業務管理ツールのおすすめ5選！業務効率化ツール選びのポイントも解説

業務の効率化や生産性の向上は、いかなる業界や企業でも避けて通れない重要な課題です。こうした課題の解決にあたって、業務管理システムの導入が注目を集めています。

業務管理ツールには、プロセスの自動化、タスク管理、データの統合・分析など、さまざまな機能が搭載されています。導入によって得られるメリットも多岐にわたります。

しかし、市場には非常に多くの業務管理ツールが存在しています。どういった基準で選ぶべきか、自社に最適な機能は何かを判断するのは簡単ではありません。

本記事では、業務管理ツールの選び方のポイントを解説しつつ、業務効率化に役立つおすすめのツールを5つ紹介します。自社に最適な業務管理ツールを選び、業務の効率化に取り組みましょう。

業務管理ツールとは

業務管理ツールとは、タスクの進捗管理やプロジェクト全体のスケジュール、リソースの配分などを効率的に行うソフトウェア・プラットフォームを指します。

業務効率の改善やトラブルの防止などを目的に導入されています。 業務管理ツールの機能は種類によってさまざまで、解決できる課題も多種多様です。

機能の一例を挙げると、業務可視化やタスクの優先順位付け、進捗追跡などを可能にし、作業効率化をサポートしてくれます。また、チーム内外でのコミュニケーションの円滑化にも役立ちます。

複数のプロジェクト・タスクを並行して進める必要がある場合、業務管理ツールは時間と労力の節約に大いに役立ちます。各メンバーの作業進捗や担当業務がリアルタイムで共有でき、リソースの最適化やコミュニケーションの効率化も図れます。

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業務管理ツールの種類

業務管理ツールにはさまざまな種類があり、各ツールが異なるニーズに対応しています。下記の表に、代表的な業務管理ツールの種類と主な特徴をまとめました。

業務管理ツールの種類	特徴
タスク管理ツール	タスク管理ツールは、日々の業務の進捗や、個々のタスクを効率的に管理するツールです。 個人や小規模チームの作業を整理して優先順位付けや期日設定を行い、効率的なタスク処理をサポートします。
工程管理ツール	製造業や建設業を中心に、複数の工程が絡む業務の進行管理に特化したツールです。 各工程の進捗をリアルタイムで把握し、問題が発生した場合に迅速に対処できるようサポートします。
案件管理ツール	営業やコンサルティング、建設業などの分野を中心に、個々の案件の進行状況や売上予測を管理する際に使用されます。 クライアントごとの情報を統合し、案件ごとの進捗を把握しやすくします。
プロジェクト管理ツール	複数のタスクや工程を含むプロジェクト全体を管理するツールです。 大規模なチームや複雑なプロジェクトに対応し、タスクの進捗、リソースの配分、予算管理などを一元化できます。

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業務管理ツールを導入するメリット

本章では、業務管理ツールを導入するメリットについて、使用例を交えて解説します。

業務を見える化でき、効率化につながる

業務管理ツールを導入する大きなメリットの一つに、業務の見える化が挙げられます。タスクやプロジェクトの進捗状況、リソースの配分などを誰でも把握できます。

各メンバーにおけるタスクの進捗状況を瞬時に把握でき、計画修正やリソース再配分が迅速に行えます。各タスクの優先順位や期日が可視化されるため、緊急性の高い業務が明確になり、リソースの最適な配分も可能です。

また、タスクの遅延やボトルネックが発生した際も即座に気付けるので、早期に対策を講じられます。以上の結果として、チーム全体の効率向上に大きく貢献します。

ナレッジマネジメント推進により業務の属人化を防止できる

業務管理ツールの導入によって、企業のナレッジマネジメントが強化され、業務の属人化を防止できます。属人化とは、特定の従業員に業務知識やノウハウが偏り、特定の人がいないと業務が停滞してしまう状態を指します。

業務管理ツールを利用すれば、プロジェクトやタスクに関する情報や進捗状況、ファイルなどを一元管理し、組織全体で共有可能です。結果として、業務の属人化を防止できます。

業務管理ツールは、個々の従業員が持つノウハウやスキルを記録し、蓄積する場としても機能します。特定の業務に関する知識がツール内に残るので、他のメンバーが知識を参照してスムーズに業務を進められます。

データの一元管理でコスト削減や柔軟な働き方の推進につながる

業務管理ツールの利用により、プロジェクト・タスクのデータ・ファイル・進捗状況を一つのプラットフォームに集約できます。従業員は情報を探す際に複数のシステム・フォルダを行き来せずに済み、情報検索やタスク管理にかかる時間が大幅に短縮されます。

データの一元管理により、オフィス外からでも必要な情報やタスクにアクセスでき、リモートワークを効果的に推進できます。リモートでもリアルタイムでの業務進捗確認やタスクの割り振りが可能となり、オフィスにいる場合と同様の環境で業務を進められます。

自社に適した業務管理ツールの選び方

業務管理ツールの導入によりさまざまなメリットが期待できます。しかし、適切なツールを選ばないと、業務効率化にはつながりにくいです。

本章では、自社に適した業務管理ツールの選び方として3つのポイントを解説します。

導入ニーズを明確にしてツールに求める機能を洗い出す

なぜ、業務管理ツールを導入するのか、ニーズを明確にしましょう。目的が曖昧だと、適切なツールを選定するのが難しいです。

次に、現状の業務フローを見直し、問題点を探りましょう。業務管理ツールの導入によって改善したい部分を明確にできます。

そして導入目的と現状分析を基に、業務管理ツールに求める機能をリストアップします。業務の規模やプロジェクトの複雑さによって必要な機能は異なるので、マネジメント層だけでなくチームの意見も取り入れましょう。

操作性や導入のしやすさが優れているか確認する

業務管理ツールを選定する際、ツールの機能やコストだけでなく、操作性や導入のしやすさも非常に重要です。たとえ優れた機能を持っていても、使い勝手が悪かったり、導入までに多くの時間・コストがかかったりすれば、効果的な活用が難しいです。

操作性とは、ツールの使いやすさや直感的なインターフェース、習熟のしやすさを指します。業務管理ツールは日々の業務で頻繁に使うものであるため、誰でも簡単に操作できなければなりません。

また、導入後のサポート体制やユーザーガイドが充実していることも、長期的に安心して使い続ける上で大きなポイントです。

他のツールやシステムとの連携性をチェックする

業務管理ツールは、メールやファイル共有、会計ソフトなどさまざまな業務アプリケーションとデータ連携できる場合が多いです。連携がスムーズに行えないと、手動でデータを移行したり、複数ツールを個別に管理したりする手間が生じ、業務負担が増えます。

APIや専用の統合プラットフォーム、サポート体制などをチェックしながら、自社に最適なツールを選定しましょう。

業務管理ツールのおすすめ5選

本章では、おすすめの業務管理ツールを5つピックアップし、機能や特徴を中心に紹介します。自社の環境・プロジェクトに適したツール選びにお役立てください。

Lychee Redmine｜多機能で使いやすいプロジェクト管理ツール

Lychee Redmineは、導入社数7,000社を突破しているプロジェクト・タスク管理ツールです。操作性に優れ、ツール操作に不安のある方でも安心して利用できます。

APIやCSVを活用すれば、 Slackや Outlook、 Googleカレンダーなどとの連携もできます。

Lychee Redmineには無料プランと有料プランが用意されています。無料プランは、期間の制限なく無料で利用できますが、主に使える管理機能はカンバンだけとなっているのでご注意ください。

有料プランからは、ガントチャートをはじめプロジェクトを管理するさまざまな機能が利用できます。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

プロジェクトを円滑に進めていく上で業務管理ツールの活用を考えている場合には、ぜひLychee Redmineの導入をご検討ください。

jooto｜親しみやすいシンプルなデザインのタスク管理ツール

引用：jooto

jootoは、シンプルなデザインと直感的な操作が魅力のタスク・プロジェクト管理ツールです。ドラッグ＆ドロップで簡単にカンバンを作成でき、プロジェクトの進行状況や各メンバーのタスクが一目で確認できるのが特徴です。

さらに、ガントチャートやプロジェクト全体のタスク管理、予実管理など、さまざまな機能にも対応しています。

GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどとの連携で、タスクの開始日や締め切りを表示したり、チャットアプリで通知を受け取ったりも可能です。日常のタスク管理からプロジェクト全体の管理まで、業種やチームの規模に関わらず幅広く利用されています。

Notion｜社内の情報共有に強いタスク管理ツール

引用：Notion

Notionは、仕事の効率・スピードの向上に役立つコネクテッドワークスペースです。Wikiや書類、プロジェクトを一括で管理でき、情報の確認や共有をスムーズに行えます。

タスク管理にはテンプレートが用意されており、タスクや課題はカード形式で整理されます。チームメンバーが作成したタスクの中から自身が担当するものを簡単に確認でき、進捗状況をリアルタイムで把握可能です。

さらに、ドラッグ＆ドロップで整理できるナレッジベースのテンプレートを使えば、社内情報の編集・更新・共有も誰でも簡単に行えます。一度編集すれば同期されたすべての場所に変更が反映されるので、更新漏れの防止や、転記作業の手間を省けます。

また、英語や日本語を含む7カ国語に対応しており、国際的なチームでも活用可能です。

TimeCrowd｜業務時間の可視化に役立つ工数管理ツール

引用：TimeCrowd

TimeCrowdは、各メンバーが各業務に費やしている時間を記録し、視覚的に把握できる時間管理ツールです。タスクの開始と終了時にワンクリックで打刻するだけで、簡単に作業時間を記録できます。

さらに、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部ツールと連携すれば、自動打刻も可能です。計測されたデータは自動的に集計されるので、管理の手間を大幅に軽減します。

リアルタイムで稼働状況を確認できるので、課題を迅速に発見し、適切な対策を講じられます。

Slack｜業務の進捗管理に役立つコミュニケーションツール

引用：Slack

Slackは、多くの企業で導入されているコミュニケーションツールです。チームの業務進捗を可視化する上で役立ちます。

PCやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスからアクセスでき、インターネット環境さえあれば手軽に利用できます。主な特徴は以下の通りです。

• ファイル共有が簡単にできる
• 絵文字などを使ったカジュアルなコミュニケーションが可能
• メッセージのお気に入り機能で重要な情報にすぐアクセスできる
• 多様なツールと連携でき、カスタマイズも柔軟に対応

さらに、Slackはカスタマイズ性が高く、他の業務管理ツールとの連携が簡単に行えます。非対応のツールも設定次第で連携できる柔軟さが魅力です。

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多機能で使いやすい業務管理ツールならLychee Redmine

本記事では業務管理ツールとは何か、できることやメリット、おすすめのツールについて紹介しました。

業務管理ツールでできることはツールごとの違いが大きいので、目的や必要な機能を確認して選ぶことが大切です。目的を整理して、必要な機能を把握していれば、失敗しない業務管理ツール選びができます。

数ある業務管理ツールの中でも、Lychee Redmineの導入がおすすめです。

Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバンなどプロジェクト管理に役立つ機能を豊富に備えています。操作性や導入のしやすさに優れており、プロジェクトの規模や人を選ばずに使えるので、非常に使い勝手が良いです。

有料プランも30日間は無料でお試しできるので、ぜひ申し込みをご検討ください。