仕事効率化・生産性アップ 
課題管理は、プロジェクト進行を妨げる課題を適切に発見・分析・解決することで、プロジェクトを成功へ導く重要な役割を担っています。
しかし、課題管理を適切に行うためには、課題の発見や優先度の設定、メンバーへの情報共有などを常に行う必要があるため簡単ではありません。
本記事では、課題管理実施の効果、運用時のポイントなどについて解説します。
課題管理に適したおすすめツールも紹介するので、課題管理に困っている方はぜひ参考にしてください。
課題管理とは
課題管理とは、プロジェクトの進行過程で生じた問題を把握し改善へと導くことです。
プロジェクトの進行を妨げる事象や要因は、状態に応じて「リスク」「問題」「課題」の3つに分類できます。
| リスク | 今後発生する可能性のある「進行を妨げる事象や要因」 |
| 問題 | すでに発生している「進行を妨げる事象や要因」のうち、原因が不明なもの |
| 課題 | すでに発生している「進行を妨げる事象や要因」のうち、原因が判明しているもの |
プロジェクトが予定通り進むことは稀であり、多くの場合、何らかの問題が発生し遅延が生じるものです。そのため、プロジェクト進行を本来の流れに戻すために、問題の原因を見つけ、影響度に応じて確実かつ順序よく処理していく活動が課題管理です。
課題管理を適切に行うことで、以下の効果が得られます。
- 発生した課題を漏れなく対処できる
- 複数ある課題をプロジェクトへの影響度に応じて順序よく対処できる
- 課題の対処をしっかりと完了させられる
課題管理は、プロジェクトのスムーズな進行において重要な役割であるといえるでしょう。
課題管理とタスク管理の違い
「課題」と「タスク」は、ケースによっては同じような意味で使われる言葉ですが、「課題管理」と「タスク管理」は大きく異なります。
それぞれの管理内容は以下の通りです。
| 課題管理 | プロジェクト進行を妨げる事象・要因の対処を管理すること |
| タスク管理 | プロジェクト達成に必要な作業・仕事の進捗やリソースを管理すること |
また、課題管理とリスク管理も、進行を妨げる問題を管理する点では同じですが、管理範囲が異なります。
| 課題管理 | すでに発生している問題を、どのように対処するかを管理すること |
| リスク管理 | 今後発生する可能性のある問題を、どのように軽減・解消するかを管理すること |
内容を混同させてしまうと、プロジェクト進行に悪影響をおよぼす恐れもあるため、役割の違いを明確にしておきましょう。
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課題管理により得られる3つの効果
課題管理により得られる効果は以下の3つです。
- 課題対応の抜け漏れを防げる
- 課題を適切な順序で対処できる
- 課題対応の進捗を把握できる
順番に詳しく解説します。
課題の対応を漏らさずできる
課題管理を実施することにより、課題への対応を漏らさずにできるようになります。
課題管理ができていない場合、以下のような状況に陥る可能性があります。
- 課題が認知できない
- 課題に気づいても「対応がわからない」「この程度であれば問題ない」と放置してしまう
結果、大きな問題へと発展し、プロジェクト進行に重大な悪影響をおよぼすのです。
課題管理を実施することで、問題が早期に発見できるだけでなく、問題の具体的な内容や重要度、対応状況などを詳細に把握できるようになります。
結果、プロジェクト進行に大きな影響をおよぼす前に課題を解決できるようになるため、スムーズにプロジェクトを進めることができます。
課題を適切な順序で対処できる
課題管理の実施により、課題を適切な順序で対処可能です。
プロジェクトが進行する過程では、様々な問題が発生するものです。しかし、課題に対処するためのリソースは限られているため、すべての問題を同時に対処することはできません。
課題管理を適切に行うことにより、課題の重要度・優先度が明確になります。結果、適切な順序で課題を対処できるようになるため、プロジェクト進行への影響を最小限に抑えることが可能です。
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課題対応の進捗を把握できる
課題管理を実施することで対応状況を可視化し、関係者全員で共有できるため、迅速かつ効果的な対応が可能となります。
プロジェクトは規模が大きくなるほど関わる人数が多くなります。比例して課題も多く複雑になるので、課題処理が滞ったり、放置されたままになるリスクも高まります。
課題管理を適切に行うことにより、対応の進捗を追いかけることができるため、確実に課題対応を完了させることが可能になるのです。
課題管理を運用する際のポイント
課題管理を運用するポイントを4つ紹介します。
- 必要な情報をしっかりと記入する
- 課題の規模を問わずすべて管理する
- 完了条件を明確にする
- 対応方法を共有・蓄積する
順番に詳しく解説します。
必要な情報をしっかりと記入する
課題管理は、必要な情報を正確に記入することがポイントです。
記入が必要な項目は以下の通りです。
| 項目 | 記入内容・ポイント |
| 課題のタイトル | どのような課題か一目で分かるようにする |
| 課題の詳細 | 課題の具体的な内容について記載する |
| 記載者 | 誰が課題を記録したのかを明記する |
| 記載日 | いつ課題を記録したのかを明記する |
| 課題の対応方針 | 対応の方向性を誰にでもわかる表現で具体的に記載する |
| 完了条件 | どのような状態になれば完了とするかを記載する |
| 想定工数 | 解決に必要なおおよその工数を記載する |
| 対応期限 | 対応を完了させなければならない日を明記する |
| 担当者 | 解決に向けて推進する担当者を記載する |
| ステータス | 未着手・対応中・完了などの課題対応状況を一目でわかるように記載する |
抜け漏れや情報の食い違いを生まないためにも、記入内容や書き方のルールを決めておくとよいでしょう。
課題の規模を問わずすべて管理する
発生した課題は規模を問わずすべて管理することが重要です。
どんな小さな問題も見逃してしまうと、後になってプロジェクト進行を妨げる大きな要因にもなり得ます。
影響度が小さいからといって課題を見逃すのではなく、むしろ課題が小さい内に対応する気持ちですべての課題を管理することが重要です。
完了条件を明確にする
完了条件を明確にしておくのも、課題管理の重要なポイントです。
完了条件がなかったり曖昧な場合、メンバー間で認識のズレが発生しやすくなり、以下のような問題が発生します。
- 課題が解消されないまま完了となってしまう
- 小さかった課題が大きな課題となって顕在化する
トラブルを未然に防ぐためにも、完了条件は必ず設定することが重要です。また、設定する際は誰が見ても明確にわかるよう、できるかぎり具体的に示すようにしましょう。
対応方法を共有・蓄積する
課題の対応方法をメンバーに共有し、蓄積しておくことも重要なポイントの一つです。
課題解決に必要なことをチーム内で共有しておけば、似たような問題が発生した際に、効率的に課題を解決できるようになります。場合によっては、メンバーが問題となる前に自分で対応してくれることも期待できるでしょう。
また、対応方法を蓄積しておくことで、次回以降のプロジェクトでも活用できます。多くのデータを蓄積することでプロジェクトを重ねるごとにスムーズな進行ができるようになるため、情報共有は必ず行うようにしましょう。
適切な課題管理にはツールの活用がおすすめ
課題管理の実施には、ツールの活用がおすすめです。
課題管理を適切に行うためには、常にデータを更新・改善するだけでなく、チームメンバーに情報共有をする必要があります。
プロジェクト管理ツールなど課題管理に適したツールを利用すれば、情報を一元化できるため、データ変更や管理にかかる手間を大きく削減可能です。
また、クラウド型のツールであれば、メンバーへリアルタイムに情報共有もできるため、情報共有を確実かつ簡単に行えるようになります。
おすすめの課題管理ツールを4つ紹介
課題管理に適したおすすめのツールを以下の4つ紹介します。
- Lychee Redmine
- Stock
- Jooto
- Asana
各ツールはすべて課題管理に適していますが、それぞれに機能や料金が異なるため、以下を参考に自社に合ったツールを見つけましょう。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、7,000社の実績を持つプロジェクト管理ツールです。
Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバンなどプロジェクト進行をサポートする機能が豊富に備わっており、規模や業種を問わずどのようなプロジェクトにも対応が可能です。
また、リソースやコストなどさまざまな角度からの分析ができるだけでなく、メンバーとの情報共有もリアルタイムでおこなえるため、適切な課題管理の実施を大きくサポートしてくれます。
現在は、すべての有料プランに30日間の無料トライアルを利用できますので、ツールの導入を検討されている方は、ぜひ一度操作性を試してみてください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
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プロジェクト管理をして作業効率化を向上するためにLychee Redmineの導入を検討していませんか？当記事では、Lychee Redmineの詳細やメリット.....
Stock
引用：Stock
Stockは、情報共有を目的として作られた管理ツールです。
Stockでは非常にシンプルな操作でスムーズに情報共有が可能なため、共有の漏れを大きく削減できます。
タスク管理機能も備わっており、チャットツールのように情報が流れないので、タスク管理がしやすいのも特徴です。
また、Slack、Chatwork、Evernoteなど、使用者が多いチャットツールとの連携にも対応しています。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは、豊富な機能と直感的な操作性をもつプロジェクト管理ツールです。
Jootoは、ドラッグ＆ドロップのみで直感的に操作することができるため、パソコンが苦手な方でも簡単に利用できる管理ツールです。タスク管理やガントチャート、数値管理など機能も充実しているので、課題管理を大きくサポートしてくれるでしょう。
4名までは基本機能をすべて使える無料プランも用意されています。小規模プロジェクトやスモールスタートで試してみたい企業におすすめのツールです。
Asana
引用：Asana
Asanaは、190ヵ国以上の国で利用されているプロジェクト管理ツールです。
AsanaのTo-Doリスト機能は、各課題の優先度・緊急度を考慮したリストを作成・共有できるため、課題処理の優先度をすばやく把握して対応することが可能です。
また、ダッシュボードにはプロジェクトやチームごとに必要な情報が集約されているため、リアルタイムで最新情報を共有できる点も適切な課題管理に適しています。
課題管理を適切に行いプロジェクトをスムーズに進めよう
課題管理は、プロジェクトの成功に欠かせない役割を担っています。
しかし、課題の発見や、解消する順序の設定、メンバーへの共有など、管理するべき内容が多く、適切に管理するのは簡単ではありません。そのため、管理の負担を減らし効率的に課題を処理する専用ツールの利用がおすすめです。
Lychee Redmineは、課題管理に役立つ機能を多く備えたプロジェクト管理ツールです。操作性やサポート体制なども充実しており、ツール操作に不安がある方でも安心して利用できます。
現在、有料プランを30日間無料で試すこともできるので、ツールの導入を検討中の方はぜひ一度試してみてください。
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