仕事効率化・生産性アップ 
近年、プロジェクトの進捗管理に適したツールは、様々な種類のものが提供されています。一方で、種類が多すぎるあまり、どのようなツールを選べば良いか、お悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、プロジェクトの進捗管理に適したツールの特徴や種類、選ぶ際のポイントについて解説します。
プロジェクトの進捗管理に適したツールとは
プロジェクトの進捗管理に適したツールとして、プロジェクト管理ツールと呼ばれるものがあります。プロジェクト管理ツールには、タスクやスケジュールなどプロジェクト進行に不可欠な管理をサポートする機能が多く搭載されています。
プロジェクト管理ツールに備わっている主な機能は以下の通りです。
| 機能 | 概要 |
| 進行管理（ガントチャート） | 作業進捗をチームで共有する機能。プロジェクト全体の進捗状況が直感的に把握できる。 |
| タスク管理 | タスクの進捗状況を管理する機能。各タスクの担当者や作業状況、期日などが一目で把握できる。 |
| ファイル共有 | 写真・資料などの必要な情報を任意のメンバーと共有する機能 |
| カレンダー・チャット | カレンダーやチャットなどでチーム内コミュニケーションをスムーズにする機能。ツールによってはメッセージにタスクを紐づけることも可能。 |
| 分析 | コストやスケジュール、リソースなど様々な視点からプロジェクトを分析する機能 |
プロジェクトツールを使用しなくてもプロジェクト管理は不可能ではありません。しかし、データが集約・連携させる手間が発生したり、進捗情報の変更管理が大変などのデメリットが生じます。
一方で、ツールを利用すれば管理にかかわる情報を一元化できるため、データの集約や変更の手間を大きく削減できます。
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プロジェクトの進捗管理ツール導入により得られる効果
プロジェクト管理ツールの導入による具体的な効果は以下の通りです。
- プロジェクトの可視化により進捗管理が簡単になる
- スムーズに情報共有できる
- プロジェクト進行に必要な情報を一元管理できる
- 直観的なスケジュール管理ができる
- 適切なリソース配分がしやすくなる
プロジェクトの規模が大きくなり、タスクやメンバーが増えるにつれて管理は複雑化します。プロジェクト管理ツールを活用すれば、複雑なプロジェクトであっても適切な進行管理が可能です。
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プロジェクトの進捗管理ツールの種類
プロジェクトの進捗管理ツールには、大きく分けて以下の2種類があります。
- タスク管理に強いタイプ
- 総合的な管理ができるタイプ
タスク管理に強いタイプ
タスク管理やガントチャートなど、タスクや工数、スケジュールにかかわる機能が充実しているタイプです。機能がタスク管理に特化しているだけに比較的扱いやすい点も特徴で、ツール操作に不安がある方でも比較的容易に扱えます。
また、このタイプのツールは導入や運用にかかるコストも比較的低いため、タスク・スケジュール管理に課題を感じている企業やコストを抑えたい企業におすすめです。
総合的な管理ができるタイプ
タスクやスケジュールだけでなく、コストやリソースなど多岐に渡る管理機能のほか、分析機能などプロジェクト管理に求められる機能が多く搭載されているタイプです。
このタイプは、様々な視点で高度が管理が可能なため、予算管理や原価管理などを分析して収支改善に取り組みたい方や、大人数がかかわるプロジェクトを管理する方などに向いています。
一方で、多機能なだけに操作が複雑なツールもあるので注意が必要です。
プロジェクトの進捗管理ツールを選定する4つのポイント
プロジェクト管理ツールを導入する際の選定ポイントは、以下の4つです。
- 自社の目的に沿った機能があるか
- メンバー全員が使える操作性か
- 利用料金は適切か
- サポート体制は整っているか
自社の目的に沿った機能があるか
プロジェクト管理ツールには多くの種類があり、ツールによって実現できることや得意なことが異なります。そのため、ツールを選ぶ際はツールごとの特徴をしっかりと確認して、自社の目的に沿ったものを選ぶことが重要です。
一方で、自社が抱える課題を明確にすることも重要です。タスク管理をより効率化したい、メンバーのリソースが空いているので効率的に活用したいなど、組織の課題を具体的に抽出した上でツールを選びましょう。
また、課題を抽出する際は、管理者だけで考えるのではなく、現場のメンバーにも確認しましょう。そうすることで、有効性の高いツールの導入につながります。
メンバー全員が使える操作性か
どれほど高機能で自社の課題解決につながるツールを導入したとしても、プロジェクトメンバーが扱えなければ意味がありません。そのため、プロジェクト管理ツールを導入する際は、メンバー全員が扱えるものを選びましょう。
プロジェクト管理ツールによっては、一定期間トライアルが可能であったり、少人数であれば無料で利用できるものもあります。まずはトライアルで試してみる、小規模で運用してみるなど、操作感を確かめた上で正式導入するのもおすすめです。
利用料金は適切か
プロジェクト管理ツールの料金体系は、主に従量課金型と月額固定型に分かれています。プロジェクトの規模や関わる人数が同じでも、料金体系の違いによって最終的な支払いは変わるので、正確に把握することが重要です。
また、ツールごとに初期費用もツールによって異なります。必要な初期費用やランニングコストと得られる効果を比較して、継続的に利用できるツールを選びましょう。
サポート体制は整っているか
サポート体制が整っているかも重要な選定ポイントです。多くのツールには不具合発生時や緊急時のサポート体制が整えられていますが、その内容や対応の手厚さはツールによって異なります。緊急時にも慌てないように確認しておきましょう。
主に、確認すべき内容は以下の通りです。
- 対応言語
- 対応可能日時
- 連絡方法（電話・メール・チャットなど）
- サポート範囲（質問対応だけなのか・導入や運用支援もあるのか、など）
特に、海外製のツールは言語の問題などもあるので、自社に導入して問題がないかを検討しましょう。
プロジェクトの進捗管理におすすめのツール4選
プロジェクトの進捗管理におすすめのツールを、以下で4つ紹介します。
- Lychee Redmine
- Backlog
- Trello
- Jooto
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、導入社数7,000社以上の実績を持つプロジェクト管理ツールです。ガントチャートをはじめ、カンバンなどの進捗管理に役立つ機能が多く備わっている点が特徴です。
その中でもガントチャートを活用すれば、タスク同士の依存関係やマイルストーンを見ながら進捗を確認できます。イナズマ線やクリティカルパスなどを使って遅延を特定でき、すぐにキャッチアップが可能です。
進捗管理に役立つポイントは、以下の機能も挙げられます。
- クラウドで利用でき、導入するだけで進捗管理が容易になる
- プロジェクト管理に必要な機能が備わっているため、全員が情報を確認できる環境をすぐに作れる
- すべてのメンバーがリアルタイムの進捗を確認できる
- 機能間でデータ連携がされており、ある機能での変更が他の機能にも反映される
現在、すべての有料プランで30日間の無料トライアルも実施しており、利用するためにクレジットカードの登録も不要ですので気軽に始めることができます。プロジェクト管理ツールの導入を検討中の方は、この機会にぜひ一度試してみてください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
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Backlog
引用：Backlog
Backlogは、システム開発や広告業界を中心に幅広く利用されているプロジェクト管理ツールです。多機能ながら直感的に使えるデザインとなっており、1つのプラットフォームからプロジェクトメンバー全体の作業状況を把握可能です。
開発、デザイン、マーケティングなど必要な業務に分けてプロジェクトを作成できるので、課題作成と作業の整理が簡単にできます。ユーザーの権限管理も振り分けられるため、規模の大きいプロジェクトであっても問題なく利用できます。また、スマートフォンやタブレットで利用できる専用アプリケーションも用意されており、外出先でも手軽に進捗状況のチェックが可能です。
全プラン30日間無料トライアル期間があるので、1か月間で使いやすさを試してみたい方におすすめです。
Trello
引用：Trello
Trelloは、プロジェクト管理における生産性向上を目的としたツールです。誰が扱っても管理できるように、ボードやリスト、カードの3種類から管理方法を選択できます。加えて、作業に必要な内容を1つにまとめられるため、直感的な管理も可能です。
管理するタスクには、会話や添付ファイルや納期などを設定できます。また、自動化機能「Butler」を設定すれば基本的なルーティン作業を削減できる点や、多くの外部ツールとも連携できる点も魅力です。
無料版は人数制限なしでほとんどの機能を使えるので、すぐにプロジェクトで利用してみたい方におすすめです。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは、シンプルなデザインと充実したサポート体制があるプロジェクト管理ツールです。ドラッグ&ドロップのみで直感的かつシンプルに操作でき、付せんのような感覚で管理ができる点も大きな特徴です。複数のプロジェクトも1つのダッシュボードで一括管理できるので、プロジェクトを同時進行する方に向いています。
また、ツールの導入から定着化までを、プロジェクトの成功を専門のアドバイザーがサポートしてくれるので、初めて導入する企業でも安心して利用できます。
4名まで使える無料プランがあるので、少人数で利用したい方やまずは小規模から試してみたい企業におすすめのツールです。
自社の課題にあわせてプロジェクト進捗管理ツールを導入しよう
プロジェクトの進捗を適切に管理するためには、常に最新の進捗状況を正確に把握しておく必要があります。そのため、タスクや関係者が多いプロジェクトをサポートする場合は、多くの機能をもつプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。
Lychee Redmineは、どのような規模のプロジェクトであっても対応できる機能を備えているだけではなく、操作性がシンプルで適切なサポートを受けることも可能です。
現在はすべての有料プランで、30日間のトライアルを実施できクレジットカードの登録も不要です。気になった方はぜひご利用ください。
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