに処理できます。

前述で解説した通りタスクを可視化できるため、適切に管理すれば抜けや漏れがなくなります。

ツールを使って一箇所で管理すれば、いつでもタスクを一覧で確認できるため、未完了のタスクが明確になります。
さらに、完了したタスクにチェックを付けておくと、漏れ防止の精度が向上します。

多くのタスクを抱えているビジネスパーソンにとって、抜け漏れは生じがちなものです。

抜け漏れなく、確実に仕事をこなすために、タスク管理ツールの使用を始めてみましょう。

メリット3.業務の質が向上する

メリット3つ目は、タスク管理ツールを使うことで業務の質が向上する点です。

タスク管理ができていると、やるべきことが明確になり、1つの業務に集中できます。
そのため、業務の質が向上し、ミスの低減につながります。

タスク管理ツールを使わないと、頭の中だけで考えて可視化できていなかったり、タスク内容や納期の整理がうまくいかなかったりと、混乱が生じやすくなります。
スケジュール管理の面でも散漫になり、仕事の質が低下してミスをする可能性が高くなるでしょう。

タスク管理ツールを使い、頭の中をクリアにして業務の質を向上させましょう。

失敗しないタスク管理ツールの選び方3つ

ツール選びを失敗しないために、選定ポイントをきちんと把握しておきましょう。

ここでは、タスク管理ツールを選ぶ際の注意点について以下の3つをご紹介します。

• 無料トライアルはあるのか
• セキュリティ対策はされているか
• 必要な機能は搭載されているか

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ポイント1.無料トライアル・プランはあるのか

無料トライアル期間やフリープランがあるツールを選びましょう。

タスク管理ツールにはさまざまな機能や表示形式があり、使用感は試してみないと分かりません。
そのため、一度使ってみて機能や使用感を確かめる必要があります。

また、ツールは初期費用や月額費用がかかるケースもあります。
費用を払ってから「使いにくい」と感じても支払ったコストは戻ってきません。

タスク管理ツールをいくつか比較し、きちんと見極めることが大切です。
なるべくフリープランや無料トライアル期間があるツールを導入し、実際に使ってみて納得したのちに導入しましょう。

ポイント2.セキュリティ対策はされているか

タスク管理をする上でセキュリティ対策は必須です。

タスク管理ツールを導入する場合はセキュリティリスクが高まるため、セキュリティ対策が充実しているツールをおすすめします。

セキュリティ対策の中には、ユーザーのアクセス制限やIPアドレスの制限、システム監視や暗号化通信などの機能があります。
これらの機能が備わっていれば、情報漏洩のリスクを最低限にできます。

また、パスワード不要でログインできる「シングルサインオン」といった機能を搭載しているツールもあります。
パスワードの盗み見を防止できる上、ログインもスムーズになり効率的なタスク管理を実現できます。

ツールを導入する際、セキュリティ機能も選定基準の1つとして見ておきましょう。

ポイント3.必要な機能が搭載されているか

自社に必要な機能を備えたツールなのかを見極めましょう。

最も使いたい機能が備わっていないと、導入しても意味がありません。
そのため、自社のプロジェクトや業務に必要な機能があるものを選定しましょう。

必要な機能は企業によって異なるものですが、最低限以下の項目は確認しておきたいポイントです。

・ダッシュボード機能
・ToDoリスト
・ほかのツールと連携できる機能
・スケジュール管理
・レポート機能

求める機能が複数ある場合は優先順位を付けておくと、プラン選びの際にも役立ちます。

おすすめタスク管理ツール5選

タスク管理ツールにはそれぞれ、特徴や機能などに違いがあります。
比較しながら検討しましょう。

ここでは、無料で使えるタスク管理ツールを5つ厳選してご紹介します。

• Lychee Redmine（ライチレッドマイン）
• Wrike（ライク）
• Todoist（トゥドゥイスト）
• jooto（ジョートー）
• Taskworld（タスクワールド）

ツール1.Lychee Redmine（ライチレッドマイン）

画像引用：Lychee Redmine　公式

Lychee Redmineは、タスクを細分化して効率化できる「チケット」、進捗状況を把握できる「ガントチャート」など、豊富な機能を兼ね備えています。

必要な機能を追加オプションで選べる点も優秀で、無駄なコストの削減が可能です。

さらに、メールサポートやウイルス・マルウェア対策も完備しており、初心者でも安心して導入できます。

難しい操作もなく、製造業やソフトウェア開発など幅広い業界から利用されています。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。

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ツール2.Wrike（ライク）

画像引用：Wrike　公式

Wrikeは、3つの形式の中からタスク管理方法を選択できるツールです。

表示形式は「ボード」「リスト」「テーブル」の3つから選択可能で、いつでも進捗状況に応じてカスタマイズできます。

また、進捗状況や目標をレポートできる機能もあり、ミーティングなどの資料としても活用できます。

レポートをまとめつつ、業務効率化を目指すのであればWrikeを検討してみましょう。

ツール3.Todoist（トゥドゥイスト）

画像引用：Todoist　公式

Todoistは無駄を省いたシンプルなデザインが特徴のツールです。

シンプルでありながらタスクの優先度や進捗状況を細かく把握でき、タスク管理に必要な機能を完備しています。

また、タスクの優先度を設定でき、緊急性が高い業務から処理しつつ、グラフ化された進捗を目視できます。

とにかく無駄を省いてスマートにタスク管理をしたい方は、Todoistを検討してみましょう。

ツール4.jooto（ジョートー）

画像引用：jooto 公式

jootoはタスクをカードで管理するカンバン方式のツールです。

基本操作は非常にシンプルなドラッグ＆ドロップのみです。

しかし、基本的な機能は備えており、進捗状況を確認できるガントチャートも搭載しています。

ダッシュボードも見やすいため、PC操作にあまり自信がない方は、jootoを検討してみましょう。

ツール5.Taskworld（タスクワールド）

画像引用：Taskworld　公式

Taskworldは、スマートフォンアプリで外出中でもタスク管理できるツールです。

APIを使用すれば外部連携ができるほか、いつでもどこでもタスク管理ができます。

また、UIが非常に見やすく、操作性に優れている点もメリットの1つです。

直感的な操作性を求めているのであれば、Taskworldをおすすめします。

タスク管理ツールの導入で効率化を目指そう

タスク管理ツールは、抱えている業務の進捗状況を可視化できるため、業務の漏れがなくなり質の向上が見込めます。

ツール選びをする際は、自社に合ったものをよく比較検討することが大切です。
使いやすさや料金、セキュリティ面や機能を主な選定基準とし、適切なツールを選びましょう。

ご紹介した「Lychee Redmine」はタスク管理において業種を選ばず利用できる優れたツールです。

本記事を参考にして、ツールを使った本格的なタスク管理を始めてみてはいかがでしょうか。