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「プロジェクトの正しい意味を知りたい」「プロジェクトを成功させるコツは？」
このように、ビジネスにおいてプロジェクトという言葉を使う場面は多くあります。しかし、実際に「プロジェクト」という言葉を知っていても、なんとなく使っていて「より詳しく知りたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、プロジェクトの意味やプロジェクト成功のコツについて解説します。役に立つ管理ツールの機能についても解説しますので、最後までぜひご覧ください。
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プロジェクト（project）の意味とは
プロジェクトとは、目的を達成するための業務計画のことです。プロジェクトを進行・達成させるために編成されたチームを「プロジェクトチーム」と呼びます。
プロジェクトの特徴は下記の通りです。
- 目標を達成するために必要な複数の業務の集まりである
- 目標の規模は関係ない
- 機械やAIだけでなく人の手を介している
- 達成期限が決まっている
- スタートとゴールが明確化している
上記の他にも、プロジェクト途中の管理や進捗確認が必要などの特徴もあります。
プロジェクトの定義と特徴
プロジェクトとは、特定の目的を達成するため、あるいは新しい事業や業務を成功させるために行われる業務であると定義付けられます。プロジェクトには、明確な期限が設定されていることが特徴的です。
プロジェクトの成功とは、定められた期限内に目標を達成することを意味します。そのため、効果的なスケジュール管理や進捗管理が重要です。
特定の目標を持つ業務であっても、期限が設定されていない場合はプロジェクトとは呼びません。
プロジェクトの役割
ビジネスにおいて、プロジェクトに期待される役割・目的は多岐にわたりますが、ここでは代表的な内容を紹介します。
プロジェクトは、特定の目標や成果を達成するために施行されます。プロジェクトを通じて、組織は新しい製品を開発する、市場での競争力を向上させるなどの成果を得ることが可能です。
また、プロジェクトは、適切に管理しながら進行することで、時間・予算・人材などのリソースを効果的に配分しながら、最大限の成果を出せるようになります。
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プロジェクト管理とタスク管理の意味の違い
プロジェクト管理としばしば混同されている言葉に、タスク管理があります。これら2つの言葉の持つ意味の違いを理解しておきましょう。
プロジェクト管理は、目標を達成させるために進めるべきプロジェクトを管理することです。これに対して、タスク管理とは、プロジェクトの中に含まれる一つひとつのタスクを管理することです。
プロジェクト管理では、プロジェクトの管理者がメンバーの進捗状況を管理します。 一方で、タスク管理はプロジェクトメンバーそれぞれが自身の裁量によって、タスクを管理するのが一般的です。
プロジェクト管理とタスク管理は密接な関係を持っています。親と子のような関係、といえば分かりやすいでしょうか。
プロジェクト管理の成功には、効果的なタスク管理が必要不可欠です。
プロジェクトとタスクの管理方法
ここでは、プロジェクトとタスクそれぞれの基本的な管理方法を順番に紹介します。
まず、プロジェクト管理は、大まかに以下のような方法で進めていくのが一般的です。
- 目標設定：明確かつ達成可能な目標を設定し、プロジェクトの全体像を把握する
- 計画策定：プロジェクトのスコープやスケジュール、予算を定める
- リソース管理：人材、資金、機材などのリソースを適切に割り当てる
- リスク管理：潜在的なリスクを特定し、対策を立てる
- 進捗管理：定期的に進捗をチェックし、必要に応じて計画を調整する
続いて、タスク管理の基本的な方法・手順を以下にまとめました。
- タスクの定義：個々のタスクを明確にし、責任者を割り当てる
- 優先順位付け：各タスクの緊急性や重要性をもとに、優先順位を設定する
- 進捗追跡：各タスクの進捗を監視し、スケジュール通りに進行しているか確認する
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プロジェクトを進行するメンバー
実際にプロジェクトを進行させていくのは、以下のようなメンバーです。
- プロジェクトマネージャー
- チームリーダー
- チームメンバー
それぞれの役割を順番に解説します。
プロジェクトマネージャー
プロジェクトの計画・立案やプロジェクトが計画に沿って進むように管理や調整する役割を、プロジェクトマネージャーといいます。プロジェクトマネージャーが管理・調整する内容は多岐にわたり、以下がその内容の例です。
- スケジュール
- タスク
- スコープ
- コスト
- 品質
- リソース
- 関係者
プロジェクトマネージャーは上記すべての管理に加えて、日々発生する問題に対応する必要があります。
難しい役割ですが、うまくマネジメントすることで、プロジェクト進行がスムーズになります。逆にうまくいかなかった場合は、プロジェクトが失敗する可能性も出てくるでしょう。
チームリーダー
チームリーダーは、現場の指導者として、プロジェクトチーム全体を管理し、プロジェクトの進行を促進する役割を持ちます。別名、「プロジェクトリーダー」とも呼ばれる立場です。
チームリーダーの主な業務は、チームメンバーに具体的な仕事を割り振ることや、チームをサポートすることなどです。チームメンバーと密に連携し、プロジェクトがスムーズに進むように支援します。
チームリーダーには現場での実践的なノウハウが必要不可欠です。そのため、一般的にはシステムエンジニアやプログラマなど、経験豊富な人材がその役割を担います。
チームメンバー
チームメンバーは、プロジェクトの実行において核となる存在です。彼らの主な役割は、チームリーダーから割り当てられたタスクを完了させたり、問題解決のために現場からのフィードバックを上層部に伝えたりすることです。
大規模なプロジェクトではチームの人数が多くなる傾向があるほか、長期にわたるプロジェクトでは途中でメンバーが入れ替わることもあり得ます。
チームメンバーに経営者のような広範な視点は求められませんが、それぞれが担当するタスクを正確にこなすことがプロジェクトの成功には必要不可欠です。
まため、チームメンバーには、仲間との協力とコミュニケーション能力が求められます。
プロジェクトの進め方
基本的に、プロジェクトは以下のステップに沿って進めていきます。
- プロジェクト計画の策定
- メンバーのアサインメント
- プロジェクトの実行と進行管理
- プロジェクトの達成や終了
- ふりかえりと次期プロジェクトの検討
各ステップでやるべきことを順番に解説します。
1.プロジェクト計画の策定
プロジェクトを実行に移すためには、多くのことを具体的に決めなければなりません。まずはマネージャーがプロジェクト遂行に必要な項目を明確にし、実行可能な状態にすることが求められます。
具体的には、主に以下の内容を定める必要があります。
- プロジェクトの目的・ゴール
- プロジェクト成功の判断基準
- チームメンバー
- プロジェクトのリスク
- プロジェクトのメリットやリターン
- 予算
- タスク
- スケジュール
上記を具体的にし正確な計画を立てた上で、プロジェクトを実行段階に移します。
2.メンバーのアサインメント
次に、計画に沿ってプロジェクトを進行させるために必要なスキルや経験を持ったメンバーを選び、それぞれの役割と責任を明確に定めます。ここでは、チームメンバー間で役割と期待値を共有し、協力し合える関係を築くことが大切です。
また、チームメンバーがそれぞれの能力を最大限に発揮できるよう、働きやすい環境を作ることも重要です。例えば、適切なトレーニングやサポートを行う環境や、メンバーが互いに刺激し合い相乗効果を生み出すような環境を提供しましょう。
3.プロジェクトの実行と進行管理
以降は、プロジェクトの実行フェーズに移ります。ここはプロジェクトマネージャーが主力となり、プロジェクトの進行管理を実施していくステップです。
具体的には、以下の業務を実施しプロジェクト進行を管理します。
- チームやメンバーへの指示
- プロジェクト全体の把握
- 発生した問題への対応
- 各関係者との会議など
他にも、よりスムーズにプロジェクト進行ができるように、新しい方法の模索や知識のインプットなども並行して行う必要があります。
4.プロジェクトの達成や終了
プロジェクトの最終段階においては、達成された成果を評価し、プロジェクトの終了処理を行います。
この段階では、作成された成果物の品質やプロジェクトの目標達成度合いを検証し、予め定められた成功基準に照らし合わせて評価します。この評価プロセスを通じて、プロジェクトが目指した目標をどの程度達成したかを明確にします。
5.ふりかえりと次期プロジェクトの検討
ふりかえりを行い、プロジェクトの進行過程や成果を詳細に分析します。この過程で得られたフィードバックや教訓を文書化し、これらの学びを次のプロジェクトに活かすための資料とします。
最後にプロジェクトの結果をまとめた最終報告書を作成し、プロジェクトを正式に締めくくります。報告書は、今後のプロジェクト計画の策定や改善のための参考資料として活用しましょう。
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プロジェクトを成功させる5つのコツ
ここからは、プロジェクトを成功させるコツを、以下の内容で解説します。
- 適切な計画と目標設定を行う
- チームの役割を明確にする
- 常に進捗管理と調整をする
- 余裕を持ったスケジュールを策定する
- チーム全体のモチベーションを維持する
それでは見ていきましょう。
1.適切な計画と目標設定を行う
目標設定の際には、現実的かつ達成可能な目標を定めることが重要です。高い目標を設定することが必ずしも良いとは限らず、実現不可能な目標はチームに過度のストレスを与え、組織に悪影響を及ぼす可能性があります。
簡単に到達できないような目標を設定することは良いものの、現実的で実行可能なレベルなのか考慮することが大切です。
2.チームの役割を明確にする
プロジェクトの効率的な管理のためには、チームメンバーの役割を明確にすることが重要です。タスクが重複しないように、各メンバーが担当する業務をはっきりさせることで、誰が何をするのかが明瞭になります。
プロジェクトの全タスクをリスト化し、それに基づいて役割を割り振ることで、混乱を避け、迅速な意思決定が可能になります。
また、自分のタスクだけでなく、他の関係者がどのような役割を担っているかをチーム全体が理解していると、プロジェクトの進行がスムーズになります。各メンバーの役割をはっきりさせることは、プロジェクトの効率性を高める上で重要です。
3.常に進捗管理と調整をする
プロジェクト管理では、計画の立案から完了に至るまでに多くの段階があります。各段階での進捗管理と適時の調整は、プロジェクトの目標達成に不可欠な要素です。
プロジェクトの進行状況を定期的にチェックすることで、計画通りに進んでいるかどうかを確認しましょう。チームメンバー間での透明なコミュニケーションを確立し、タスクの進捗状況を共有します。
ガントチャートやダッシュボードを用いて、進捗状況を視覚化し、目標達成に向けた道のりを明確にすることも大切です。
プロジェクトの進行中に予期せぬ問題や変更が発生した場合、対応するため計画の見直しを行います。定期的にリスクを再評価し、必要に応じて対策を講じましょう。進捗状況に応じて、リソースを最適に再配分することも大切です。
4.余裕を持ったスケジュールを策定する
4つめのコツは、余裕を持ったスケジュールを策定することです。プロジェクトは、日々の業務の中で様々な問題が発生します。
問題に対処するためには、人員や予算の調整が必要になるかもしれません。余裕のないプロジェクトでは、計画内での調整が難しくなります。
最悪の場合、納期の遅れにもつながりかねません。できるだけ余裕のあるスケジュールを組みましょう。
5.チーム全体のモチベーションを維持する
プロジェクトをスムーズに進めるために、チーム全体のモチベーションは重要です。いくら計画に余裕があったとしても、メンバーのモチベーションが低ければプロジェクトは失敗してしまいます。
メンバー全員に高いモチベーションを持ってもらえれば、想定以上にプロジェクト進行がスムーズになるでしょう。
メンバーのモチベーションを高めるためには、メンバーを「家来」のように扱ってはいけません。プロジェクトを進める「仲間」として接し、全員一丸となってプロジェクト成功を目指す意識が必要です。
プロジェクト運営に役立つ管理方法
プロジェクト進行をスムーズにするために、管理方法も決めましょう。ここでは、プロジェクト管理に効果的な2つの管理方法を紹介します。
カンバン｜タスクの進捗状況を一目で把握する
カンバンはタスク管理に効果的なツールです。カンバンを活用することでタスクが「見える化」され、タスクの進捗状況を一目で把握できるようになります。
タスクの抜け漏れやタスクの遅れも簡単に確認できるため、すぐに対応できるようになるでしょう。
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ガントチャート｜プロジェクト全体の進捗を一目で把握する
ガントチャートは、プロジェクト管理や開発において使われる工程管理表のことです。導入することにより、プロジェクト全体の進捗が一目で把握できるようになります。
また、チーム全体と作業進捗の共有が容易になります。全体の進捗がすぐに分かるため、プロジェクトに遅れがあった場合の素早い調整が可能です。
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中規模以上のプロジェクトを管理する場合は、専用ツールの導入も検討してください。
プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」には、カンバン機能やガントチャート機能をはじめ、プロジェクト管理に必要な機能が数多く用意されています。
カンバンの活用によって、タスクが可視化され、タスクの進捗状況を一目で把握することが可能です。また、ガントチャートを用いれば、プロジェクト全体の進捗が把握しやすくなるでしょう。
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プロジェクトとは、目標を達成するための計画のことを言います。また、プロジェクトには管理する役割のプロジェクトマネージャーが不可欠です。
プロジェクトマネージャーの存在は、プロジェクトの成否を左右するほど重要です。しかし、プロジェクトを適切に管理するのは難しく、誰でも簡単にできることではありません。
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