「プロジェクトの正しい意味を知りたい」
「プロジェクトを成功させるコツは?」

ビジネスにおいて、プロジェクトという言葉を使う場面は多いと思います。

実際に「プロジェクト」という言葉をよく使っている方でも、なんとなく使っており「もっと詳しく知りたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

この記事ではプロジェクトの意味や、プロジェクト成功のコツについて解説します。
タスクなど、混同されやすい言葉についても解説しますので、最後までぜひご覧ください。

プロジェクトの意味を詳しく解説

プロジェクトとは、目的を達成するための業務計画のことです。
プロジェクトを進行・達成させるために編成されたチームを「プロジェクトチーム」と呼びます。

プロジェクトの特徴は以下です。

  • 目標を達成するために必要な複数の業務の集まりである
  • 目標の規模は関係ない
  • 機械やAIだけでなく人の手を介している
  • 達成期限が決まっている
  • スタートとゴールが明確化している

上記の他にも、プロジェクト途中の管理や進捗確認が必要などの特徴もあります。

プロジェクトとタスクの違い

プロジェクトと同じように使われる言葉に「タスク」がありますが、実は違いがあります。

プロジェクトは「目的を達成するための計画」という意味であるのに対し、タスクは「プロジェクト達成に必要な作業のひとつ」という意味です。

例えば「新しい店をオープンする」という目標を設定したとします。

この場合「新しい店をオープンする」というのがプロジェクトです。
「人員の面接・採用」「設備の用意」など、新しい店をオープンするために必要な作業が、タスクになります。

プロジェクトとタスクは切っても切れない関係

プロジェクトとタスクは密接な関係を持っています。
親と子のような関係、といえばわかりやすいでしょうか。

プロジェクトの成功には、タスクのスムーズな進行が必要不可欠です。

プロジェクトとプロダクトの違い

同じく間違いやすい言葉として「プロダクト」があります。

プロジェクトが「計画」であるのに対し、プロダクトは製品や商品の「制作物・成果物」という意味です。
実物の製品だけでなく、アプリやソフトウェアなどもプロダクトといいます。

語感がとても似ているので、つい使ってしまうかもしれません。
しかし、意味はまったく違うので注意しましょう。

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プロジェクトを成功へ導くにはプロジェクトマネージャーが重要

プロジェクトの計画・立案やプロジェクトが計画に沿って進むように管理や調整する役割を、プロジェクトマネージャーといいます。

プロジェクトマネージャーが管理・調整する内容は多岐にわたり、以下がその内容の例です。

  • スケジュール
  • タスク
  • スコープ
  • コスト
  • 品質
  • リソース
  • 関係者

プロジェクトマネージャーは上記すべての管理にくわえ、日々発生する問題に対応する必要があります。

とてもむずかしい役割ですが、うまくプロジェクトマネジメントすることで、プロジェクト進行がスムーズになります。

逆にうまくいかなかった場合は、プロジェクトを失敗する可能性も出てくるでしょう。

プロジェクトマネージャーの重要性

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの成否を左右する非常に重要な存在です。

ここからは、プロジェクトマネージャーの具体的な重要性について解説します。

  • プロジェクト進行がスムーズになる
  • 問題に対する早期の発見・対応ができる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

プロジェクト進行がスムーズになる

プロジェクトにおいて、メンバー間での連携は重要です。

同じチーム内のメンバーであれば何もしなくても問題ないかもしれません。
しかし別チーム間の連携などは、プロジェクトマネージャーによる調整が必要不可欠です。

もし連携がとれていなければ、チーム間でタスクの抜け漏れや情報の偏り、リソースのムダなどが発生する可能性が高くなります。

プロジェクトマネージャーがチーム全体をつなぎ、さまざまな問題を未然に防ぐことでスムーズなプロジェクト進行が可能です。

問題に対する早期の発見・対応ができる

プロジェクト進行においては、日々さまざまな問題が発生します。
また、問題は対応が遅れれば遅れるほど、プロジェクトへの影響度が大きくなることも。

プロジェクトマネージャーが進捗確認を毎日することにより、問題をすぐに発見することができます。
また全体の把握ができているため、すぐに適切な対応が可能です。

問題が発生しそうな箇所を事前に察知し、未然に防ぐことが重要です。

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プロジェクトマネージャーがおこなう業務

プロジェクトマネージャーには、さまざまな業務があります。
大きく分けると「プロジェクト計画の策定」と「プロジェクト進行の管理」の2つです。

ここからは、プロジェクトマネージャーがおこなう2つの業務について解説します。

プロジェクト計画の策定

プロジェクトマネージャーがおこなう大きな業務のひとつが「計画の策定」です。

プロジェクトを実行に移すためには、多くのことを具体的に決める必要があります。
それらプロジェクト遂行に必要な項目を具体的にして、実行可能な状態にするのがプロジェクトマネージャーの大きな仕事です。

プロジェクトマネージャーは、おもに以下の内容を具体的にする必要があります。

  • プロジェクトの目的・ゴール
  • プロジェクト成功の判断基準
  • チームメンバー
  • プロジェクトのリスク
  • プロジェクトのメリットやリターン
  • 予算
  • タスク
  • スケジュール

上記を具体的にし正確な計画を立てた上で、プロジェクトを実行段階に移します。

プロジェクト進行の管理

プロジェクトマネージャーのもうひとつの大きな業務が「プロジェクト進行の管理」です。

具体的には、以下の業務を実施しプロジェクト進行を管理します。

  • チームやメンバーへの指示
  • プロジェクト全体の把握
  • 発生した問題への対応
  • 各関係者との会議など

他にも、よりスムーズにプロジェクト進行ができるように、新しい方法も模索や新たな知識のインプットなども並行する必要があります。

プロジェクトの教科書「PMBOK」とは

PMBOKは、Project Management Body of Knowledgeの略称で、プロジェクトマネジメントに関する内容を体系的にまとめたものです。

PMBOKには「できるだけ高い品質を、できるだけ早く低コストでプロジェクトを達成できるようにする」という目標を掲げられています。

また目標の達成には、2つの要素が重要と定めています。
2つの要素とは「5つのプロセスの実行」と「10個の知識エリアの理解」です。

PMBOKでは上記2つの要素について、詳しく学べます。
しかし、「管理を上手にする方法」といった具体的なノウハウが書かれていない点には注意が必要です。

PMBOKは、アメリカの非営利団体であるPMIが1987年に「A Guide to the Project Management Body of Knowledge」で発表したものが基になっています。

その内容は多くの場所で評価され、現在ではプロジェクトマネジメントの世界標準といわれています。

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プロジェクトを成功させるコツを5つ紹介

ここからは、プロジェクトマネージャーとしてプロジェクトを成功させるコツを、以下の内容で解説します。

  1. メンバーとのコミュニケーションを密にする
  2. 余裕を持ったプロジェクトを策定する
  3. チーム全体のモチベーションを維持する
  4. 管理帳票を活用する
  5. プロジェクト管理ツールを使う

それでは見ていきましょう。

①メンバーとのコミュニケーションを密にする

メンバーとのコミュニケーションを密にすることはとても重要です。

プロジェクトの規模が大きくなるにつれ、メンバー全員の状況を把握することは困難になります。
そのため、メンバーに問題が発生していても気づけない状況が発生してしまう場合もあります。

このような事態を避けるために、日頃からプロジェクトメンバーとコミュニケーションをとりましょう。

コミュニケーションがしっかりとれていると、こちらが気づけない問題があった時でもメンバーから報告してくれるかもしれません。

また報告がなかったとしても、普段との様子の違いからプロジェクトマネージャーが気づける可能性が高まります。

②余裕を持ったプロジェクトを策定する

2つめのコツは、余裕を持ったプロジェクトを策定することです。

プロジェクトには、日々さまざまな問題が発生します。
問題に対処するためには、人員や予算の調整が必要になるかもしれません。

余裕のないプロジェクトだと、計画内での調整がとてもむずかしくなります。
最悪の場合、納期の遅れにもつながってしまいますので、できるだけ余裕のあるスケジュールを立てましょう。

③チーム全体のモチベーションを維持する

プロジェクトをスムーズに進めるためには、チーム全体のモチベーションはとても重要です。
いくら計画に余裕があったとしても、メンバーのモチベーションが低ければプロジェクトは失敗してしまいます。

逆に、メンバー全員に高いモチベーションを持ってもらえれば、想定以上にプロジェクト進行がスムーズになるでしょう。

メンバーのモチベーションを高めるためには、メンバーを「家来」のように扱ってはいけません。
プロジェクトを進める「仲間」として接し、全員一丸となってプロジェクト成功を目指す意識が必要です

④管理帳票を活用する

プロジェクト進行をスムーズにするためには、管理帳票も活用しましょう。

ここでは、プロジェクト管理に効果的な2つの帳票を紹介します。

カンバン

カンバンはタスク管理にとても効果的なツールです。

カンバンを活用することでタスクが「見える化」され、タスクの進捗状況を一目で把握できるようになります。

タスクの抜け漏れやタスクの遅れも簡単に確認できるため、すぐに対応できるようになるでしょう。

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ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクト管理や開発において使われる工程管理表のことです。
導入することにより、プロジェクト全体の進捗が一目で把握できるようになります。

また、チーム全体と作業進捗の共有が容易になります。
全体の進捗がすぐにわかるため、プロジェクトに遅れがあった場合の調整がすばやく可能です。

プロジェクト管理ツールを使う

中規模以上のプロジェクトを管理する場合は、専用ツールの導入も検討してみてください。

プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」には、カンバン機能やガントチャート機能をはじめ、プロジェクト管理に必要な機能が数多く用意されています。

多機能ではありますが、ツールの操作も直感的にできるため、ツール操作に不慣れな方でも問題ありません。
またサポートも充実しており、不明な点もすぐに解消できます。

Lychee Redmineには、無料のフリープランも用意されています。
気になる方は、まずは無料のフリープランから、Lychee Redmineの優れた機能を体感してみてください。

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プロジェクトの意味を知りプロジェクトを成功へ導こう

プロジェクトの意味や成功のコツについて解説しました。

プロジェクトは、目標を達成するための計画のことをいいます。
またプロジェクトには、管理する役割のプロジェクトマネージャーがいます。

プロジェクトマネージャーの存在は、プロジェクトの成否を左右するほど重要です。
しかし、プロジェクトを適切に管理するのはとてもむずかしく、誰でも簡単にできることではありません。

プロジェクト管理に課題を抱えている方は、プロジェクト管理を大きくサポートしてくれる管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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