「タスクが抜け漏れてしまう」

「タスク管理ツールに記載しても見るのを忘れてしまう」

仕事が多忙なときは、どうしても頭で内容を整理できず仕事の抜け漏れが発生してしまうものです。

普段は問題ない方でも、繁忙期になると途端に仕事の抜け漏れが発生し周りに迷惑をかけていると感じている人も多いのではないでしょうか。

そのような方々には、ToDoの活用がおすすめです。

物忘れが多く周りに迷惑をかけていることに課題を感じている社会人は、ぜひ最後までご覧ください。

ToDoとは?

ここでは、ToDoとは何なのかについて説明します。

ToDoリストについて

ToDoとは、「いつかすべきこと、しなければならないこと」を意味します。

つまり、「明確な期限は決まっていないが、やるべきことをまとめたリスト」ともいえるでしょう。

例えば、特段期限は決められていない社内にナレッジを共有するための資料作成などがToDoです。
期限は決まっていませんが、作成することで仕事が円滑に進みやすいでしょう。

タスクとToDoの違い

タスクはToDoと違い期限があります。
処理しないと、仕事の運営に支障がでるものです。

例えば開発の現場であれば、設計が記載されたパラメータシートの作成は期限を守らなければ計画の大幅な遅延につながるでしょう。

計画が狂えば、そのまま他の計画もなし崩し的にうまく回らなくなります。

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ToDoリストの作成方法

ここでは、ToDoリストの作成方法を紹介します。

①ToDoをリストアップする

いつかすべきことを可能な限りピックアップしましょう。

普段から思いついたときにやるべきことを記録するクセがついていれば、このフェーズはスムーズに進むでしょう。

以下を意識してリストアップすると、運用の際に見やすいリストとなります。

  • 具体的か
  • 進捗を管理できるか
  • 現実的に達成が可能な期限か

例えば、「提案資料の作成」ではなく「A社にて必要になる提案資料の作成」という風に、より具体的に上記のような形でToDoを洗い出しましょう。

②ToDoの期限を決める

次に、期限を設けます。

期限を設定することでスケジュールに落とし込め、より業務が調整しやすくなります。

期限は、無理がなく長すぎない期限を設定することがコツです。

厳密に決まっていないToDoもあるでしょうが、仮でもよいので期限を決めておきましょう。

③優先順位を決める

ToDoの優先順位を決めましょう。

優先順位を決めるときは、時間管理のマトリックスの活用がおすすめです。
時間管理のマトリックスでは、ToDoを以下の4つに分けます。

  1. 重要度が高く、緊急度も高い
  2. 重要度が高いが、緊急度が低い
  3. 緊急度が高いが、重要度が低い
  4. 重要度も緊急度も低い

上に行くほど優先度が高まりますが、2番と3番はケースバイケースです。

意識せず仕事を進めていると緊急度が高い3番を優先させてしまう傾向にあります。
ですが実際には2番のほうが重要なので、2番のToDoの優先順位を上に持ってくることをおすすめします。

④種類で分ける

ToDoを種類で分けます。

無作為にToDoがまとめられているだけではリストが見にくく、目的のToDoを見つけるのが難しくなります。
特にToDoが細かく分けられるプロジェクトの場合、その傾向が顕著です。

種類で分けすることで見やすくなり、仕事もより円滑に進みます。

ToDoリストを活用するメリット

ここでは、ToDoリストを活用するメリットを紹介します。

ToDoの抜け漏れが減る

リストを作成しておくことで、すべきことの抜け漏れが防止できます。

人の記憶には限界があるため、記載されたものがないと忘れてしまいます。
有名なエビングハウスの忘却曲線によると、人は1日後には記憶した物事の内74%も忘れてしまうといわれています。

書き残す癖を付けることでToDoを忘れる頻度が下がり、職場でも仕事が円滑に進むでしょう。

参考:エビングハウスの忘却曲線とは? 本来の意味やビジネスへの賢い活用法を解説 | THE OWNER

優先順位が明確になる

時間管理のマトリックスを元に優先順位を決めて作業に取り掛かることで、ToDoを迅速に処理できます。

優先順位が明確でないとマルチタスクになってしまい、生産性が大幅に落ちる傾向にあります。
マルチタスクは生産性を40%も低下させるといわれており、仕事の遂行時は極力避けましょう。

シングルタスクで効率よく仕事を進めるためにも、優先順位の明確化は重要です。

ToDoの可視化が進む

ToDoの可視化が進めば取り組むべきことがわかり、効率的に業務が進みます。

例えば個人で仕事をしていて複数の作業が重複している場合、情報の整理に時間を費やすあまり混乱して仕事が非効率になる可能性があります。

作成しておけば、口頭でお願いされた内容やメール、ビジネスチャットツールのような媒体に情報が分散していても何から着手すればよいかすぐにわかるでしょう。

スケジュールを立てられる

ToDoリストの作成によりタスク化され、どれくらいの時間がかかるかが可視化されます。

よってスケジュール感が把握でき、仕事の優先順位も決めやすくなります。

小規模案件の場合は、それぞれがスケジュール感を把握できれば問題ないでしょう。

ある程度大きな案件になるとスケジュール表などを作成する必要がありますが、その際にも予定を立てる手助けになります。

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ToDoリスト運用の4つのポイント

以下では、運用する上でのポイントを4つ紹介します。

1.ToDoはできるだけ具体的に決める

記載内容はできるだけ具体的に決めましょう。

具体的に決めることで何をすべきかがリストを見るだけで判明するので、仕事の消化スピードが上がります。

見てもよくわからない記載がされていると、また同じ確認をする必要があり、二度手間です。

具体的に細分化されているとこまめに消していけるため、達成感が得やすいといった面でも仕事がはかどるきっかけとなります。

2.定期的にToDoリストは見直しする

定期的にリストは見直しましょう。

時間が経つと優先度が変わってしまったり、保留になったりする作業が発生するケースがほとんどです。

放置してしまうと、対応する必要のないToDoが増えてしまい非常にリストが見にくくなります。

週1くらいで見直せると、常に有用なリストとして保てるのではないでしょうか。

3.ToDoリストは前もって作成しておく

前もって作成しておくことで、目標から逆算した期日やスケジュールを立てることが可能です。

当日に作成するような状況の場合、仕事に余裕のないケースがほとんどなので、余裕を持ったスケジューリングもできなくなります。

ToDoはできるだけ前もって作成しておき、確認するだけで何をすべきかがわかる状態にしておくのがベストです。

4.ToDoリストは統一する

ToDoリストは統一しましょう。

複数の方法で作成すると、管理が煩雑になり形骸化の原因になります。

例えば、あるグループはGoogle スプレッドシートで管理しているのに他のグループが手書きのToDoで管理していては、重複や漏れが起きやすくなります。

1カ所で管理したほうが、無用なトラブルを避けられるでしょう。

ToDoリストの活用におすすめのツール4選

ここでは、ToDoリストの活用におすすめのツールを4つ紹介します。

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Lychee Redmineは、ToDoリストをシンプルに見える化したカンバンを含め、ToDoの管理に必要な機能がすべて備わっています。

ガントチャートもあるため、ToDoをスケジュールに落とし込むことも可能です。

操作も直感的に使用でき、IT初心者の方でも十分に使いこなせます。

Lychee Redmineの月額料金は以下のとおりです。

 

フリープラン

スタンダード

プレミアム

ビジネス

1ユーザー/月額

0円

800円

1,200円

1,800円

使用可能な機能

基本機能

タスク管理

カンバン

フリープランの機能

ガントチャート

ダッシュボード

スタンダードの機能

工数リソース管理

EVM

プレミアムの機能

プロジェクトレポート

チケット関連図

チケット数

5,000件

無制限

無制限

無制限

容量

2GB

200GB

1TB

1TB

Todoist

引用元:todoist

Todoistは、Todoの機能に特化したシンプルで視覚的にわかりやすいツールです。

2007年に提供が始まり、今では3,000 万人以上の人々が利用しています。

アカウントを作成すれば無料で使用可能です。

個人や少人数であれば無料のプランでも十分有用ですが、有用プランのほうがリマインダーの機能が使用できるようになったり共有人数が増えたりします。

無料プランでも比較的機能の幅は広いので、タスク管理の初心者や手軽なツールを探している人におすすめです。

Google ToDo リスト

引用元:Goolge ToDoリスト

Google ToDo リストは、ブラウザで手軽にToDoを管理できるツールです。

Googleカレンダーのアプリと連携させれば、ToDoの期限直前に音声でリマインドさせることができます。
Gmailと連携すれば、メールの内容をそのままToDo化できるので、ToDoを洗い出す手間が少なくなります。

他のGoogleアプリとの連携が手軽で、普段からGoogleアプリを使用している方におすすめです。

ToDoリストを活用してタスクの漏れを防ごう!

今回の記事の内容を以下にまとめました。

  • ToDoは、「いつかすべきこと、しなければならないこと」を意味する
  • ToDo作成することでタスクの抜け漏れ防止や優先順位が確定するなどのメリットがある
  • ToDoは可能な限り具体的に決めるべき
  • ToDoを使いこなすにはツール選びが重要

ToDoを普段から書き留める癖をつけることで、タスク管理やスケジュールの作成がスムーズに進みます。

ToDoの管理には優秀なツールの手助けが欠かせません。

Lychee Redmineには、ToDoリストをシンプルに見える化したカンバンを含め、仕事を円滑に進めるための機能が充実しています。

今ならスタンダードプランが30日間無料で使用できるので、まずは気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

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